På sidan Befattningar hanterar du de roller som medarbetarna kan ha, till exempel receptionist eller kock. Befattningen väljs sedan på medarbetarens anställningsavtal, så att det framgår vilken roll anställningen gäller.
Bild 1. På detaljsidan anger du befattningens namn, nummer, typ, genomsnittliga timkostnad och om befattningen ska räknas som avdelningschef.
Befattningen beskriver medarbetarens roll, inte var arbetet utförs. Därför skapar du den fristående från organisationens avdelningar och arbetsuppgifter. Samma befattning behöver inte skapas på nytt för varje arbetsuppgift.
Vilka befattningar du kan välja på medarbetarens Anställningsavtal bestäms av det valda kollektivavtalet. Om en ny befattning saknas bland valen behöver du därför kontrollera avtalets urval, inte skapa samma befattning en gång till.
- Namn hjälper dig att känna igen befattningen när den ska väljas på ett anställningsavtal. Använd ett namn som inte redan finns bland de aktiva befattningarna. Håll namnet inom 50 tecken; en längre förklaring hör hemma under Beskrivning.
- Beskrivning är frivillig och ger plats för en längre förklaring av rollen, så att andra administratörer förstår när befattningen ska användas. Beskrivningen visas också i översikten och får innehålla högst 8 000 tecken.
- Befattningsnummer får ett förslag när du skapar en befattning: Timeplan tar det högsta befintliga numret och lägger till ett. Det innebär att ett ledigt nummer längre ned i nummerserien inte fylls i automatiskt. Numret behöver vara ifyllt. Om du ändrar förslaget anger du ett heltal.
Externt id används för att känna igen samma befattning i ett anslutet system. Om ni använder en sådan koppling behöver värdet stämma med det som integrationen förväntar sig. Kontrollera därför med den som ansvarar för integrationen innan du ändrar ett befintligt värde.
Du kan lämna fältet tomt. Om du fyller i det får samma id däremot inte användas av en annan aktiv befattning, även om ni inte har anslutit någon integration. Använd högst 50 tecken.
Typ används i anställningsbevis som visar en markering för yrkesgrupp. Välj det alternativ som ska anges i dokumentet:
- Kvalificerat yrkesarbete markerar Grupp 1, kvalificerat yrkesarbete. Det är också det förvalda alternativet för en ny befattning.
- Yrkesarbete markerar Grupp 2, yrkesarbete.
Valet ändrar inte löneberäkning, planering, attestering eller löneexport. Timeplan avgör inte heller automatiskt vilken grupp medarbetaren ska tillhöra. Den bedömningen behöver ni göra innan ni väljer typ.
Tänk på att ett anställningsbevis använder befattningens aktuella typ när dokumentet skapas. Om du ändrar typen kan därför även ett nytt dokument för en redan befintlig anställning få den nya gruppmarkeringen. Själva anställningsavtalet skrivs inte om av ändringen. Grupp 3, yrkesarbete, ej fyllda 20 år väljs inte genom detta fält.
Genomsnittlig timkostnad behöver vara genomtänkt när befattningen är markerad som Avdelningschef. Timeplan använder då den gemensamma timkostnaden för befattningen i stället för medarbetarens faktiska lön när den prognostiserade timkostnaden beräknas. Syftet är att andra administratörer inte ska kunna räkna fram chefens lön ur prognosen.
Ange kostnaden som ett heltal mellan 0 och 9 999. Om du lämnar fältet tomt sparas värdet som 0. För en sparad avdelningschefsbefattning med värdet 0 visas en varning om att Genomsnittlig timkostnad behöver fyllas i för att Kostnadsprognos ska fungera korrekt. Varningen betyder alltså att kostnadsunderlaget behöver kompletteras, inte att befattningen saknas.
Avdelningschef är mer än en beskrivning av rollen. När du markerar kryssrutan får det två följder för medarbetare som har befattningen:
- I Åtgärdslistan får bara en administratör med attesteringsrollen Attesteringsansvarig attestera medarbetarens händelser. Kontrollera att rätt administratör har den rollen, så att händelserna kan tas om hand.
- Vid beräkning av den prognostiserade timkostnaden används befattningens Genomsnittlig timkostnad enligt förklaringen ovan. Kontrollera därför kostnaden samtidigt som du markerar kryssrutan.
När en befattning inte längre behövs är det viktigt att först kontrollera var den används. Under Ta bort kan du läsa vad som hindrar borttagningen och vad som händer när den genomförs.
En oanvänd befattning tas bort permanent. Kontrollera att ni inte behöver den innan du väljer Ta bort.
Om Timeplan stoppar borttagningen behöver du undersöka var befattningen fortfarande används:
- En koppling i Mall för självregistrering hindrar borttagning även om ingen medarbetare ännu har fått befattningen genom mallen.
- Ett Anställningsavtal med befattningen hindrar också borttagning. Kontrollen omfattar alla anställningsavtal, inte bara dem som gäller i dag. Ändra därför inte äldre avtal enbart för att kunna städa listan; de beskriver medarbetarens tidigare anställning.
När befattningen inte används i någon av dessa delar tas den bort permanent. Det är alltså inte samma sak som att tillfälligt dölja den bland valbara befattningar.
Se över befintliga anställningsavtal innan ni tar bort en befattning från kollektivavtalets tillåtna urval. När ett sådant avtal senare öppnas kan det få ett annat eller tomt befattningsval. Kontrollera därför Befattning innan du väljer Spara, även om du bara tänkte ändra något annat. Avbryt om valet inte är det avsedda.
Ändringen i kollektivavtalets urval skriver inte om redan sparade anställningsavtal direkt. Risken uppstår när ett avtal med en numera otillåten befattning öppnas igen:
- Om exakt en annan befattning är tillåten väljer Timeplan den automatiskt. Nästa sparning ersätter den gamla befattningen med den nya, oavsett om ni har gjort befattning obligatorisk eller frivillig.
- Om flera andra befattningar är tillåtna visas i stället ett tomt val. Är befattning obligatorisk går det inte att spara förrän en tillåten befattning har valts.
- Om flera andra befattningar är tillåtna och befattning är frivillig kan avtalet sparas med det tomma valet. Då rensas den tidigare befattningen från avtalet.
Ta därför inte bort ett tillåtet alternativ utan att först bestämma hur de anställningsavtal som redan använder det ska hanteras. Om avsikten är att behålla en historisk befattning ska du inte spara avtalet med ett oavsiktligt nytt eller tomt val.
Vilka befattningar ett kollektivavtal tillåter hanteras under Avtal → Avtalsinställningar, i listan Befattning. På sidan Avtalsinställningar behöver administratören ha skrivrättighet för att ändra urvalet.
- Om alla befattningar är valda omfattar avtalet även aktiva befattningar som skapas senare. Du behöver då inte lägga till varje ny befattning separat.
- Om bara ett urval är valt måste en ny befattning markeras där innan den blir tillgänglig på anställningsavtal som använder kollektivavtalet.
- Minst en befattning måste vara vald för att avtalsinställningarna ska gå att spara. Att befattningen är tillåten gör däremot inte i sig fältet obligatoriskt på medarbetarens anställningsavtal; det styrs separat av vilka anställningsuppgifter ni kräver.
Att du skapar en befattning innebär inte att medarbetarna får den automatiskt. Kopplingen görs i anställningen:
- På sidan Anställningsavtal väljer du vilken av de tillåtna befattningarna medarbetaren ska ha. Om bara en befattning är tillåten väljer Timeplan den automatiskt. När flera är tillåtna finns även ett tomt alternativ, men du behöver välja en befattning om ni har gjort den uppgiften obligatorisk.
- I Mall för självregistrering används befattningen som en del av underlaget när nya medarbetare registreras. Om ni slutar använda en befattning behöver även mallen ses över, så att den inte fortsätter att användas för nya anställningar.
Meddelandet visas när befattningen är sparad men inte finns på något anställningsavtal. Det är information om hur befattningen används, inte ett fel vid sparningen. En ny befattning kan därför visa meddelandet tills den har kopplats till en medarbetares anställning.
Tänk på att meddelandet inte i sig betyder att befattningen går att ta bort. Den kan fortfarande användas i en mall för självregistrering.
Det finns en felaktig benämning i det svenska meddelandet om ett upptaget namn eller externt id. På den här sidan gäller kontrollen befattningen, även om meddelandet nämner en löneart.
Kontrollera Namn och ett eventuellt Externt id mot de andra aktiva befattningarna. När du har rättat den uppgift som redan används kan du försöka spara igen; du behöver inte ändra någon löneart.