Så här lägger du till en ny medarbetare i Timeplan.
Börja med att säkerställa om personen tidigare varit anställd och upplagd i Timeplan genom att söka efter personen på sidan Personal, bocka i rutan Utan aktivt anställningsavtal.
Om personen inte tidigare varit anställd välj då Ny+ och fyll i följande uppgifter på sidan för personuppgifter.
- Namn
- Personnummer (10 siffror i en följd)
- Födelsedatum (använd TAB för att fylla i automatisk)
- Adress
- Postnummer
- Postadress
- Telefonnummer
- E-postadress
När du lägger upp en medarbetare genereras det automatiskt ett anställningsnummer men detta kan justeras så att det stämmer överens med vad som står i lönesystemet eller enligt andra önskemål.
Efter att man har gjort förändringar på sidor i Timeplan måste man trycka på Spara för att dessa förändringar ska lagras.
På sidan Kompletterande uppgifter fyller man i vilken/vilka stämpelterminaler den anställde ska kunna stämpla på. Flera terminaler kan väljas om den anställde arbetar på flera olika platser på företaget. Om överföring av bankkontouppgifter görs, fyll även bankkonto i på denna sida. Bankkontot förs in enligt den standard som företaget förespråkar vilket ofta är fyra siffror för clearings numret, bindestreck och sedan kontonumret i en följd, exempelvis CCCC-NNNNNNN. Swedbankkonton skrivs ofta in utan den femte kontrollsiffran och följer därmed samma standard som ovan.
Nu måste personen kopplas till ett avtal och detta görs under Anställningsavtal.
Här väljer du vilket kollektivavtal den anställde ska vara knuten till, det gör du i underrubriken Anställningsavtal. Det är viktigt att välja rätt avtal för att tiden ska beräknas rätt. Läs igenom de avtal som det finns att välja på genom att hålla nere rullgardinsmenyn för kollektivavtal och fundera på vilket som är mest likt det avtal som du fysiskt tecknat med den anställde.
Har avtalet ordet Mån i namnet visar det på att detta är ett avtal för medarbetare som har en fast månadslön. Står det Tim i avtalet betyder det att den medarbetaren har en fast anställning på ett visst antal timmar men avlönas timme för timme, inte en klumpsumma månadsvis. Om en medarbetare har en fast anställning är det viktigt att du fyller i antal timmar medarbetaren ska arbeta varje vecka i rutan för Veckoarbetstid. Veckoarbetstiden ligger sedan till grund för samtlig tidsberäkning i systemet. Alla anställda måste vara kopplade till minst en Arbetsuppgift och du kan lägga till eller ta bort arbetsuppgifter om du trycker på Lägg till/Ta bort.
