Varje dag/vecka bör en attesteringsansvarig gå igenom åtgärdslistan i Timeplan för att minimera arbetsbördan innan löneperioden ska kontrolleras och stängas samt hålla maximal koll på extrautgifter.
Alla kan inte attestera tider i Timeplan, utan det är vanligtvis bara Avdelningschefer och högre som har de den behörigheten.
Alla stämpelavvikelser som ligger utanför er tillåtna gräns kommer automatiskt till åtgärdslistan där de måste hanteras.
Uppe i vänster menyn kan du se hur många åtgärder som behöver hanteras, i exemplet ovan har personen sex åtgärder att ta itu med.
Nästa steg är att välja vilka arbetsuppgifter du ska attestera tider för. Du kan välja ett eller flera. Du kan välja en datumperiod samt om du vill se fel att åtgärda eller om du vill ha en historik på godkända och underkända attesteringar. När du är nöjd med dina val trycker du på Visa.
Du kommer då få upp en lista där alla åtgärder är listade per anställd, i bokstavsordning.
Det finns en rad olika fel som hamnar i åtgärdslistan och nedan följer ett par exempel. Om åtgärden ska godkännas eller underkännas avgör avdelningschefen och alla avvikelser ska rapporteras från den anställde.
I exemplet ovan kan man se att den anställde har stämplat in utan att det fanns ett arbetspass utlagt på den tiden. Man kan se stämplingarna till vänster och en uppräkning av vilka konton som har debiterats i mitten.
Ett annat vanligt exempel är att en anställd har jobbat över sitt schemalagda pass. I exemplet nedan kan man se att passet var 07:00-16:00 och den anställde har stämplat in 07:00 vilket stämmer men sen stämplar personen ut 16:45 med avvikelsekoden Beordrad övertid. Nu är det upp till den attesteringsansvarige att bestämma om dessa extra 45 minuterna var rättfärdigade eller inte och om den anställde ska få betalt och i så fall hur denne ska få betalt för detta.
Till höger finns en rullgardinsmeny med valen:
Tim/Extra-anställda (arbetar bara med pengar)
- Ej Hanterad – Inget beslut är fattat och den här tiden kommer inte beräknas för lön om inget görs innan dess.
- Godkänd – Den ansvarige godkänner stämplingarna och tiden räknas med till den anställde.
- Underkänd – Den ansvarige godkänner inte stämplingen och tiden kommer inte räknas med vid lön.
Månadsanställda (arbetar med både tid och pengar)
- Ej Hanterad – Inget beslut är fattat och den här tiden kommer inte beräknas för lön om inget görs innan dess.
- Godkänd Tid – Godkänna tiden, betala ut den extra arbetade tiden i tid.
- Godkänd Pengar – Godkänna tiden, betala ut den extra arbetade tiden i pengar.
- Underkänd - Den ansvarige godkänner inte stämplingen och tiden kommer inte räknas med vid lön.
Det är inte rekommenderat att helt enkelt underkänna en stämpling, utan det är bra att klicka på Visa Dag samt läsa sina meddelanden (under meddelande-fliken) och försöka uträkna vad det är som har hänt för att kunna godkänna annars riskerar man att den anställde blir utan lön för sina extra timmar på dagar denne faktiskt har arbetat extra.
OBS. Vilka val som kommer upp i åtgärdslistan beror på hur just er Timeplan är konfigurerad och varierar från kund till kund.