All frånvaro i Timeplan beräknas utifrån arbetspass.
Om en medarbetare är frånvarande från ett arbetspass med en giltig frånvarokod ska hens pass ligga kvar i schemat. Detta för att Timeplan bara kan beräkna antal frånvarotimmar eller dagar baserat på schemalagd tid.
För att lägga till en frånvarokod på en medarbetare gör så här:
Klicka på Personal – [medarbetarens namn] – Kalender. Klicka på första frånvarodagen och sedan på 
ikonen för att slussas vidare till frånvarohanteraren.
Välj sedan en passande frånvarokod från rullgardinsmenyn bredvid Avvikelsekod. Perioden som medarbetaren ska vara frånvarande lägger du in under Period.
I exemplet nedan används 7/12 tom. 11/12.
Klicka sedan på OK.
Det är viktigt att inte ta bort arbetspassen för den anställde under frånvarotiden eftersom Timeplan måste ha ett pass inlagt att vara frånvarande från för att kunna räkna rätt. Om en anställd ska vara borta över dagar där denne inte har arbetspass låter man ändå frånvarokoden ligga kvar. Timeplan drar inte semesterdagar eller timmar från dagar där den anställde inte behöver vara ledig från något pass.