Appen manual för anställda

För att hitta appen i AppStore och Google Play och få tillgång behöver din chef ha bjudit in dig. En aktiveringskod skickas till då din din epost.

Startsidan i appen

 

Längst ner på startsidan i ser man appens olika menyalternativ 

  • Meddelanden
  • Kalender
  • Hemskärm
  • Ledighetsansökningar
  • Personuppgifter

Vilka funktioner du ser kan variera, beroende på lokala inställningar så vissa funktioner finns inte tillgängliga hos alla användare.

 Till vänster finner du en meny med funktioner som

  • Kalender
  • Meddelanden
  • Rapporter
  • Mina saldon
  • Ledighetsansökan
  • Personuppgifter
  • Logga ut
  • Inställningar

 

Kalendern
I kalendern kan du se aktuella händelser som gäller just dig.

 

Arbetspass (mörkblå text) – Det inplanerade arbetspasset med arbetstid- och plats.

Frånvaro – Inplanerad eller inrapporterad frånvaro, både framåt och bakåt i tiden. Exempel på sådan frånvaro är vård av sjukt barn, semester och föräldraledig.

Arbetspassförfrågningar – Den personen som lägger ditt schema kan skicka ut förfrågningar till en eller flera medarbetare om de är intresserade av ett ledigt arbetspass. Du som anställd informeras om det lediga arbetspasset via sms eller e-post och hänvisas till appen för att besvara frågan.

När du har fått en fråga om ett ledigt arbetspass visas det ovanför kalendern.

Du kan nu välja att tacka Ja eller Nej till arbetspasset 

Du ser enkelt och tydligt vad du har svarat på en förfrågan då arbetspasset lägger sog som Väntar i din kalender på aktuell dag och om dina förutsättningar ändras kan du justera ditt svar.

Tills att du har fått ett svar från din schemaläggare är passet grått i kalendern och det är då inte bekräftat. När passet har tilldelats får du veta det genom ett sms eller mail, beroende på hur du har ställt in din profil.

Om du får passet kommer det stå med blå text i kalendern och om någon annan får det kommer det försvinna.

Egna önskemål – För att underlätta planeringen för avdelningschefen kan du lägga in i kalendern vilka dagar du kan eller inte kan arbeta. Det finns också möjlighet att skicka med en kommentar, t ex ”Jag har tentaskrivning men är ledig efter kl. 15”.

Klicka på den tomma raden på den aktuella dagen för att lägga in jag kan arbeta (markeras med grön symbol. Här kan du även lägga in kommentarer) jag kan inte arbeta (markeras med röd symbol) alternativt rensa önskemål.

 

Meddelanden
I appen finns en sida för att skicka och ta emot meddelanden.

Här kan du skicka meddelanden till din avdelningschef eller kollega gällande arbetsrelaterade frågor. Meddelande kan skickas till en eller flera personer, både till andra anställda men också till Timeplan-administratörer. De meddelanden man skickas visas på denna sida, nästa gång ”mottagaren” loggar in.

Väljer man bockrutan ”Anställda” Kommer meddelandet till både stämpelklockan och appen. Skickar man till ”Administratör” kommer det som ett meddelande till din avdelningschefs Timeplan-sida. Anställda bör bocka i rutan för Administratör, om de vill kommunicera med sin avdelningschef.

 

Mina saldon
Sidan visar ackumulerade saldon som gäller din arbetade tid.

Summeringen kan ske på följande sätt:

  • Innevarande år, månad eller vecka
  • Föregående år, månad eller vecka
  • Innevarande timbanksperiod
  • Ackumulerat för hela anställningen

 

Ledighetsansökan
Under fliken Ledighetsansökan kan du göra ledighetansökningar direkt till din chef.

Fyll i anledning till ledigheten, vilka datum du söker ledighet för samt eventuell kommentar som attesterande chef ser vid behandling av ledighetsansökan.

Du kan följa upp din ledighetsansökning direkt i mobilen och när din chef godkänner eller avslår din ansökan kan du se det direkt i appen.

 

Rapporter
Här kan du ta fram veckoscheman för dig själv personliga eller för hela kostnadsstället.

Välj tidsperiod, fråndatum och vilken typ av rapport du önskar. Tänk på att månadsöversikten inte visar delade pass utan endast start- och sluttid.

 

Personuppgifter
Under fliken personuppgifter kan du fylla i kontaktuppgifter till dig och närmast anhörig. Informationen du anger här synkas automatiskt med din profil i Timeplan så behöver du byta mobilnummer eller e-postadress kan du göra det direkt i appen.

 

Inställningar
Här byter man språk och lösenord vid behov. Appen går i dagsläget att få på svenska, norska, danska, finska och engelska.

Under push-notiser kan du bestämma om du vill ha förfrågningar via e-post eller sms. Det är viktigt att det finns aktuella kontaktuppgifter på dig för att den här funktionen ska fungera.

 

För att lägga till en ny arbetsgivare och växla mellan dem klickar medarbetaren i vänstermenyn och klickar sedan längst ner till vänster i menyn på Byt företag. Där finns möjlighet att lägga till ny arbetsgivare, ta bort en gammal och växla mellan de arbetsgivare medarbetaren arbetar hos. 

 

 

Här är ett exempel på inbjudan som har skickats till en medarbetare