Timeplan hjälpcenter

Vad behöver du hjälp med?

Månadsöversikten

Följ

Månadsöversikten är det verktyg som är bäst att arbeta i om det är tillfälliga förändringar. Man hittar månadsöversikten under Planering – Månadsöversikten.

Månadsöversikten öppnar sig i ett nytt fönster men innan man kan ladda den måste man välja vilket datum man vill ha som startdatum, hur många veckor som ska visas samt vilka kostnadsställen man vill se.

Under Inställningar kan man göra mer utförliga justeringar och anpassa månadsöversikten så att den visar det man är intresserad av att se.

Man kan välja att visa dagar, datum, veckonummer, osv.

En bra funktion för att få kontroll över timmar och arbetad tid är att välja tre konton man vill visa till vänster i månadsöversikten. Det gör man under Informationskolumn längst ner på sidan.

Om man har extrapersonal eller personal som är frånvarande eller om man har en preferens för vilken ordning man vill se sin personal kan man klicka på Egen Sortering. Då får man upp en vy där man kan dra namnen på personalen till en specifik ordning som sen reflekteras i månadsöversikten. När man är nöjd klickar man på OK och sen OK igen för att komma tillbaka till vyn ovan. Här är det viktigt att man väljer Sortering och sen Egen Sortering för att den ska slå igenom på månadsöversikten. När man är nöjd med sina inställningar klickar man på Visa.

Månadsöversikten visar mycket information:

  1. Den anställdes för- och efternamn. Raden som går vågrätt ut från namnet är informationen som rör den anställde.
  2. Passet som den anställde ska arbeta måndag 12 jni, vecka 24. Översta raden i rutan är passets förkortning som bestämdes när det gjordes. För mer information om hur man skapar arbetspass se tidigare sektioner. Den nedre raden visar arbetspassets tider.
  3. -symbolen visar att personen har ett grundschema påkopplat och att det rullar under perioden. För att få mer information om hur man skapar ett grundschema se tidigare sektioner.
  4. Den gröna rutan visar att alla arbetstidslagar och dygnsvilan uppfylls. Timeplan kommer aldrig hindra dig från att frångå lagarna men Timeplan rekommenderar att följa dom i största möjliga utsträckning.
  5. Tillvalen som man kan göra under inställningar och dom tre konto-tillvalen man kan göra syns här. Vilket konto som siffrorna avser kan man se om man låter muspekaren vila över siffrorna.
  6. I raden till höger kan man se den totala arbetstiden under den valda perioden, i det här fallet två veckor. Hade skärmen visat en månad hade summan avsett en månads arbetstid.
  7. Dom röda siffrorna till höger, under den totala arbetstiden, är frånvarotiden under den valda perioden.
  8. Här ser man en Frånvarokod i nedre rutan samt passet som medarbetaren är frånvarande på i övre rutan.

Om man vill granska en dag eller ett pass i detalj kan man dubbelklicka på passet eller dagen så slussas man vidare till Stämplingar och Saldon där mer specifika justeringar kan göras. Dessa justeringar kommer att slå igenom i Månadsöversikten på en gång.

 

Flytta Pass i Månadsöversikten

Månadsöversikten gör det enkelt att flytta pass mellan anställda. Om en medarbetare vill byta bort ett pass, eller om du av någon annan anledning behöver flytta ett pass från en anställd till en annan, markerar du passet som ska flyttas. Alla anställda som kan arbeta på passet lyser upp och du kan klicka på den medarbetaren som ska arbeta istället så flyttar det sig till den raden och passet är bytt.

En -symbol visas på medarbetaren som passet flyttades från eftersom att Grundschemat nu har frångåtts och den personen nu ligger efter med sin veckoarbetstid.

Lägga till pass i månadsöversikten

Vill man lägga till extrapass kan man enkelt göra det direkt i Månadsöversikten.

Först får du bestämma vem det är som ska arbeta passet. Klicka sedan på dagen på den anställdes rad som ska arbeta så får du upp en ruta med alla tillgängliga pass för den personen. Vilka pass som visas avgörs av vilka kostnadsställen en anställd tillhör och dennes kompetensgrad. Klicka sedan på det pass du vill lägga in och tryck sedan på OK.

Passet kommer komma upp på den valda dagen.

 

Lägga till obemannade arbetspass i månadsöversikten

Man kan lägga in obemannade arbetspass i månadsöversikten. Under speciellt personalintensiva perioder kan man behöva ta in extrapersonal men man vet inte vem som kan jobba, bara att det finns pass som behöver bemannas.

I Månadsöversikten, klicka på [+]-symbolen på den dagen där du vill lägga till obemannade pass. Då får man upp en box där man kan välja vilken typ och kvantitet av pass man vill lägga till. När du är nöjd med antal och typ av pass trycker du på OK.

Passen kommer då att trilla ner och lägga sig på raden för Obemannade Pass. Man kan se vilken typ av pass det är på beskrivningen och antal pass av samma typ på siffran inom parenteserna. I exemplet ovan är det två stycken 6-12-pass, tre stycken 8-17-pass och ett 9-10-pass. När du vill lägga ut passen på anställda klickar du på det passet du vill lägga ut. Alla som kan arbeta det passet lyser upp och du klickar på den personen du vill ge passet till.

Man kan även skicka ut passförfrågningar till sin personal via Timeplans webbapp. För instruktioner om hur man gör hänvisar vi er till manualen som heter Webbapp, Användarmanual för Administratörer samt Webbapp, Användarmanual för Användare.

Om du behöver ta bort ett obemannat pass trycker du på det och väljer Ta Bort i menyn som visas.

Ta bort pass i månadsöversikten

Om det har blivit fel när du har lagt upp pass i månadsöversikten kan du ta bort dem genom att trycka på passet som är fel. Det markeras då i en ljusare färg och du kan trycka DELETE på ditt tangentbord för att ta bort passet. Om det är ett Grundschemapass du tar bort kommer -symbolen att visas och du kan behöva kompensera den anställde med ett annat pass för att tillgodose dennes anställningsgrad.

Lägga in en frånvarokod i månadsöversikten

Om en anställd behöver vara frånvarande från ett eller flera pass kan du lägga in det direkt i Månadsöversikten.

Dubbelklicka i den nedre rutan (markerat i rött på bilden ovanför) på en dag för att snabbt få upp frånvarohanteraren. Du kan sen välja vilken typ av frånvaro det gäller från rullgardinsmenyn samt lägga in vilken period det gäller. Den är inställd på att bara gälla en dag men om en anställd kommer vara borta på semester kan du smidigt lägga in det här. Tryck sedan på OK så kommer frånvarokoden att rullas ut under de valda datumen. Det är viktigt att inte ta bort arbetspassen för den anställde under frånvarotiden eftersom Timeplan måste ha ett pass inlagt att vara frånvarande från för att kunna räkna rätt. Om en anställd ska vara borta över dagar där denne inte har arbetspass låter man ändå frånvarokoden ligga kvar. Timeplan drar inte semesterdagar eller timmar från dagar där den anställde inte behöver vara ledig från något pass.

 

 

 

Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer