Medarbetare som önskar byta arbetspass med varandra alternativt ge bort ett pass till en kollega kan hantera detta via sin Timeplanapp.
För att detta ska fungera måste en inställning göras i det avtal som medarbetaren är knuten till av en Timeplan-administratör. Tänk på att detta läggs in på avtalsbasis vilket innebär att alla som går på samma avtal har samma möjlighet till passbyten via appen.
Gå in på Avtal. Välj det avtal där inställningen ska göras och klicka på det. Välj Huvudinställningar. Längst ned till höger i avtalet finns ett avsnitt som heter Byte av arbetspass. Här finns tre alternativ att välja mellan;
- Byte tillåtet, alla byten ska attesteras. Detta innebär att medarbetaren själv kan hantera byten och att det går till Åtgärdslistan i Timeplan för godkännande av chef.
- Byte tillåtet, ansvarig chef notifieras ej. Här kan medarbetaren själv utföra bytet och det hamnar inte i Åtgärdslistan i Timeplan för godkännande.
- Byte inte tillåtet. Denna inställning ligger som en grundinställning i systemet och innebär att medarbetare som går på detta avtal inte kan byta pass med varandra eller tilldela annan medarbetare arbetspass.
Då man valt ett av alternativen klickar du på Spara.
För att symbolen för byte av arbetspass ska synas i kalendern i medarbetarens app måste det finnas ett arbetspass inlagt på den aktuella dagen.
Så här ser det ut i medarbetarens app under under fliken Kalender:
Symbolen för byte av arbetspass ligger till höger de dagar då arbetspass finns schemalagda. För att byta eller ge bort arbetspass klickar man på denna symbol.
Att byta arbetspass:
Förlopp om du har medarbetarens avtal inställt på: Byte tillåtet, ansvarig chef notifieras ej.
Klicka på Byt arbetspass i appen.
En lista kommer upp på de medarbetare som har arbetspass på samma kostnadsställe.
Vill man arbeta någon annan dag istället för den dag man är schemalagd på klickar man på den lilla kalendern till höger vid Jag vill jobba och väljer dag.
Klicka på Utför.
En förfrågan skickas via appen till kollegan som ser ut såhär:
I det fall byte är möjligt och mottagaren svarar Ja läggs passet automatiskt in i kalendrarna och en bekräftelse skickas ut till båda parter.
Förlopp om du har medarbetarens avtal inställt på: Byte tillåtet, alla byten ska attesteras -en förfrågan skickas till åtgärdslistan i Timeplan för godkännande av chef, se bild nedan.
Efter godkännande skickas ett meddelande till medarbetarnas app. Då den som fått passet klickar OK läggs passet in på rätt dag i kalendern.
Ge bort arbetspass
Klicka på fältet Ge bort arbetspass. Välj vem frågan ska ställas till.
En kontrollfråga ställs. Klicka på Utför.
Byte av arbetspass pågår, invänta svar läggs in i frågeställarens kalender på aktuell dag.
En förfrågan skickas till mottagarens app.
Frågan hamnar i Åtgärdslistan i Timeplan (om det är så avtalet är inställt) för chef att godkänna eller underkänna.
Efter godkännande skickas meddelande till den som fått passet och passet läggs i kalendern då mottagaren klickat OK.
Ett meddelande går ut till den som skickat förfrågan.
I samtliga fall går push-notiser ut till inblandade medarbetares appar via mail eller sms beroende på vilken inställning medarbetaren har.