Timeplan hjälpcenter

Vad behöver du hjälp med?

Schemaplaneraren

Följ

Schemaplaneraren är en översikts-vy där schemaläggare kan arbeta parallellt med flera grundscheman samtidigt för att se till att verksamhetens behov alltid blir täckta.

Klicka på Planering och välj sen Schemaplanering i vänstermenyn.

Verktyget öppnar sig över större delen av skärmen och vill man ha mer plats att arbeta på kan man trycka på den lilla vita pilen strax till höger om Timeplan-loggan. Då minimeras vänstermenyn. Du kan få fram den igen genom att trycka på den vita pilen igen.

Schemaplaneraren arbetar med en direktsparingsmetodik, d v s alla saker du gör sparas i realtid så du behöver aldrig trycka på någon spara-knapp.

 

Ny Grundschemaperiod

För att börja arbeta med en ny schemaperiod väljer du först ett namn; tex. Sommar 2017 samt vilka kostnadsställen du vill schemalägga för.

Du kommer bara att kunna välja kostnadsställen som du har behörighet till så om det fattas något kostnadsställe kontaktar du din verksamhets SuperUser för att få tillgång.

När du har valt namn och lagt till kostnadsställen trycker du på Skapa.

När man har skapat en schemaperiod ser man en ny vy där namnet på perioden, datum och ett antal knappar genom vilka man kan manövrera sig framåt och bakåt i kalendern syns. I schemaplaneraren finns ett längre sista-datum då den kan generera datum upp till 1,5 år framåt vilket ger dig som schemaläggare bättre översikt. Du kan även bläddra bakåt i tiden för att se gångna datum.

Den lilla husknappen tar dig tillbaka till dagens datum.   

När du vill börja lägga upp grundscheman trycker du på +Schema. Där får du ett val om du vill lägga upp ett helt nytt schema eller lägga till ett befintligt. Om du väljer att använda ett befintligt kommer Timeplan att hämta upp dina tidigare grundscheman och du kan välja att vidareutveckla dom i schemaplaneraren.

 

Skapa ett Grundschema

schema_2.png

Du kan lägga till en beskrivning/namn på ditt schema, under det kan du välja grundschemats längd, dvs hur många veckor det rullar över (1-16 veckor), du kan välja att lägga till en person på schemat med en gång eller göra ett obemannat schema och du kan välja startvecka- och datum för schemat.

Klickar du på dom tre prickarna kan du välja att koppla på en person till på schemat, antingen en specifik anställd eller ett obemannat schema. Det här alternativet är bra om man har två anställda som ska jobba på samma schema, men som ska gå omlott, då förändringar man gör på det ena schemat slår igenom på det andra automatiskt.

schematest.png

På bilden ovan kan man se att ett rullande schema på två veckor som heter ”Frukost, Ansvariga” håller på att skapas.

Det är två personer tillkopplade som i det här exemplet heter AER och FRB och båda börjar arbeta på schemat den 7/5 2017 men har olika startveckor, eftersom dom ska arbeta omlott. Det blir extra tydligt då veckorna har olika nummer (se exempel tisdag 9/5).

När du vill börja lägga ut pass gör du det genom att hålla musen över en veckodag och klicka. Du får då upp en rullgardinsmeny med alla arbetspass som finns tillgängliga på dom tillagda kostnadsställena och personerna.

Schemaplaneraren fungerar med en så kallad ”Drag and Drop”-metodik vilket gör att du enkelt kan placera ut och flytta runt pass mellan dagar och scheman. Allt du gör sparas i realtid så var försiktig med att göra för stora förändringar då systemet sparar allt, även eventuella misstag. I den här tidiga versionen finns ingen ”ångra”-knapp.

Om du vill att Timplan kontrollerar ABT-lagarna medans du lägger ditt schema får du klicka på Vy och sen bocka i Kontrollera Arbetstidslagen.

abt.png

 

Flera Grundscheman i Samma Vy

När man är nöjd med ett eller flera av sina scheman kan man enkelt fortsätta sin planering genom att trycka på +Schema för att lägga till fler schemarader. Dessa lägger sig automatisk under dom andra och man kan namnge schemat, ange veckor och koppla till medarbetare etc.

Dessa får då ett helt fristående schema och förändringarna man gör på den schemaraden rör bara det schemat. Du kan alltid koppla på fler medarbetare på samma schema med samma eller olika startveckor genom att trycka på Lägg Till Person.

fler_scheman.png

 

Publicering

När schemat är klart klickar man på Publicering. Då kommer en lista på diverse problem eller fel man måste åtgärda innan schemat är helt klart.

publicering.png

  • Det som benämns som Fel måste åtgärdas innan schemat kan publiceras.
  • Det som benämns som Varning ges som en indikation på att något eventuellt behöver åtgärdas. Men schemat går att publicera även om man väljer att inte åtgärda varningarna

När listan gåtts igenom klickar man på Uppdatera. Har man åtgärdat samtliga punkter är listan nu tom och schemat är klart för publicering. Då trycker man på Publicera för att rulla ut schemat till medarbetarna. 

 

FAQ

  • Varför kan jag inte lägga till den medarbetaren jag hade tänkt till ett schema jag har gjort?
    • Den vanligaste anledningen är att just den medarbetaren inte är kopplad till det kostnadsstället/kostnadsställen man har schemalagt för och därför kan man inte välja den personen. Har du gjort ett schema med pass från fler kostnadsställen måste den anställde vara kopplad till alla kostnadsställen involverade.

Man kan koppla en anställd till flera kostnadsställen men gör inte det utan att diskutera det med dina andra avdelningschefer då kostnaden för personalen avgörs av vilket kostnadsställe den anställde arbetar för. Vill du lägga till ett till kostnadsställe på en anställd gör du det under Personal – [anställdes namn] – Anställningsavtal och Lägg till/Ta bort Kostnadsställe.

 

  • Varför ser jag inte alla kostnadsställen?
    • Vilka kostnadsställen man ser beror på vilka rättigheter du som användare har. Vill du ändra dessa rättigheter får du kontakta ditt företags SuperUser.

 

  • Kan jag ångra förändringar i schemaplaneraren om det blir fel?
    • I den här versionen av Schemaplaneraren finns ingen Ångra-knapp men det är något vi planerar att utveckla och lägga till i senare versioner.

 

  • Jag kan inte publicera schemat, vad gör jag för fel?
    • Tryck på Publicera-knappen för att få upp en lista över aktuella Fel som måste åtgärdas innan systemet kan publicera schemat. Åtgärda det systemet ber om och tryck sedan på Uppdatera för att se att säkerställa att alla Fel är lösta. Tryck sedan på Publicera igen.

 

  • Vad är en SuperUser?
    • En SuperUser är en eller flera användare som har fullständiga rättigheter till Timeplan. Det är företagets SuperUser som ska fungera som en första kontakt om du stöter på problem med Timeplan då denna har fått en utbildning och kan lösa dom flesta problem på plats. Om en SuperUser inte kan lösa problemet är denne välkommen att kontakta Timeplan Support!

 

  • Jag saknar vissa funktioner i Schemaplaneraren som fanns i det gamla Grundschemaverktyget!
    • Schemaplaneraren är fortfarande under utveckling men hör gärna av dig med vad du skulle vilja se i framtiden. Din feedback är viktig för oss då vi vill utveckla en produkt som är användbar för våra kunder!
Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer