Importera prognoser, bokningar och försäljning

Integrationer · Steg-för-steg-guide

Modul:

Tillvalsmodul: Importmodulen; API-koppling för Aida One

För administratörer och integrationsansvariga

Uppdaterad 2026-10-27 22:22

Kort svar

Börja med att skilja på prognos, bokning, faktisk försäljning och andra verksamhetsuppgifter. Välj därefter den profil som hör till leverantörens rapport och prova en oförändrad fil. Jämför värdena på rätt företag, datum och konto. För Aida One följer du i stället upp dagkommentaren för rätt avdelning och datum.

Förberedelse

Innan du börjar

Ta fram en representativ fil från källsystemet och anteckna rapportnamn, avsändare, datumperiod, företag och de värden ni vill använda. För Aida One behöver integrationsansvarig i stället kunna visa ett representativt API-anrop med avdelning, datum och båda kommentarsfälten. En rapport om bokade rum kan inte behandlas som faktisk försäljning även om båda levereras som semikolonseparerad text.

Alla importvägar i guiden kräver tillvalsmodulen Importmodulen. Aida One kräver dessutom API-koppling, och API-användaren behöver läs- och skrivåtkomst till Veckoöversikt.

Kontrollera rapportens innehåll innan uppgifterna används i planeringen

En ändrad kolumnordning eller ett felaktigt talformat stoppas inte alltid av importen. IDeaS och ICG Nordic har profiler som läser kolumnerna i en bestämd ordning, och ett belopp med decimaler kan tolkas med fel storlek. Jämför därför en aktuell provrapport med det faktiskt sparade resultatet innan ni använder värdena som planeringsunderlag.

Steg för steg

Välj datakälla

Bestäm vad värdet betyderKontrollera om filen gäller bokningar, prognos, försäljning eller en annan verksamhetshändelse.

Rebnis Jupiter Bokade rum visar bokade och preliminära rum. Rebnis Jupiter Bokade artiklar beskriver i stället kommande restaurangbokningar. Skillnaden spelar roll när ett värde används som underlag för planering.
Rebnis Callisto Försäljning artiklar och ICG Nordic gäller försäljning, men artiklar och belopp identifieras på olika sätt i respektive fil. Välj därför inte profil enbart utifrån att kolumnerna innehåller datum och belopp.
IDeaS Forecast är en Excelrapport för prognostiserad beläggning. Den nuvarande profilen skapar automatiskt konton för prognosens beläggning, ankomster, avgångar och kvarboende. Kapacitet och redan bokade värden är andra underlag och ska inte räknas som samma prognos. Vilka ytterligare fält som ska ingå är ännu inte fastställt. Om ni behöver fler kolumner måste integrationsansvarig bekräfta deras koppling; ett värde som finns i Excelrapporten får inte antas komma in automatiskt.
Aida One använder inte längre en filprofil som Timeplan tolkar. En extern integration formar färdiga värden för comment och extendedComment och skickar dem till Timeplans publika API som dagkommentarer för en avdelning. Importen skapar inga kontosaldon eller någon vanlig statistikkörning. Kontrollera därför avdelningens kommentar i Veckoöversikt, inte ett konto som råkar ha ett liknande namn.

Kontrollera filprofil, API-väg och företagStäm av rapportens format, avsändare och företagets Import-id med integrationsansvarig när ni använder en filprofil. För Aida One kontrollerar ni i stället API-åtkomst och vilken avdelning varje uppgift ska kopplas till. Kontrollera därefter vilka konton eller dagkommentarer som ska få uppgifterna.

Jupiter och Callisto använder semikolonseparerad text men olika artikelnycklar. IDeaS använder XLSX, medan ICG Nordic har ett eget textformat. En fel profil kan ge saknade eller felplacerade värden även när filen går att öppna.
För filprofilerna används den avtalade avsändaradressen för att hitta företaget genom Import-id på sidan Företag. Mottagaradressen väljer däremot e-postprofilen. Om avsändaren eller mottagaren ändras behöver rätt koppling kontrolleras innan nästa fil behandlas; filens namn väljer inte profilen.
Statistikens kolumner och artikelvärden kopplas genom Externt id, andra system på sidan Konton. Det är inte samma uppgift som företagets Import-id eller kontots Externt id, lönesystem. Bevara den externa kontokopplingen även om visningsnamnet behöver bli tydligare, så att nästa leverans fyller samma konto.
För Jupiter-rum och andra profiler där varje kolumn motsvarar ett konto söker importen först efter verksamhetens importidentifierare tillsammans med kolumnnamnet, sedan efter enbart kolumnnamnet. Håll därför kopplingarna isär när flera verksamheter inom samma företag skickar likadana kolumner. Annars kan deras leveranser ersätta varandras värden på samma konto och datum.
Jupiter-artiklar använder artikelnumret tillsammans med värdet för antal eller belopp. Callisto använder i stället artikelnamnet, och ICG Nordic utgår från artikelgruppen som står mellan klamrar i källfilen. De profilerna har både detaljkonton och totalkonton. Kontrollera vilka ni ska använda i uppföljningen, så att inte ett totalvärde läggs till en gång till efter att detaljerna redan har summerats.
Om ett Jupiter- eller Callisto-konto bara har kopplats till artikelns nummer eller namn bör ni inte anta att antalet hamnar där. I den nuvarande artikelimporten kan ett nytt kombinationskonto för artikel och värdetyp skapas innan den äldre reservkopplingen används. Kontrollera därför vilket konto som faktiskt fick Antal respektive Belopp, även när en äldre koppling redan finns.
Aida One-vägen kräver dessutom tillvalsmodulen API-koppling. Varje post anger ett departmentExternalId som ska matcha exakt, inklusive stora och små bokstäver, mot en avdelning som API-användaren har åtkomst till. Timeplan använder en integrationsbestämd extern avdelningsegenskap när en sådan finns och annars avdelningens externa nummer. Om egenskapen är tvetydigt konfigurerad eller om en avdelning saknas eller matchar flera avdelningar stoppas hela anropet och inget skrivs.

Steg för steg

Prova leveransen

Behandla en provfilLåt integrationsansvarig köra den avtalade filprofilen med en oförändrad provfil och spara körningsresultatet. För Aida One använder ni i stället ett representativt API-anrop och sparar både anropets innehåll och svaret. > [!WARNING] > Kontrollera tidigare värden och kommentarer före provleveransen > En ny statistikleverans kan ta bort äldre värden från andra importkörningar på samma konto och datum. När ett företagsvärde skrivs kan även tidigare arbetsuppgiftsvärden påverkas. Låt integrationsansvarig kontrollera om kontot också används för budget eller andra importer innan provet behandlas. Använd inte tomma eller ogiltiga fält för att hoppa över tidigare värden; den kolumnbaserade importen kan göra dem till nollvärden och ändå ersätta underlaget. > > För Aida One ersätts avdelningens dagkommentar för de datum som ingår i API-anropet, även om kommentaren tidigare skrevs manuellt. Om comment är tomt tas den sparade dagkommentaren bort. Kontrollera därför avdelning och datum samt om viktig manuell information riskerar att försvinna innan anropet skickas.

Kontrollera vilket datumfält profilen läser och vilken period filen avser. Ett datum som tolkas på fel sätt kan ge ett värde på fel dag trots att själva talet ser rimligt ut.
För Rebnis Jupiter Bokade rum ersätter filen värden för de datum som faktiskt finns i den. Ett framtida datum som saknas i nästa fil ska därför inte läsas som en avbokning eller som värdet noll. Jämför både de levererade datumen och de datum som saknas med föregående underlag innan ni drar slutsatser av en förändrad prognos.
I Jupiter Bokade artiklar och Callisto Försäljning artiklar kan en rad med ett ogiltigt tal hoppas över utan tydligt radfel. Ett otolkbart datum kan i stället hamna på ett minimidatum, och Jupiter kan rapportera en fil som lyckad även när ett kolumnfel gav noll inlästa värden. Kontrollera därför en känd artikel, datum, antal och belopp i den sparade datan för just den profil som kördes; filstatus ensam räcker inte.
Om filens rubriker, artikelnyckel eller avgränsare har ändrats i källsystemet ska profilen granskas. Byt inte bara filändelse eller flytta kolumner på chans, eftersom återkommande leveranser då kan bete sig annorlunda.
För IDeaS och ICG Nordic räcker det inte att rubriktexten ser rätt ut: profilen använder en fast kolumnordning och läser inte filens egna rubriker som en ny koppling. Om IDeaS flyttar kolumner kan importen därför läsa ett tal som ett annat prognosvärde utan att visa ett fel. Jämför en aktuell originalrapport med den avtalade kolumnordningen och kontrollera flera namngivna värden på rätt konto och datum efter provet. För ICG behöver även artikelgruppens klammerformat stämma. Be integrationsansvarig jämföra leverantörsfilen med den avtalade strukturen i stället för att förlita sig på att importen alltid avvisar en ändrad rapport.
När du följer upp ett radfel i IDeaS Forecast behöver du jämföra med den oförändrade originalarbetsboken. Profilen anger att data ska börja på rad 9, men den nuvarande importen börjar läsa redan på fysisk rad 8. Även radnumren i loggen är förskjutna med en rad. Ändra därför inte en rad enbart för att dess nummer står i felmeddelandet. Be integrationsansvarig jämföra datumet och värdena på de berörda raderna med originalfilen innan ni rättar underlaget eller skickar det igen.
För IDeaS Forecast skapas konton automatiskt för fyra prognosvärden, men det är inte samma sak som att importen bara kan ta emot dessa fyra. Ett annat fält som redan har mappats manuellt till ett konto kan också importeras. Vilka ytterligare fält som ska ingå långsiktigt är fortfarande öppet; kontrollera den aktuella kontomappningen och dra inte slutsatsen att ett omappat fält kom med bara för att det finns i arbetsboken.
I ICG Nordic behöver artikelgruppen ha det förväntade klammerformatet. Om den avslutande klammern saknas kan filen rapporteras som lyckad trots att inga värden lästes. Stäm därför av minst en artikelgrupp, dess detaljvärden och totalen mot originalfilen även när körningsstatusen säger att importen lyckades.
Ett Aida One-anrop får innehålla högst 1 000 poster. comment får vara högst 1 000 tecken och extendedComment högst 4 000 tecken. En för lång text, en okänd avdelning eller samma avdelning och datum två gånger gör att hela anropet avvisas och inget skrivs, även för de andra giltiga posterna. Samma datum får däremot användas för olika avdelningar.
Behåll originalfilen eller det exakta API-anropet tillsammans med uppgift om vilket företag, vilken avdelning och vilket datum ni väntade er. Det gör det lättare att återskapa jämförelsen om en senare leverans ser annorlunda ut eller om ett värde behöver följas tillbaka till källrapporten.

Stäm av värdenaJämför minst ett känt datum och värde med rätt företag och konto. För Aida One öppnar du Veckoöversikt och granskar dagkommentaren för rätt avdelning och datum. > [!WARNING] > Använd inte Spara i den manuella tabellen som importkontroll > Sidan Manuella saldon kan visa bara ett av flera värden för samma konto och datum, inte summan. Visa ändrar inga värden, men Spara kan påverka även andra matchande rader. Låt integrationsansvarig granska en oklar fördelning innan någon manuell rättning görs.

För prognos, bokning och försäljning kontrollerar du rätt företag, konto och Kontoenhet på sidan Konton. Jämför antal med antal och belopp med belopp. För artikelprofilerna granskar du minst en detalj och dess total var för sig; att totalen stämmer visar inte att varje artikel har rätt koppling.
För Aida One visar du dagkommentarerna för rätt avdelning i Veckoöversikt. Cellen visar comment och högst 20 rader; när hela innehållet inte ryms visas en ellips och ett överlägg kan visa både comment och extendedComment. Jämför därför även överlägget med integrationsunderlaget när en utökad kommentar skickades. Texten visas som Markdown, medan rå HTML visas som text och inte körs.
Ett nytt Aida One-anrop skriver över båda kommentarsfälten för samma avdelning och datum. Om extendedComment utelämnas töms det tidigare utökade innehållet, medan avdelningar och datum som inte ingår i anropet lämnas oförändrade. Kontrollera därför både ett uppdaterat datum och ett datum som skulle lämnas kvar. En tom comment tar bort hela dagkommentaren för det angivna datumet och avdelningen.
Timeplan kontrollerar inte om integrationsparten har format Aida One-innehållet fullständigt. Jämför därför flygnumren i comment och uppgifterna i extendedComment, inklusive dagens sista avgång och markeringar för inställda eller tidsändrade flyg, med integrationsunderlaget. Kommentarerna hör inte till en medarbetares tidrapport eller ett kontosaldo.
Om importen har tagit emot filen men ett värde saknas behöver ni följa upp den berörda kolumnen eller artikeln i körningsresultatet. En delvis lyckad körning ska inte döljas av att andra värden syns. Jämför därför alla värden som provet var tänkt att kontrollera innan den återkommande leveransen betraktas som färdig.

Avslutning

Kontrollera resultatet

Förväntat resultat

En återkommande leverans är redo när rätt filprofil eller API-väg, företag, avdelning, datum och mål har kontrollerats med ett representativt prov. Dokumentera vilken rapportversion eller API-struktur som användes så att en senare ändring hos leverantören går att upptäcka.

Hjälp

Vanliga frågor

Varför kan jag inte jämföra bokningar med försäljning som om de var samma tal?

Bokningar beskriver ett framtida eller planerat utfall, medan försäljningsfilen beskriver registrerade transaktioner. Kontrollera därför källrapportens betydelse och vilket konto ni visar värdet på innan siffrorna används i samma planeringsbeslut.