Importera data från Excel, CSV eller textfil

Integrationer · Steg-för-steg-guide

Modul:

Tillvalsmodul: Importmodulen

För administratörer och integrationsansvariga

Uppdaterad 2026-10-27 13:12

Kort svar

Börja med att avgöra om filen innehåller tal till Timeplans konton, medarbetaruppgifter eller arbetspass. Det är tre olika importvägar även när filerna ser likadana ut. Förbered filen enligt den överenskomna profilen, prova med ett kontrollerat underlag och jämför sedan resultatet i Timeplan med källfilen. Skicka inte en medarbetar- eller schemafil till statistikimporten.

Förberedelse

Innan du börjar

Importmodulen måste vara aktiverad för samtliga importvägar i den här guiden. Ta reda på vilken typ av uppgift filen ska ändra, vilket företag den hör till och vem som ansvarar för integrationen. Spara en kopia av källfilen och bestäm hur ett misslyckat eller delvis lyckat resultat ska följas upp. Den här guiden ger inte en gemensam uppladdningsknapp för alla filer: numeriska kontovärden går via statistikprofilen, medan medarbetare och arbetspass använder varsin särskild integration.

Importera inte en fil förrän följden är klar

En medarbetarfil kan uppdatera en befintlig medarbetare när personnumret matchar. En schemafil kan ersätta befintliga arbetspass eller heldagsfrånvaro, och tomma passfält kan ta bort ett pass för den dagen. I den kolumnbaserade statistikprofilen kan ett tomt eller ogiltigt tal dessutom bli noll; en ny leverans kan då ersätta äldre värden även när avsikten var att lämna dem orörda. Prova först mot en kontrollerad miljö eller ett avgränsat underlag och kontrollera exakt vilken importväg som har satts upp för er.

Steg för steg

Välj rätt väg

Identifiera filens innehållKontrollera om filens rader avser kontovärden per datum, medarbetare eller arbetspass.

En fil med datum och tal för exempelvis gäster eller försäljning hör till statistiken. En fil med namn, anställningsnummer och personnummer hör till importen av medarbetare. En fil med datum, anställningsnummer, arbetsuppgift och tider hör till schemaimporten. De tre profilerna använder olika kolumnnamn, identifierare för matchning och regler för vad som sparas.
Välj alltså inte importväg enbart efter filändelsen CSV. En medarbetarfil som skickas till schemaintegrationen kan inte tolkas som ett schema, och StatImport för kontovärden lägger inte upp medarbetare. Om innehållet blandar flera slags uppgifter behöver integrationsansvarig dela upp leveransen i rätt profiler.

För statistik, till exempel gäster eller försäljning, följer du upp rätt konto, företag och datum. Manuella saldon används bara för en läsande kontroll av kända företagsvärden. Jämför enheten och eventuell uppdelning på arbetsuppgifter, inte bara att en siffra visas.
För medarbetaruppgifter följer du upp den berörda medarbetarens Personuppgifter. Jämför personnummer, anställningsnummer, namn och de kontaktuppgifter som filen skulle ändra.
För arbetspass och heldagsfrånvaro följer du upp Veckoöversikt eller Dagsöversikt. Jämför varje berörd medarbetare och dag, även tidigare pass eller frånvaro som skulle ersättas.

Steg för steg

När filen innehåller kontovärden

Förbered kolumner och datumGör första raden till unika kolumnrubriker. Använd en datumkolumn med rubriken DATE och datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.

Varje annan kolumn representerar ett värde som ska kopplas till ett konto. Kontrollera att datumkolumnen finns och att värdekolumnerna har olika rubriker innan du skickar filen. Den nuvarande importen kan lägga ihop kolumner med samma rubrik i stället för att stoppa filen. Två likadana rubriker kan därför ge ett oväntat stort värde på ett konto, även om leveransen verkar ha lyckats.
Den generella Excelprofilen använder XLSX-filer. Cellerna som läses in behöver innehålla faktiska tal och datum, inte formler vars resultat importen inte säkert kan läsa. Fråga integrationsansvarig om ni har en äldre XLS-fil; stöd för den filtypen är inte fastställt för den generella profilen. Den generella text- och CSV-profilen använder semikolon mellan kolumnerna.
Kontrollera att arbetsboken bara innehåller det blad som ska importeras. Den nuvarande Excelkonverteringen lägger annars alla blad efter varandra i en gemensam fil utan ett säkert val av blad eller ordning. Om samma datum eller rubrik förekommer på flera blad kan resultatet därför bli något annat än värdena i det blad du avsåg. Be integrationsansvarig granska den konverterade provfilen innan ni använder en arbetsbok med flera blad.
Jämför några kända datum och tal i den färdiga provimporten med de värden som faktiskt visas i Excel. Konverteringen skriver cellinnehåll utan att skydda semikolon i ett värde och kan lägga till en tidsdel när en datumcell skrivs om. Dessutom kan ett decimaltecken tolkas enligt en annan talinställning och ändra storleksordningen. En mottagen fil är därför inte bevis för att varje tal och datum behöll sin betydelse.

Stäm av företag och koppling till kontonKontrollera med integrationsansvarig hur filens avsändare matchar företagets Import-id och hur kolumnerna matchar konton.

Den generella statistikimporten använder den avtalade avsändaren för att hitta rätt företag. Företagets Import-id hanteras på sidan Företag. Om samma avsändare skulle peka på flera databaser får filen inte föras in på chans; kopplingen behöver rättas först.
På sidan Konton används Externt id, andra system för kopplingen till statistikens värdekolumn. Kontots Externt id, lönesystem har en annan uppgift och ska inte ändras för att lösa en statistikimport. Vid första lyckade importen kan ett nytt konto skapas för en kolumn, men nästa fil behöver sedan hitta samma konto genom den externa identifieraren. Du kan förtydliga kontonamnet utan att byta denna identifierare.
Om flera verksamheter delar ett företag i Timeplan behöver deras kolumner ha skilda kopplingar när värdena ska hållas isär. Importen söker först efter kombinationen av verksamhetens importidentifierare och kolumnnamnet, därefter efter enbart kolumnnamnet. Bevara därför en provfil och notera exakt vilket konto varje verksamhets kolumn ska fylla; annars kan nästa leverans skriva över ett annat värde på samma konto och datum.
Om ni använder den kolumnbaserade statistikprofilen med ett datum per rad ska tomma celler och text som inte går att läsa som tal inte användas som ett sätt att behålla tidigare värden. Den nuvarande importen kan behandla dem som noll och ändå ersätta det som redan finns. Gå igenom värdekolumnerna i hela provfilen och rätta ogiltiga uppgifter i källan innan leveransen används.

Kontrollera importerade talJämför filens datum och värden med rätt företag och konto. Använd Manuella saldon endast när underlaget gäller kända företagsvärden. > [!WARNING] > Använd Visa, inte Spara, när du granskar importen > På sidan Manuella saldon ändrar Visa inga värden. Tabellen kan däremot visa ett enda värde när flera importerade arbetsuppgiftsvärden hör till samma konto och datum. Om du väljer Spara kan även andra matchande värden ändras eller tas bort. Låt integrationsansvarig kontrollera hela fördelningen i stället för att försöka rätta importen genom en cell.

Kontrollera ett eller flera datum och alla berörda företag, inte bara att filen har skickats. Kontots Kontoenhet avgör om siffran ska jämföras som tid, antal eller belopp. Efter en lyckad statistikimport behöver Timeplan också uppdatera sina beräknade saldon innan värdena syns i alla rapporter och nyckeltal. Att öppna en sida startar inte den bearbetningen.
För den generella Excelprofilen behöver du kontrollera att arbetsboken verkligen innehåller data och att de förväntade värdena har sparats i Timeplan. En tom arbetsbok kan i den nuvarande importen registreras och flyttas som en lyckad import trots att inga värden har importerats. Varken en lyckad status eller att filen har flyttats räcker därför som kontroll. Jämför de avsedda datumen och kontona med underlaget innan du betraktar leveransen som klar.
Om den generella statistikfilen har flera rader för samma datum läggs värdena för varje konto ihop inom filen. Två rader med 123 respektive 144 gäster samma dag ger exempelvis ett importerat värde på 267, inte två separata saldon. Jämför därför summan av filens rader med det som visas för datumet. En senare leverans är däremot en ny behandling med egna ersättningsrisker; se rådet om omleverans nedan.
Om något saknas ska integrationsansvarig först kontrollera mottagning, profil, företag, datum och kolumnens kontokoppling för just den filen. Ett totalvärde räcker inte när uppgifterna är uppdelade på arbetsuppgifter, och en tom cell är inte i sig skäl att lägga till värdet manuellt.
Om överföringen eller behandlingen avbryts innan ni får ett tydligt resultat ska utfallet betraktas som oklart. Utgå varken från att allt sparades eller att inget sparades. Kontrollera de berörda kontona och datumen mot källfilen innan samma fil skickas igen.
Skicka inte om filen innan ni vet om den första körningen redan har sparat något. Reglerna för upprepad import behöver vara kända, så att en kontroll av ett saknat värde inte skapar dubbla eller motstridiga värden.
En giltig omleverans via samma kolumnbaserade statistikprofil kan också ta bort andra importerade värden på samma konto och datum. En företagsrad kan påverka värden som hör till arbetsuppgifter, och även importerade budgetvärden kan beröras. Jämför därför alla värden som redan finns på de aktuella kontona och datumen, inte bara den siffra som skulle rättas. Låt integrationsansvarig bestämma en kontrollerad rättelse innan filen behandlas igen. Detta är en dokumenterad brist i den profilen, inte ett avsett sätt att rensa mål eller budget.

Steg för steg

När filen innehåller medarbetaruppgifter

Förbered medarbetarfilenAnvänd den avtalade CSV-profilen för medarbetarimport och kontrollera att de obligatoriska rubrikerna och personidentifierarna finns.

Profilen för medarbetarimport känner igen rubrikerna Email, EmployeeNumber, FirstName, LastName och SocialSecurityNumber samt ytterligare kontakt- och adressuppgifter. Rubrikerna får ligga i olika ordning, men de obligatoriska rubrikerna måste finnas. Varje medarbetarrad behöver både anställningsnummer och personnummer.
En rubrik som profilen inte känner igen avvisas som fel. Importen kontrollerar också dubbletter av anställningsnummer, personnummer och e-post både inom filen och mot redan registrerade medarbetare. Rätta därför själva källfilen och identifierarkonflikten innan ett nytt försök görs.
Personnumret används för att hitta en befintlig medarbetare som ska uppdateras. Matchningen på SocialSecurityNumber söker endast bland aktiva medarbetare. Om samma person finns som en inaktiv registrering ska du därför inte utgå från att filen uppdaterar eller återaktiverar den posten. Låt integrationsansvarig reda ut hur registreringen ska hanteras och kontrollera utfallet innan filen behandlas igen, i stället för att ändra personnumret för att få en annan matchning.
Kontrollera också personuppgifterna före importen. Ett felaktigt eller återanvänt personnummer kan ge fel resultat, och en fil med personuppgifter får inte skickas via statistikimportens vanliga mottagare. Be den som ansvarar för personintegrationen bekräfta åtkomst, teckenkodning och säker överföring för just er koppling.

Kontrollera medarbetaruppgifternaJämför antalet skickade rader med integrationens resultat och kontrollera berörda medarbetare på sidan Personuppgifter.

Kontrollera både nya medarbetare och uppgifter som skulle uppdateras hos redan registrerade medarbetare. En mottagen fil betyder inte att varje medarbetare har skapats eller uppdaterats. Om en medarbetare saknas behöver integrationsansvarig granska resultatet för just den raden, bland annat obligatoriska rubriker och format på anställningsnummer, personnummer och e-post.
Ta inte bort eller ändra ett personnummer på måfå för att få importen att gå igenom. Om befintliga och importerade uppgifter motsäger varandra ska rätt person fastställas innan filen behandlas igen.
Kontrollera särskilt kontaktuppgifter som skulle lämnas oförändrade. När en valfri telefon- eller adresskolumn saknas behålls den tidigare uppgiften, men när kolumnen finns med ett tomt värde töms uppgiften. Ett tomt Email-fält tömmer också den sparade e-postadressen. Läs därför inte en tom cell som ett besked om att importen ska hoppa över uppgiften.
Om anropet avbryts eller svaret inte kan läsas är utfallet inte bekräftat. Kontrollera de medarbetare som filen skulle skapa eller uppdatera innan filen skickas igen; ett nytt försök ska inte användas som test på om den första behandlingen hann spara något.
Att medarbetaruppgifterna kommit in visar inte att ett anställningsavtal eller ett schema också har skapats. Kontrollera de delarna genom sina egna arbetsflöden innan ni börjar planera medarbetaren.

Steg för steg

När filen innehåller arbetspass

Förbered schemafilenAnvänd schemaintegrationens avtalade CSV-profil och kontrollera datum, anställningsnummer, arbetsuppgift, tider och eventuell avvikelse.

Schemaprofilen använder kolumnerna Date, EmplNo, TaskType, Start, End, Department och DayDeviation. Datum anges som ÅÅÅÅ-MM-DD. EmplNo behövs på varje rad, och Department ska stämma med den externa identifierare som satts upp för arbetsuppgiften. DayDeviation används för en heldagsfrånvaro när en sådan ingår i importen.
TaskType ska vara en typ som är konfigurerad och stöds av kopplingen, exempelvis NormTime, CompTime, Overtime, EmergencyDuty eller Standby där den typen finns. Start får ligga mellan 00:00 och 24:00, medan End får ligga mellan 00:00 och 48:00 så att ett pass kan sluta nästa dag.
Kontrollera särskilt arbetspasstyp och tider med integrationsansvarig. Sluttiden kan ligga på nästa dag; en tom tid är däremot inte alltid ett ofarligt utelämnande. Den kan innebära att ett befintligt pass för dagen tas bort. Behåll därför ett jämförelseunderlag från planeringen innan filen skickas.

Kontrollera både lyckade och avvisade raderJämför arbetspass och heldagsfrånvaro i Veckoöversikt eller Dagsöversikt med filen. Läs integrationens svar för varje rad som inte gick att importera.

Schemaprofilen kan spara giltiga rader samtidigt som felaktiga rader avvisas. Ett allmänt lyckat svar eller en fil som försvunnit från avsändarens kö betyder alltså inte att hela schemat kom in. Kontrollera vilka datum och medarbetare som faktiskt fick nya eller ersatta pass och vilka rader som fortfarande behöver rättas.
Svaret från schema-CSV-importen redovisar de rader som avvisades, medan andra giltiga rader i samma begäran kan ha sparats. Om svaret försvinner på grund av ett avbrott ska ni därför behandla utfallet som delvis okänt och jämföra varje skickad medarbetare och dag i Timeplan innan något skickas om.
Om en rad saknas, börja med anställningsnummer, arbetsuppgiftens externa id, datum, arbetspasstyp och tider. Skicka inte om hela filen innan ni vet vilka rader som redan ändrat schemat och hur er integration hanterar upprepade leveranser.
För de medarbetardagar som ingår i en giltig import ersätts de tidigare passen och heldagsfrånvaron av filens uppgifter. Tomma passfält kan därför ta bort ett tidigare pass, och ett tomt DayDeviation-fält tar bort den tidigare heldagsfrånvaron för dagen. Kontrollera även dessa borttagningar mot underlaget; dagar som inte ingår i filen ska inte tolkas som tomma importdagar.
Ersättningen gäller varje medarbetare och datum som har en giltig rad i just schema-CSV-profilen, inte alla dagar i den period som filen täcker. Två rader för samma medarbetare och datum i samma begäran avvisas som dubblett. Samtidigt kan andra giltiga rader sparas fast felaktiga rader redovisas i svaret. Kontrollera därför svaret rad för rad och jämför både ändrade medarbetardagar och de dagar som inte skickades innan ni rättar och levererar om filen. Samma delresultatsregel ska inte antas gälla för JSON-schemaimporten.

Avslutning

Kontrollera resultatet

Förväntat resultat

Avsluta med att jämföra källfilen med rätt mottagande uppgifter: kontosaldon för statistik, medarbetaruppgifter för medarbetarimport och planerade arbetspass för schemaimport. Dokumentera vilka rader som lyckades, vilka som avvisades och vem som ansvarar för rättning innan nästa automatiska leverans startar.

Hjälp

Vanliga frågor

Kan samma CSV-fil användas för alla tre importerna?

Nej. Filändelsen säger inget om vilka uppgifter Timeplan ska ändra. Statistik, medarbetare och schema har olika rubriker, mottagare och regler för matchning och sparande. Bestäm profilen utifrån innehållet innan filen skickas.

Varför syns bara en del av schemat efter importen?

Schemaintegrationen kan spara giltiga rader även när andra rader avvisas. Läs därför resultatet för varje rad och jämför planeringen med källfilen. Kontrollera inte bara om själva filöverföringen lyckades.

Ska jag använda en gammal XLS-fil eller en XLSX-fil?

Den generella Excelprofil som är dokumenterad här använder XLSX. Stöd för XLS i just den profilen behöver bekräftas innan en sådan fil skickas. Spara eller konvertera inte om en verksamhetskritisk fil utan att först kontrollera att datum och tal fortfarande är oförändrade.