» Vilka avtal i vår databas berörs av dessa nya funktioner?
Endast Visita HRF-avtalen berörs, undantaget de avtal som är kopplade till en timbankskod - t.ex avvikelsetid, +/- tid, årsarbetstid och de avtal som finns för Enstaka dagar.
Justeringarna kommer att göras på befintliga avtal i er databas.
» Vad gäller om en medarbetare har en pågående beräkningsperiod som slutar efter den 1 april och behöver man göra en periodavstämning i nuvarande version innan den nya versionen införs?
Enligt Visita behöver man inte göra en periodavstämning innan den nya versionen införs. Däremot behöver löneperioden för mars vara stängd innan ni kan bli uppdaterade.
Mertid en enskild dag:
- Mertid före 1 april ska ge ordinarie timlön
- Mertid efter den 1 april ska ges enligt de nya reglerna
Avstämning av överlappande beräkningsperiod:
- Det finns ingen uppgörelse mellan Visita och HRF hur detta ska hanteras men Visita föreslår att det är rimligt att överskjutande timmar betalas ut som timlön vid just denna avstämning.
- Har ni inte hunnit få den uppdaterade periodavstämningen så gör ni då en vanlig periodavstämning och betalar ut ev. överskott som ordinarie timlön.
- Om ni hunnit få den nya periodavstämningen och det skulle hamna timmar i mertidskolumnen, så kan ni enkelt flytta dem till timlönskolumnen.
» Vad är en beräkningsperiod?
En beräkningsperiod är den tidsperiod där du följer upp medarbetarens avtalade och arbetade tid.
Företag kan ha en gemensam beräkningsperiod för alla medarbetare eller flera olika, beroende på yrkesgrupp/avtal.
Enligt Visitas kollektivavtal gäller:
- Timavlönade: Högst 8 veckors period
- Månadsavlönade: Högst 16 eller, om vissa ytterligare förutsättningar är uppfyllda, 26 veckors period
» Hur skapar man en beräkningsperiod i Timeplan?
Gå till fliken Avtal → Beräkningsperioder och skapa perioden t.ex. ”8 veckor Timavlönade”.
Lägg sedan in datumintervallen som motsvarar varje period, t.ex.:
- 1 april – 26 maj (8 veckor)
- 27 maj – 21 juli (8 veckor)
- 22 juli - 15 september (8 veckor)
osv.
Du kan fylla på datumintervall i din beräkningsperiod löpande.
Läs mer här om hur man skapar upp beräkningsperioder i Timeplan
» Hur kopplar jag en medarbetare till en beräkningsperiod?
Gå till fliken Personal → vald medarbetare → Grundschema och perioder.
I den nedre delen av sidan väljer du ”Ny” och kopplar medarbetaren till den period medarbetaren ska ha, t.ex. ”8 veckor”.
Detta görs endast en gång, vid:
- anställningsstart, eller
- när reglerna börjar gälla (t.ex. 1 april)
Timeplan följer sedan automatiskt periodernas datumintervall.
Läs mer här om hur du kopplar på en beräkningsperiod på en medarbetare
Eftersom det är högst t.ex 8 veckor enligt Visita så kan medarbetaren kopplas på till en befintlig period du behöver alltså inte skapa en individuell vid nyanställning.
» Vad gör jag när beräkningsperioden är slut?
Administratören går till fliken:
Personal → vald medarbetare → Periodavstämning
Timeplan fyller automatiskt i:
- start- och slutdatum på beräkningsperioden
- avtalad tid
- faktiskt arbetad normal tid
Om arbetad tid överstiger avtalad tid tar systemet hänsyn till:
- Bytespass (ger ordinarie timlön)
Återstående överskjutande tid kan betalas ut som:
- Mertid i pengar (35%), eller
- Mertid i tid (x1.5)
När perioden är avstämd börjar nästa period automatiskt.
» Kan olika avdelningar och/eller personer ha olika beräkningsperiod?
Olika avdelningar och/eller olika personer kan ha olika beräkningsperioder. Däremot kan en medarbetare inte gå på två olika beräkningsperioder.
Man behöver då bestämma vilken beräkningsperiod medarbetaren ska kopplas till i de fall hen arbetar på flera avdelningar.
» Vad händer om arbetstiden förändras under perioden?
Om behovet förändras kan den anställde ta extra pass. Dessa hanteras via olika passtyper, eller nytt tillfälligt avtal.
- Byte av arbetstid (Bytespass)
- Vikariat
- Särskild visstidsanställning
- Övertid
- Nytt tillfälligt avtal
Hur detta registreras avgör vilken ersättning som ska utgå.
» När ska ett nytt tillfälligt avtal användas?
När medarbetaren tillfälligt går in för någon annan, vid t.ex. sjukdom eller om sysselsättningsgraden behöver ökas för en kortare period.
Skapas via:
Personal → vald medarbetare → Anställningsavtal → Nytt tillfälligt avtal
Det tillfälliga avtalet:
-
anger period och omfattning
-
läggs in mitt i det ordinarie avtalet
-
återgår automatiskt till ordinarie avtal efter slut
-
kan skrivas ut eller signeras digital
Läs mer här om hur du skapar ett nytt tillfälligt avtal
» Kan jag registrera ett vikariat eller särskild visstid utan att skapa ett tillfälligt avtal?
Ja. Om situationen ändras snabbt och avtal inte hinner skapas kan du:
- Skapa arbetspasset på medarbetaren inne på fliken Stämplingar och saldon
- När arbetspasset är skapat, dubbelklicka då på arbetspasset
- Byt passtyp från "Normaltid" till ”Vikariepass” eller "Särskild visstid"
Timeplan förstår då att det är ett vanligt vikariat med ordinarie timlön - inte övertid.
För extra tydlighet kan du lägga in en kommentar för vem medarbetaren vikarierar för eller orsak till särskild visstid.
Obs:
Om tillfälligt avtal inte används bör överenskommelsen dokumenteras på annat sätt, t.ex. via sms eller e‑post.
» När ska jag använda ett Bytespass (byte av arbetstid)?
Bytespass (byte av arbetstid) används om chef och medarbetare kommit överens om att byta arbetstider, t.ex.:
”Om du tar passet imorgon får du vara ledig nästa fredag.”
Bytespass ger ordinarie timlön inte övertid.
Så här gör du:
- Skapa arbetspasset på medarbetaren inne på Stämplingar och saldon
- När arbetspasset är skapat, dubbelklicka då på arbetspasset
- Byt passtyp från "Normaltid" till ”Bytespass”
- Kom ihåg att ta bort det arbetspasset som medarbetaren har bytt bort.
För extra tydlighet kan du lägga in en kommentar som visar vilket pass som bytts bort.
» När ska passtypen övertid användas?
Övertid används när varken vikariat, särskild visstid eller bytespass är aktuellt och den anställde arbetar mer än den avtalade tiden.
Så här gör du:
- dubbelklicka på arbetspasset på Stämplingar och saldon
- välj passtyp ”Övertid”
Hur följer jag upp under en pågående beräkningsperiod?
Det finns flera sätt att följa upp medarbetarens timmar under beräkningsperioden:
-
Veckoavstämningsrapporten
Visar aktuell status för vald beräkningsperiod.
-
Veckoöversikten
På inställningar i Veckoöversikten behöver man välja inställningen ”Schemalagd tid inkl. frånvaro” samt "Avtalad tid för perioden" - då visas schemalagd tid inkl. frånvaro för hela beräkningsperioden på en rad och den avtalade tiden på raden ovan, oavsett vald period i Veckoöversikten. Eventuella avvikelser mellan avtalad och planerad tid under beräkningsperioden blir då markerad med röd text och tooltip.
» Timlön för ev vikariat pass ska utgå på nästkommande lön. Faller det ut automatiskt? Det såg ut som att det krävdes en periodavstämning.
Timmarna för vikariat faller ut som vanligt timlön vid månadsslutet, precis som ordinarie lön. Dessa timmar syns i en kolumn till höger på sidan Periodavstämning som information.
» Kommer alla kunder, oavsett kollektivavtal få access till dessa uppdateringar i Timeplan?
De flesta funktioner är specifikt för Visita HRF-kunder. Samtliga kunder kan använda funktionen "Nytt tillfälligt avtal" om man önskar, kontakta då supporten för att få tillgång till den.
» Kan våra chefer lätt få ut info om ev bytespass ur Timeplan? Så vi lätt kan visa dokumentation vid eventuella frågor.
Specifika konton för respektive passtyp kommer att läggas upp vilket gör det enkelt för er att särskilja dessa i rapporterna i Timeplan.
» Tillfälliga anställningsavtal - kan man märka upp tillfälliga avtal på något sätt? Så att man vet vilket avtal som är det ordinarie.
Klicka in dig på avtalet och skriv in i “Övriga villkor” att det är ett tillfälligt avtal.