På sidan Utrustningstyper skapar du de kategorier som ni använder när utrustning lämnas ut, till exempel arbetskläder eller nycklar. Själva utlämningen registreras sedan på medarbetaren. På så sätt kan ni använda samma benämningar och förklaringar för alla som får likadan utrustning.
Bild 1. Detaljvyn visar de två uppgifter som beskriver utrustningstypen: det korta namnet i det översta fältet och den längre, frivilliga beskrivningen under det.
En utrustningstyp beskriver vad som lämnas ut, inte vem som har fått det. När typen finns upplagd kan den väljas på sidan Utrustning för en medarbetare. Där registrerar du utlämning och återlämning.
Översikten samlar de aktiva typerna i namnordning. Den visar bara de första 50 tecknen i varje beskrivning. Om texten ser ofullständig ut i listan kan du därför öppna typen och läsa hela beskrivningen; den behöver inte ha försvunnit när du sparade.
Båda fälten har rubriken Beskrivning i den nuvarande sidan, men de används till olika saker:
- Det översta, korta fältet är utrustningstypens namn. Det är den benämningen som visas när du väljer utrustning för en medarbetare. Använd ett namn som inte redan finns bland de aktiva typerna och håll det inom 50 tecken.
- Det undre, större fältet innehåller den frivilliga förklaringen. Här kan du beskriva vad som ingår i utrustningen eller vad administratören behöver känna till vid utlämning och återlämning.
Texten i det undre fältet visas som Förklaring när typen väljs på medarbetarens sida Utrustning. Den gemensamma förklaringen behöver därför fungera för alla utlämningar av samma typ. Uppgifter som gäller ett särskilt exemplar eller en enskild utlämning hör i stället hemma i Kommentar på medarbetarens utrustningspost.
Använd högst 250 tecken i det längre fältet Beskrivning. Den nuvarande sidan sparar bara de första 250 tecknen av en längre text utan att visa ett felmeddelande. Kontrollera därför längden innan du väljer Spara och läs igenom den sparade texten efteråt, så att ingen viktig information har försvunnit.
När ni slutar använda en utrustningstyp behöver den inte ligga kvar bland valen för nya utlämningar. Under Ta bort förklaras skillnaden mellan att ta bort typen och att ändra en medarbetares utrustningshistorik.
När du väljer Ta bort slutar typen att erbjudas för nya registreringar. Tidigare utlämningar finns däremot kvar:
- Typen försvinner från översikten och från listan där du väljer utrustning för en ny utlämning. Det hjälper er att undvika att en utrustningstyp som inte längre används väljs av misstag.
- Sparade utrustningsposter och utskrifter behåller sin koppling till typen. Du kan därför fortfarande förstå vilken utrustning som har lämnats ut eller återlämnats.
Tänk på att borttagningen inte registrerar någon återlämning. När en medarbetare lämnar tillbaka sin utrustning behöver du fortfarande ange återlämningen på den medarbetarens sida Utrustning.
För att använda sidan behöver ni tillvalsmodulen HR-modul, och din administratörsprofil behöver ge dig åtkomst. Profilens rättigheter hanteras på sidan Administratörsprofiler.
Med läsrättighet kan du se typerna, men inte skapa, ändra eller ta bort dem. Om du behöver hantera typerna ska er administratör därför kontrollera både sidåtkomsten och skrivrättigheten.
Kontrollen gäller det översta, korta fältet. Det används som namn trots rubriken Beskrivning. Ange utrustningstypens namn där; det räcker inte att bara fylla i den längre förklaringen.
Om fältet redan är ifyllt, kontrollera att namnet inte överstiger 50 tecken och att en annan aktiv typ inte har samma namn.
Listan visar bara början av beskrivningen, högst 50 tecken. Öppna typen för att läsa hela den sparade texten. Om text saknas även där och den ursprungliga beskrivningen var längre än 250 tecken, har den överskjutande delen kapats vid sparningen. Förkorta då förklaringen så att den viktiga informationen ryms inom gränsen.