Artikeln beskriver hur du registrerar dina avvikelser i vår app.
Denna tidrapportering ska kunna användas av personer som har schemalagda arbetstider men som inte stämplar/registrerar all sin tid i Timeplan. Det är ett enkelt sätt för tex tjänstemän att endast rapportera in det som avviker från ordinarie arbetstid såsom övertid eller frånvaro i anslutning till sitt arbetspass.
Genom att använda sig av avvikelserapportering i vår mobilapp blir det enklare för både medarbetaren och administratören att justera medarbetarens tider. Här följer en kort beskrivning hur det fungerar!
Välj rätt löneperiod
Under Tidrapportering i appens vänstermeny finns en vy för medarbetarens schema under rådande löneperiod. Medarbetaren väljer nuvarande löneperiod i en dropdown-lista för att se rätt månad.
Denna dropdrown-lista visar de senaste sex månadernas löneperioder, sorterat på senaste. Den öppna löneperiod man valt kommer automatiskt visas mellan start- och slutdatum såsom i bilden.
Vald löneperiod kommer sedan att laddas automatiskt och en kalender visas. Kalendern visas från den första dagen i löneperioden till den sista. Om perioden sträcker sig över två månader kommer båda månaders namn att visas i det högra hörnet såsom i bilden.
Registrera avvikelser i kalendern
Vill medarbetaren registrera en avvikelse från ordinarie arbetstid klickar hen på önskad dag i kalendern och får då upp en dialogruta för just denna dag. Längst upp syns datum, schemalagt arbetspass och vilket kostnadsställe hen arbetar på. Det är här hen väljer vad för slags avvikelse hen vill registrera och det går att registrera max två avvikelsekoder per dag. Avvikelsen läggs antingen i början eller i slutet av arbetspasset. Vill medarbetaren registrera två olika avvikelsekoder en dag så får hen lägga en i början och en i slutet av passet.
Medarbetaren väljer vilken avvikelse hen vill registrera i menyn (här finns alla era avvikelsekoder era medarbetare kan välja mellan som finns registrerade i ert Timeplan) och fyller därefter i antal timmar och minuter som ska registreras. Spara sedan och hen återkommer till kalendern.
OBS! Man kan bara välja avvikelsekoder som är kopplat till sitt kollektivavtal. De val man kommer att få här är avvikelsekoder som är knutna till:
- Sen IN och Tidig UT
- Tidig IN och Sen UT
- Frånvaro HEL dag
Förklaring på markerade dagar
Grön markering – Indikerar att arbete denna dag är enligt schema, inga avvikelser
Gul markering – Indikerar att här har övertid lagts in på arbetspass
Röd markering – Indikerar att det registrerats en frånvarokod denna dag
Skulle det nu vara så att det är registrerat övertid men också frånvaro denna dag så kommer denna dag att markeras med ett rött streck.
Summering av löneperiod
Nedanför kalendern visas en summering av månaden och dess avvikelser med tider. Arbetad tid, frånvaro (per avvikelsekod) och övertid summeras för perioden. Allt som allt visas den totala summan av alla timmar.
Skicka in och lås period
Längst ner på sidan finns knappen "Signera och lås period". Man kan låsa perioden vanligtvis först när det är 7 eller färre dagar kvar av vald löneperiod, dvs att det inte ska gå att godkänna perioden förrän i slutet av perioden. Antalet dagar innan periodens slut kan styras via en systeminställning så det kan också variera från kund till kund.
När medarbetaren trycker på knappen visas följande meddelande: "Härmed intygar jag på heder och samvete att uppgifterna överensstämmer med verkligheten. Uppgifterna skickas in och kan inte ångras."
När medarbetaren klickat på knappen och godkänt är perioden sedan låst.
Medarbetaren kan fortfarande klicka på respektive dag i månaden för att få information men kan inte göra några ändringar. Det är nu avvikelserna överförs och skapar stämplingar i administratörsgränssnittet i Timeplan.
Vid inlagd heldagsfrånvaro av administratör
Om det lagts in heltidsfrånvaro under Stämplingar och saldon i Timeplan på medarbetaren på en dag, av en administratör så kommer hela den dagen att vara låst och kan inte ändras själv av den anställde. I dessa fall visas frånvarokoden och tid under passet, men kan som inte ändras.
Om det istället är inlagt deltidsfrånvaro i Timeplan ska deltidsfrånvaron visas direkt under passet men den anställde kan då lägga in avvikelser själv för all övrig tid.
FAQ
- Om chefen har lagt in heltidsfrånvaro i Timeplan (t ex på sidan Stämplingar och Saldon) ska hela dagen vara låst och kan inte ändras av den anställde. I så fall visas frånvarokod och tid under passet, men kan inte ändras.
- Om chefen har lagt in deltidsfrånvaro i Timeplan ska deltidsfrånvaro visas direkt under passet och den anställde kan lägga in frånvaro för övrig tid som vanligt. Dagens ska alltså fungera som vanligt, enda skillnaden är informationen om deltidsfrånvaro.
- För att avvikelserapportering ska kunna fungera måste det ligga en inlagd löneperiod för månaden som rapportering ska ske i, den skapar du därför upp i förväg och väljer att kontrollera den också för att aktivera den.
- Både dagar med och utan arbetspass kommer upp för avvikelserapportering. Medarbetarna få upp samma koder som du får inifrån systemet.
- Var ser jag om en medarbetare missat att skicka in sin tidrapport i tid?
På startsidan i ert Timeplan finns en översikts widget och här kan ni se hur många medarbetare samt vilka som har missat att skicka in sin tidrapport i tid. Se nedan exempel
Avvikelserapportering tillsammans med Jour och Beredskap
- Schemalägg medarbetaren på ett arbetspass av typen jour eller beredskap. När medarbetaren är schemalagd på jourpass/beredskapspass så anses hen arbeta och får då ersättning för hela jour/beredskapspasset.
- Inryckning på jour/beredskaps pass -medarbetaren skickar ett meddelande till administratören/chefen som lägger in ett manuellt saldo för aktuell tid.
Har ni fler frågor om avvikelserapportering eller önskar ha en offert på tillvals modulen är ni varmt välkomna att ta kontakt med Timeplan support på support@timeplan.se