Löneprocessen steg för steg

Lön · Steg-för-steg-guide

Modul: Lön

Tillvalsmodul: Lönekoppling

För personal- och löneansvariga administratörer

Uppdaterad 2026-10-27 11:33

Kort svar

Börja med rätt anställningsavtal och schema. Kontrollera därefter registrerad tid, frånvaro och väntande åtgärder. Stäm av rapporterna och kontrollera löneperioden. För den ordinarie lönefilen låser du företaget först. Har ni SD Worx eller Hogia Lön Plus och periodens slutdatum ligger efter dagens datum erbjuds i stället en preliminär schema- eller persondatafil.

Förberedelse

Innan du börjar

Bestäm vilken löneperiod och vilka företag arbetet gäller. Se till att ansvariga för scheman, tidrapporter, attest och lönefil vet när deras delar ska vara klara. Den som låser perioden behöver kunna följa upp händelser och bedöma om underlaget motsvarar det som faktiskt ska betalas ut.

Den här guiden avslutar arbetet med en filbaserad löneexport. Om ert lönesystem använder en direkt API-koppling behöver ni följa den särskilda överföringsvägen för den kopplingen i stället för steget som skapar en lönefil.

Lås inte perioden innan avvikelserna är bedömda

Ett låst underlag skyddar perioden mot vanliga ändringar, men det gör inte ett felaktigt avtal, en saknad stämpling eller en ouppklarad händelse korrekt. Rätta eller dokumentera avvikelsen innan lönefilen skapas.

Bedöm risken innan en äldre period öppnas

För perioder före 1 april 2026 där medarbetare omfattas av periodavstämning med referensperiod kan upplåsning och nya beräkningar påverka ackumulerade saldon. Ta fram Summeringsrapport på sidan Kontorapporter för de berörda medarbetarna före upplåsningen och stäm av rättelsevägen med löneansvarig. Vänta inte till efter upplåsningen med att göra den bedömningen.

Steg för steg

Förbered anställning och planering

Kontrollera anställningsavtal och arbetsuppgifterÖppna sidan Anställningsavtal för berörda medarbetare. Kontrollera giltighet, kollektivavtal, veckoarbetstid och vilka arbetsuppgifter som ingår.

Kollektivavtalet och anställningsvillkoren styr vilka regler och konton som används när Timeplan beräknar tid och ersättningar. Ett till synes liknande avtal kan ge ett annat resultat. Jämför därför med medarbetarens faktiska villkor, inte bara med namnet i listan.
Avtalets datum behöver omfatta den tid som ska hanteras. Om en medarbetare saknar giltigt avtal på en arbetsdag kan både planering, rapportering och löneunderlag påverkas. Kontrollera särskilt nya anställningar och avtalsbyten under perioden.
Arbetsuppgifterna avgör var medarbetaren får planeras och hur tiden kan fördelas. Kontrollera att rätt arbetsuppgift är primär när den ska användas som standard och att externa uppgifter som lönekopplingen använder är avstämda.
Kontrollera också Exportera till lön på sidan Avtal. Valet hör till kollektivavtalet, inte till medarbetaren som helhet. Exportprofilen kan utgå från avtalet på anställningen, saldot eller arbetspasset. En medarbetare kan därför ha saldon i Timeplan även om just de uppgifterna inte får ingå i den valda löneexporten.
Om villkoren ändras mitt i löneperioden ska båda avtalen ha tydliga datum utan luckor eller oavsiktlig överlappning. Kontrollera dagarna kring bytet särskilt noga eftersom de kan räknas med olika regler.

Kontrollera schematGranska arbetspassen i Veckoöversikten eller i medarbetarens Grundschema och perioder. Rätta pass som inte motsvarar det planerade arbetet.

Schemat ger sammanhang åt stämplingar, frånvaro och avvikelsekoder. Om ett pass ligger på fel dag eller arbetsuppgift kan en korrekt stämpling ändå ge ett resultat som behöver rättas senare i löneprocessen.
Ett grundschema kan lägga ut återkommande arbetspass, medan enskilda pass ändras i planeringen. Kontrollera vilken källa som styr just den berörda dagen innan du ändrar något, så att rättelsen inte skrivs över eller får fel omfattning.
Jämför planerad tid med medarbetarens avtalade arbetstid när skillnaden har betydelse för er uppföljning. Schemat ersätter inte kontrollen av faktiskt arbetad tid, men ett rimligt schema gör avvikelserna lättare att förstå.
Spara rättelsen på den sida som äger uppgiften och öppna därefter dagen på nytt. Då ser du om ändringen verkligen nådde den enskilda dagen eller om ett annat schema eller en senare planeringsändring fortfarande styr.

Steg för steg

Stäm av den arbetade tiden

Kontrollera stämplingar och frånvaroGranska registrerad tid och frånvaro på Stämplingar och saldon. Rätta saknade eller felaktiga uppgifter innan perioden låses.

Stämplingar som avviker från schemat behöver bedömas i sitt sammanhang. En tidig instämpling, ett pass på en ledig dag eller en saknad utstämpling kan kräva olika åtgärder. Välj inte en avvikelsekod bara för att få bort en varning; den kan påverka lönetillägg eller avdrag.
Frånvaro behöver ha rätt orsak och omfattning på rätt datum. Kontrollera att frånvaron inte överlappar arbetad tid på ett sätt som gör resultatet missvisande och att eventuella följddagar hanteras enligt de regler som gäller för medarbetaren.
Om en tidigare period redan är låst ska du först stämma av rättelsen med löneansvarig. Senare låsta perioder för samma företag hindrar upplåsningen av den äldre perioden och behöver därför hanteras först. Följ arbetsflödet i Öppna och stäng en löneperiod; en ändring i Timeplan ersätter inte automatiskt en lönefil som redan har behandlats i lönesystemet.
När ett saldo har räknats fram behöver kontot även vara rätt kopplat till lönesystemet. På sidan Konton skiljs Externt id, lönesystem från Externt id, andra system. Frånvarons externa kod kan i stället höra till sidan Avvikelsekoder, beroende på exportprofil. Kontrollera vilket fält er koppling faktiskt använder; ett korrekt tidsvärde räcker inte om mottagaren tolkar koden som en annan löneart.
Spara varje rättelse och kontrollera därefter saldon och beräkningsmeddelanden på nytt. Att en stämpling eller frånvarorad finns i listan är inte i sig ett bevis för att den har räknats på avsett konto.

Hantera väntande åtgärder och attestGå igenom Åtgärdslistan och Attestering tidrapporter. Fördela frågor till rätt ansvarig och kontrollera att väntande underlag har bedömts.

Åtgärdslistan hjälper dig att hitta dagar som kräver ett beslut, till exempel en saknad stämpling eller en avvikelse som behöver attesteras. Läs den enskilda händelsen innan du rättar den; samma typ av varning kan ha olika orsaker.
En tidrapport som väntar på medarbetaren eller attestansvarig är inte samma sak som en godkänd rapport. Kontrollera rapportens period och underlag innan du godkänner, skickar tillbaka eller ångrar ett tidigare beslut.
Om en ansvarig inte kan avgöra vad som hände på en viss dag bör frågan lösas med medarbetaren eller arbetsledaren medan händelsen fortfarande är möjlig att reda ut. Att bara låsa perioden gör inte underlaget mer tillförlitligt.
Attesteringen och kontrollen på sidan Löneperioder är skilda moment. Periodkontrollen kan uppmärksamma en saknad attest, men du behöver fortfarande granska och hantera tidrapporten i attesteringen. Gå tillbaka till periodkontrollen när rättelsen och eventuella nya beräkningar är klara.
Kontrollera att attesteringen verkligen omfattar rätt medarbetare och period. En godkänd rapport i en annan period eller för ett annat urval innebär inte att hela löneunderlaget är färdigt.

Steg för steg

Avsluta löneperioden

Jämför rapporterna med det förväntade utfalletTa fram tid- och kontorapporter med de konton och medarbetare som ert löneunderlag ska omfatta. Använd löneperiodens datum och jämför arbetstid, frånvaro, tillägg och saldon med det förväntade utfallet.

Rapporten ger en samlad bild av vad Timeplan har räknat fram. Gå igenom avvikande medarbetare och dagar i detalj i stället för att nöja dig med att totalsumman ser rimlig ut.
Om du hittar ett fel ska grunduppgiften rättas på rätt sida i Timeplan och rapporten tas fram igen. En manuell korrigering enbart i lönesystemet lämnar annars en skillnad mellan systemen som kan försvåra nästa avstämning.
Rapporterna och lönefilen kan både visa och välja underlag på olika sätt. Kontrollera rapporttyp, kontomall, attesturval och arbetsuppgifter, inte bara periodens totalsumma. Exportprofilens egna urval och kodkopplingar avgör sedan vilka poster som hamnar i filen.
Rapporten Preliminär lönerapport (timmar) är ett sätt att granska löneunderlaget, inte samma rapport som Felrapport från en ofullständig löneperiod. Rapportens val för endast överförda medarbetare följer avtalets inställning för löneexport; det visar inte att mottagarsystemet redan har läst in uppgifterna. På den aktuella rapportvägen används inte en valbar kontomall för den preliminära rapporten. Använd en kontorapport med mall när ni behöver stämma av ett uttryckligen valt kontourval.
Spara eller dokumentera det rapporturval som användes vid avstämningen. Det gör det lättare att upprepa kontrollen efter en rättelse och att förklara varför två rapportuttag kan ge olika totalsummor.

Kontrollera och lås företagetÖppna sidan Löneperioder, välj rätt period och kör Kontrollera period eller Kontrollera igen för företaget. Läs kontrollresultatet och utred kvarvarande fel. Om Lås period visas låser du först när underlaget är bedömt. Har ni SD Worx eller Hogia Lön Plus och periodens T o m ligger efter dagens datum erbjuds i stället Skapa schemafil respektive Skapa persondatafil.

För SD Worx och Hogia Lön Plus kan den preliminära filen skapas när periodens T o m ligger efter dagens datum och företaget har statusen Inte kontrollerad, Kontrollerad eller Kontrollerad, innehåller fel. I de två kontrollerade lägena ersätter filvalet Lås period. Den preliminära filen betyder inte att perioden har låsts eller att det slutliga löneunderlaget är klart.
Varje företag har en egen kontroll- och låsstatus inom perioden. Händelser är kolumnen med tillgängliga åtgärder, inte en gemensam länk till alla fel. När Status anger att kontrollen innehåller fel kan statuslänken öppna företagets felrapport. Läs de konkreta anmärkningarna och rätta grunduppgifterna vid behov innan kontrollen körs igen.
Äldre perioder måste låsas före senare perioder. Om en låst period behöver rättas efteråt öppnar du senare perioder först och kontrollerar de berörda företagen igen innan de låses på nytt.
Statusen Låst, innehåller fel innebär att felanmärkningar fortfarande finns kvar. Kontrollera och dokumentera varför ni fortsätter eller vilken rättelse som behövs; själva låsningen ersätter inte den bedömningen.
Om Timeplan varnar för väntande serverberäkningar behöver du kontrollera att saldona är färdiga innan underlaget används. Låsning är inte en genväg för att få en ofärdig beräkning att bli korrekt.

Skapa och lämna lönefilernaFör en ordinarie export väljer du Skapa lönefil för rätt företag i den låsta perioden. Ska du hämta en preliminär fil använder du i stället Skapa schemafil för SD Worx eller Skapa persondatafil för Hogia Lön Plus, enligt villkoren i föregående steg. Kontrollera vilka filer som laddades ned innan du lämnar dem till den som ansvarar för importen i lönesystemet.

För vissa lönesystem behöver du ange en kod innan Timeplan begär lönefilen: med Svensk Lön visas frågan Lönekod?, med Visma HRM visas Löneperiodkod? och med Personec S visas Löneperiod?. Kontrollera med löneansvarig vilken kod som ska användas för exporten. Om du väljer Avbryt eller lämnar svaret tomt begärs ingen export, så du behöver ange koden och fortsätta innan någon lönefil kan hämtas.
Antalet filer beror på den valda exportprofilen, inte bara på antalet företag. En profil kan skapa flera delar för ett enda företag. Ett exportresultat med en fil hämtas direkt, medan flera filer samlas i en zip-fil. Kontrollera vilka filer som skapades och följ lönesystemets anvisningar för importordning och godkännande. Själva importen i det externa systemet görs inte på sidan Löneperioder.
Kontrollera filnamn, period och företag innan filen lämnar Timeplan. Om en fil skapas på nytt efter en rättelse ska den ansvariga tydligt kunna skilja den nya versionen från den tidigare fil som inte längre ska användas.
Filskapandet räknar inte om saldon, ändrar inte attesteringen och bekräftar inte att lönesystemet har tagit emot uppgifterna. Följ Kontrollera löneunderlaget och skapa lönefil när du behöver arbeta vidare med företagets kontrollstatus och nedladdningen. Avstämningen hos mottagaren återstår även när filen har skapats utan fel.
En ny export innehåller det valda underlaget på nytt, inte bara ändringarna. Bekräfta därför hur mottagaren ska rätta den första importen innan en andra uppsättning läses in. Ett nytt filnamn hindrar inte att löneposter kan bli dubblerade.

Avslutning

Kontrollera resultatet

Förväntat resultat

För ordinarie lönefiler kontrollerar du att de avsedda företagen är låsta. För en preliminär schema- eller persondatafil kontrollerar du i stället rätt företag, period och filtyp utan att förutsätta låst status. Kontrollera också att filerna hör till rätt period och att den som ansvarar för lönekörningen har tagit emot eller importerat det avsedda underlaget. Stäm av eventuella fel i lönesystemet mot Timeplans rapporter innan lönen fastställs.

Hjälp

Vanliga frågor

Räcker det att en löneperiod är låst för att underlaget ska vara rätt?

Nej. Låsningen skyddar perioden, men du behöver fortfarande ha gått igenom kontrollresultatet, tidrapporterna och rapporterna. En låst period kan dessutom ha kvar statusen Låst, innehåller fel.

Vad gör vi om ett fel upptäcks efter att lönefilen har importerats?

Bestäm först tillsammans med löneansvarig hur rättelsen ska hanteras i lönesystemet. Om den äldre perioden behöver öppnas i Timeplan ska senare låsta perioder för samma företag hanteras först. Kontrollera sedan rättelsen och lås perioderna från den äldsta till den senaste. Den redan importerade filen ändras inte automatiskt.

Om perioden ligger före 1 april 2026 och medarbetare omfattas av periodavstämning med referensperiod behöver ni dessutom ta hänsyn till risken för ändrade ackumulerade saldon. Ta fram Summeringsrapporten för berörda medarbetare före upplåsningen och jämför med ett nytt uttag efter rättelsen, eller stäm av en manuell justering i en öppen period med löneansvarig.