I Timepan har du möjlighet att skapa mallar för automatiskt genererade meddelanden som skickas av systemet till anställda eller avdelningschefer då villkoren i mallen uppfylls.
I Timepan har du möjlighet att skapa mallar för automatiskt genererade meddelanden som skickas av systemet till anställda eller avdelningschefer då villkoren i mallen uppfylls. Meddelandena kan skickas vid specifika datum som till exempel vid den anställdes födelsedag och vid stämplingsfel.
Gå till -Administration -Automatiska meddelande, det finns redan ett par meddelandemallar skapade och för att skapa nya mallar behöver du klicka på +Ny för att skapa en ny meddelandemall.
Fältet Visas När
- På valt datum - Meddelandet skickas på det datum som är angivet i fältet Datum. Funktionen är tänkt att användas för att t ex önska God Jul.
- På födelsedag - Meddelandet skickas då den anställde har födelsedag. Med födelsedag anges i fältet Födelsedatum på sidan Personal\Personuppgifter.
- Fel vid uträkning av saldo - Meddelandet skickas av nattjobbet då systemet har försökt att beräkna saldon (arbetad tid, OB, övertid, m.m.) för en viss dag men ett fel har uppstått. Felet kan t ex bero på att den anställde har missat att stämpla. Om fel har uppstått flera dagar skickas bara ett meddelande. Finns det redan skickade meddelande som är olästa tas detta bort och ersätts av ett meddelande som innehåller samtliga felande dagar.
Fältet meddelande används för att skapa meddelandets innehåll. Meddelandet ska innehålla valfri text samt fyra konstanter för att skapa ett intelligentare meddelande. Fyra konstanter finns:
- <EmployeeFirstName> - Konstanten ersätts med den anställdes förnamn då meddelandet skickas.
- <EmployeeLastName> - Konstanten ersätts med den anställdes efternamn då meddelandet skickas.
- <EmployeeNumber> - Konstanten ersätts med den anställdes anställningsnr då meddelandet skickas.
- <AttentionDateList> - Konstanten ersätt med en kommaseparerad lista med datum för de dagar på beräkningsfel har uppstått.