Ändra anställningsvillkor eller byta avtal

Använd historiken för att kontrollera datum och välj sedan väg efter vad som faktiskt ska hända:

• I historiken ser du avtalens Kollektivavtal, Befattning, Timmar/vecka samt start- och slutdatum. Kontrollera om ett senare avtal redan finns innan du väljer ändringsdag.
• Två avtal för samma medarbetare får inte överlappa varandra. Timeplan erbjuder därför bara datum som passar med de befintliga avtalen och den löneperiod som fortfarande går att ändra.
• Nya villkor från en viss dag: Välj Ny. Om något av medarbetarens avtal saknar slutdatum öppnas en datumdialog som skapar en kopia. Om alla tidigare avtal har slutdatum får du i stället välja om den nya blanketten ska fyllas med uppgifter från det senaste avtalet. Kontrollera i båda fallen att de tidigare villkoren finns kvar för rätt period.
• Rättelse i ett befintligt avtal: Ändra uppgiften i det avtalet. Om ändringen påverkar beräkningar får du välja om den ska gälla från avtalets början eller från en senare dag. Det senare valet skapar också ett nytt avtal.
• Tillfälliga villkor under en avgränsad period: Använd Nytt tillfälligt avtal.... Det är ett eget flöde med både start- och slutdatum, inte samma sak som ett vanligt avtalsbyte.

• Ett byte av kollektivavtal eller veckoarbetstid är mer än en ny text på avtalet. Kollektivavtalet styr bland annat vilka anställningsformer, befattningar och löneposter som går att välja samt vilket heltidsmått Timeplan jämför veckoarbetstiden med. Fel val kan därför ge fel sysselsättningsgrad och påverka senare planering, beräkningar och löneunderlag.
• När ändringen gäller bakåt i tiden behöver du kunna jämföra utfallet före och efter. Ta fram en tid- och kontorapport med konton för den berörda perioden och en schemarapport för framtida planering. Använd rapporterna som kontrollunderlag, inte som ett sätt att återställa data automatiskt.
• Om perioden behöver stämmas av ska du göra det separat innan du fortsätter. Varken Ny eller en senare omräkning genomför periodavstämningen åt dig.

• Om något befintligt avtal saknar slutdatum får du datumdialogen. Läs förklaringen innan du bekräftar datumet. När det nya avtalet ska ta vid efter eller under det valda avtalet sätter Timeplan slutdatum på det tidigare avtalet till dagen före det nya startdatumet. Det nya avtalet skapas då och sparas som en kopia utan slutdatum.
• Om alla befintliga avtal redan har slutdatum visas i stället frågan om du vill kopiera föregående anställningsavtal. Ja förifyller en ny avtalsblankett från avtalet med senast startdatum; Nej öppnar blanketten utan att använda det avtalet som uttrycklig kopieringskälla. Granska startdatum och alla förifyllda villkor innan du sparar blanketten. Kopieringsfrågan sparar inte ett nytt avtal.
• Om du lägger in ett avtal före ett redan befintligt avtal får kopian i stället slutdatum dagen före det befintliga avtalets start. Kontrollera därför både rubriken och förklaringen i dialogen; de ändras efter var startdatumet ligger i förhållande till de befintliga avtalen.
• Datumdialogen visar vilka startdatum som går att använda. Ett datum som överlappar ett annat avtal, ligger utanför en redigerbar löneperiod eller har blivit ogiltigt efter att någon annan ändrat avtalen behöver väljas om. Byt inte till ett annat datum enbart för att komma vidare, utan kontrollera först vilket datum som faktiskt ska gälla för medarbetaren.
• Scheman, arbetspass, stämplingar, frånvaro och saldon ligger kvar när du skapar ett nytt avtal på den här vägen. Om du senare gör en separat omräkning behöver du kontrollera dess resultat.
• Om avsikten bara är att avsluta anställningen ska du välja Avbryt i dialogen och hantera slutdatumet i det befintliga avtalet i stället. Då undviker du att skapa ett nytt avtal som inte motsvarar den verkliga förändringen.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

När ett tidigare avtal har kopierats innehåller den nya blanketten uppgifter därifrån. Gå igenom hela avtalet som ett nytt beslutsunderlag, även om du valde att inte kopiera föregående avtal:

• Kontrollera att Kollektivavtal är det avtal som faktiskt ska gälla för medarbetaren och det primära företaget. Valet styr tillgängliga anställningsformer, befattningar och löneposter. Om rätt alternativ saknas ska avtalsinställningen kontrolleras; välj inte ett liknande avtal på måfå.
• Ange rätt Veckoarbetstid och jämför sysselsättningsgraden som Timeplan visar med medarbetarens nya villkor. Procenten räknas mot heltidsmåttet i det valda kollektivavtalet, så samma antal timmar kan ge en annan procent efter ett avtalsbyte.
• Kontrollera Befattning, löneposter och Övriga villkor när de används. Ett kopierat värde är inte automatiskt rätt för den nya perioden. Om du saknar lönebehörighet visas inte löneuppgifterna för dig; låt en behörig administratör kontrollera dem.
• Se över avtalets arbetsuppgifter. Medarbetaren går bara att planera på arbetsuppgifter som ingår i avtalet, och en primär arbetsuppgift behövs för varje berört företag. Ta inte bort en uppgift som redan har beroende arbetspass, saldon eller annan registrerad användning.

• Ange T o m datum bara när det nya avtalet faktiskt ska ha en sista giltig dag. Vissa tidsbegränsade anställningsformer kräver ett slutdatum, men ett oavsiktligt slutdatum hindrar planering efter den dagen.
• Om Orsak till avslut visas när anställningen upphör utan direkt efterföljande avtal måste den också anges.

• Om datumdialogen skapade en efterföljare ska det tidigare avtalet sluta dagen före det nya börjar. Vid en ny blankett efter redan avslutade avtal ska du i stället kontrollera att perioderna inte överlappar och att rätt startdatum sparades. Öppna båda avtalen och jämför särskilt Kollektivavtal, Veckoarbetstid och de arbetsuppgifter som ska gälla i respektive period.
• Kontrollera också kommande pass och berörda saldon mot det underlag du tog fram före ändringen. Att avtalen syns i historiken bekräftar inte ensamt att beräkningsresultatet blev det ni avsåg.
• Om Spara stoppas ska du läsa meddelandet på sidan och åtgärda orsaken. Ett överlappande datum, en stängd löneperiod, en låst signering eller en arbetsuppgift som redan används behöver hanteras på rätt sätt innan avtalet kan sparas. Ändra inte historiska datum eller ta bort arbetsuppgifter bara för att komma förbi spärren.

• Den här vägen passar när ett värde i avtalet är fel och ska korrigeras, inte när medarbetaren får ett nytt villkor från en ny dag. Kontrollera först att du står på rätt avtal i avtalsväljaren. Ett äldre och ett senare avtal kan ha liknande uppgifter men olika giltighetsperioder.
• Var särskilt försiktig med Fr o m datum och T o m datum. Om ändringen lägger registrerade stämplingar, arbetspass, saldon, periodavstämningar eller frånvaro utanför avtalsperioden visar Timeplan en varning före borttagningen.
• Välj Avbryt om uppgifterna ska finnas kvar och kontrollera om Ny är rätt väg i stället. Andra villkor kan också vara låsta av en stängd löneperiod, arbetsuppgifter som redan används eller digital signering; följ meddelandet på sidan i stället för att försöka kringgå spärren.

Datumfrågan visas för vissa ändringar av ett befintligt avtal, men inte för varje fält du sparar. Läs valet som en fråga om vilken period som ska få de nya villkoren, inte bara när uppgiften ska sparas:

• När du ändrar Kollektivavtal, Veckoarbetstid eller valet för extra ledighetsdag i ett HRF-avtal som använder den funktionen får du datumfrågan efter att övriga kontroller har passerats. En ändrad, synlig Summa lön som inte är noll ger också frågan. Om du bara fördelar om löneposter utan att totalsumman ändras, utlöser det inte datumfrågan på egen hand.
• Ett byte, tillägg eller borttag av en primär arbetsuppgift kan också ge datumfrågan när du har obegränsad rätt att ändra avtalet. Det gäller primära val både i samma företag och i andra företag. Om du bara ändrar sekundära arbetsuppgifter och behåller alla primära val får du ingen datumfråga av den ändringen. Välj därför Ny först om de tidigare villkoren ska bevaras fram till en ny avtalsperiod.
• Ändrad Befattning, anställningsform eller text under Övriga villkor utlöser inte datumfrågan på egen hand. Om du samtidigt förkortar avtalsperioden och bekräftar en varning om att uppgifter tas bort, jämför Timeplan därefter den övergripande primära arbetsuppgiften och dess företag i stället för alla företags primära val. Gör helst inte dessa två ändringar samtidigt; kontrollera noga vilken avtalsperiod som påverkas.

• Välj Från och med anställningens början när uppgiften har varit fel sedan avtalets start och rättelsen ska gälla den redigerbara avtalsperioden från början.
• Om bara en primär arbetsuppgift har ändrats kan alternativet från avtalets början vara valbart även när avtalets start ligger före den vanliga gränsen för redigerbar löneperiod. Det är inte en allmän möjlighet att ändra stängda perioder: om du samtidigt ändrar exempelvis Kollektivavtal eller Veckoarbetstid gäller den vanliga datumgränsen.
• Välj Från ett senare datum när de tidigare villkoren ska gälla fram till en bestämd dag. Datumet måste ligga inom avtalet och i en löneperiod som fortfarande går att ändra. Timeplan skapar då ett nytt avtal för de nya villkoren och startar omräkning från den dagen.
• När du väljer Spara i datumdialogen sparas ändringen. Väljer du ett senare datum sparas också uppdelningen i ett tidigare och ett nytt avtal, utan att du behöver välja sidans Spara en gång till.

• En periodavstämning görs inte automatiskt i något av valen. Om perioden behöver stämmas av ska det ske separat innan du går vidare.
• Kontrollera efteråt både avtalsperioderna och de saldon som berörs av rättelsen.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

• Om du valde en senare dag ska historiken visa ett nytt avtal från den dagen och de tidigare villkoren fram till dagen före. Om du rättade uppgiften från avtalets början ska du i stället kontrollera att den ändrade uppgiften gäller från rätt startdatum.
• Titta också på den faktiska planeringen och på saldona i de berörda perioderna. Rätt text på avtalet räcker inte som kontroll av att beräkningarna fick det resultat ni avsåg.
• Om saldona för en öppen period fortfarande behöver räknas om finns funktionen Räkna om avtalet på avtalet. Den räknar om saldon för en vald, redigerbar period men ändrar inte avtalsuppgifterna. Använd den alltså inte som ersättning för att rätta fel kollektivavtal, arbetstid eller datum.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮