Alla som loggar in i Timeplan för att arbeta i systemet kallas "Administratörer". Alla dessa har möjligen inte samma rättigheter i systemet, då en avdelningschef inte behöver ha tillgång till samma information som en löneansvarig.
Varje företag bör ha en Timeplan-ansvarig som fungerar som en första kontakt vid problem och som har fullständiga rättigheter till systemet. Denna person kan i sin tur lägga upp övriga administratörsprofiler och justera rättigheter.
De olika profilerna kan ställas in under Administration – Behörighet - Användarprofiler.
I exemplet ovan kan man se de vanligaste profilerna som finns upplagda i systemet.
Administratör, Avdelningschef, Status och SuperAdministratör.
SuperAdministratör eller SuperUser är den person som har högst behörighet, Administratörer har hög behörighet och är en vanlig profil för nyckelpersoner och bör delas ut sparsamt. Avdelningschefer är profiler begränsade till ett eller flera arbetsuppgifter, funktioner och Status. Profilen används för att få ut kontrollistor och se aktuell status i huset.
Vilka behörigheter de olika profilerna har kan man se om man klickar på respektive profil.
Man kan enkelt justera vad som ska visas genom att bocka i eller ur rutorna för de olika flikarna och deras undermenyer. Man kan även justera så att en profil bara har läsrättigheter för de olika menyerna. Vill man att en profil ska se löneuppgifter har man den rutan ibockad. Behörighetsnivån begränsar vilka profiler den här sortens administratörsprofil ska kunna attestera och/eller ha mer behörighet än. Man kan t.ex. ha två profiler som heter Administratör men om en har SuperAdministratörs-behörighet och den andra har Övrigt-behörigheten kommer den profilen med Super-behörighet att kunna attestera den med Övrigt-behörighet.
När man är nöjd med sina inställningar trycker man på Spara och vill man skapa en helt ny profil trycker man på +Ny.