Timeplan har stöd för import av lönespecifikationer på två olika sätt
Filformat
- Endast PDF-filer kan importeras
- Varje fil får bara innehålla en lönespecifikation
Timeplan har stöd för import av lönespecifikationer på två olika sätt
1. Lönespecifikationerna mailas till Timeplan
- Det enklaste, och det sätt som kräver minst administration, är att maila lönespecifikationerna till en speciell mailadress som används för import av lönespecifikationer i Timeplan. Det är dock viktigt att kunden kontrollerar att skicka lönespecifikationer via mail inte strider mot deras interna GDPR-policy.
- Med ett korrekt konfigurerat lönesystem kan överföringen av lönespecifikationerna till Timeplan ske, i det närmaste, helt automatiskt.
- Ett viktigt steg, när lönespecifikationen mailas till Timeplan, är namngivningen av filerna. Beroende på hur filerna från lönesystemet är namnginva går importen till på två olika sätt:
Import från lönesystem som kan namnge lönespecifikationsfilerna
Om lönesystemet kan namnge filerna med den anställdes personnummer eller anställningsnummer räcker det att maila filen till Timeplans importmail, t ex ”8101011234.pdf”
Olika lönesystem följer olika standarder så stäm av med Timeplan Support för vad som gäller för ert lönesystem.
Import från lönesystem som inte kan namnge lönespecifikationsfilerna
Om lönesystemet inte kan namnge filerna på ett korrekt sätt finns en alternativ lösning. Filnamnet används inte för att avgöra vems lönespecifikation det gäller utan istället används avsändarens unika mailadress som identifierare.
Den unika mailadressen ska bestå av den anställdes personnummer, t ex 8101011234@import.timeplan.se. Det betyder att alla filer som skickas till den mailadressen kommer att kopplas till medarbetaren med personnummer 8101011234 i Timeplan.
2. Import genom att lönespecifikationerna placeras på en SFTP.
- Att importera lönespecifikationerna via SFTP skapar en högre säkerhet, men kräver också lite administration varje gång lönespecifikationerna ska importeras.
- Vid uppstart tilldelas kunden ett användarnamn, lösenord och en egen mapp på en SFTP.
- När det är dags att överföra lönespecifikationerna från lönesystemet till Timeplan placerar kunden filerna i mappen och lönespecifikationer importeras i Timeplan.
- Filerna måste vara namngiva med medarbetarens personnummer. Under vissa förutsättningar kan anställningsnummer också användas.
- Filerna kan finnas i en gemensam zipfil, men i zippfilen får varje fil bara innehålla en lönespecifikation.