Öppna och stäng en löneperiod

• En löneperiod har ett gemensamt namn och datumintervall, men varje företag kan ha en egen status i perioden. Utgå därför inte enbart från sammanfattningen i översikten när installationen innehåller flera företag.
• Inte kontrollerad betyder att periodkontrollen ännu inte har körts för företaget. Kontrollerad och Kontrollerad, innehåller fel visar resultatet av den senaste kontrollen. Låst och Låst, innehåller fel visar att företagets period är stängd för ändringar.
• Ej tillgänglig för denna löneperiod betyder normalt att företaget inte kan börja hanteras i den valda perioden ännu, exempelvis därför att en tidigare period i företagets följd inte är färdig. Börja då med den tidigare perioden i stället för att försöka kringgå ordningen.
• Om perioden inte syns i översikten kan du markera Visa alla löneperioder. Inställningen visar även äldre perioder; den låser inte upp något och ändrar inga löneuppgifter.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

Detaljvyn visar att varje företag har en egen status och en egen möjlig åtgärd i den valda löneperioden.

• Timeplan varnar för att äldre perioder kan få andra ackumulerade saldon när de räknas om enligt de nya reglerna för mertid och övertid. Rapporten före ändringen ger dig ett jämförelsevärde om utfallet behöver förklaras eller justeras.
• Ta med alla medarbetare vars avtal använder periodjustering med referensperiod och som kan påverkas av förändringen. En rapport för bara den person du först tänker ändra kan missa följdeffekter på andra saldon.
• När rättelsen är klar och perioderna har låsts igen tar du ut samma rapport på nytt och jämför resultaten. Dokumentera skillnaderna innan löneunderlaget används vidare.
• Om risken med en full omräkning är större än nyttan kan ett manuellt saldo i en öppen period vara ett bättre alternativ. Löneansvarig behöver då räkna fram justeringen och dokumentera varför den registrerades.
• Läs varningen innan du väljer att fortsätta. I vissa befintliga produktversioner kan upplåsningen genomföras samtidigt som varningen visas, så rapporten behöver vara framtagen redan innan du väljer Lås upp period.

• Timeplan bevarar periodernas datumordning. Om du behöver rätta april medan maj och juni är låsta öppnar du först juni, därefter maj och sist april. Åtgärden för april är spärrad så länge en senare period är låst.
• Upplåsningen kör periodkontrollen på nytt, tar bort låsdatumet och återställer motsvarande kontrollerade status. En period som tidigare var Låst, innehåller fel återgår därför till ett kontrollerat läge där felen fortfarande behöver bedömas.
• Öppna bara de perioder som behövs för att nå rätt datum. Varje upplåst period kan påverkas av senare ändringar och behöver kontrolleras och stängas igen innan arbetet är färdigt.
• Om knappen saknas kan perioden redan vara öppen, en senare period fortfarande vara låst eller din administratör sakna rätt till företaget. Kontrollera status och företagsrad innan du ber om ändrad behörighet.

• En upplåst period gör äldre uppgifter redigerbara, men talar inte om vilken rättelse som är riktig. Använd det underlag som löneansvarig har godkänt och undvik att ändra andra avtal, regler eller registreringar samtidigt.
• Ändringar i arbetad tid, frånvaro, avtal eller beräkningsregler kan påverka fler konton och saldon än den synliga grunduppgiften. Kontrollera därför både den berörda dagen och periodens sammanställning efter att uppgiften har sparats.
• Om perioden redan har gått till lön behöver du dokumentera vad som ändrades i Timeplan och hur skillnaden ska hanteras i lönesystemet. Den senare periodkontrollen visar Timeplans nya resultat, inte om en extern lönekörning har korrigerats.

• Kontrollen söker bland annat efter fel i löneunderlaget, avtalsproblem samt saknade eller ej godkända tidrapporter. Resultatet blir Kontrollerad när underlaget är komplett och Kontrollerad, innehåller fel när något återstår.
• Öppna rapporten från den ofullständiga statusen när du behöver se vilka uppgifter som ligger bakom resultatet. Rätta grunduppgiften på den sida som den hör till och kör sedan kontrollen igen.
• En varningsstatus är inte alltid ett tekniskt fel som kan tas bort direkt. Om ni efter utredning väljer att låsa trots en kvarstående avvikelse ska beslutet vara medvetet och dokumenterat; Låst, innehåller fel är inte samma sak som ett felfritt underlag.
• Kontrollera även Stämplingar och saldon och de rapporter som är relevanta för ändringen. Periodens tidigare kontrollresultat beskriver inte säkert läget efter en retroaktiv omräkning.

• Serverkön innehåller beräkningar som ännu inte är färdiga. Om du låser innan de har behandlats finns en risk att inte alla saldon är aktuella när du granskar resultatet.
• Varningen inför låsning visas bara när gränsen för kövarningen är inställd på ett värde större än noll och antalet köade rader för de valda företagen når den gränsen. Om gränsen är noll visas inte varningen, och en kö under gränsen ger inte heller någon fråga. Att du inte får en varning betyder därför inte att kön är tom eller att alla saldon är färdigberäknade. Kontrollera beräkningarna före låsningen även när ingen fråga visas.
• Välj att avbryta låsningen när du inte säkert kan avgöra att beräkningarna är klara. Vänta tills kön har minskat och kör periodkontrollen på nytt i stället för att förlita dig på ett äldre resultat.

• Låsningen sker i motsatt ordning mot upplåsningen. Om du öppnade juni, maj och april låser du april först, därefter maj och sist juni. En senare period kan inte låsas medan en tidigare period i företagets följd fortfarande är öppen.
• En komplett kontroll blir Låst. Om kontrollen fortfarande innehåller fel bevaras det i statusen Låst, innehåller fel, så att det inte ser ut som om avvikelsen försvann när perioden stängdes.
• Efter en lyckad låsning visas låsdatum och vem som senast ändrade statusen. Kontrollera dessa uppgifter efter varje period innan du går vidare till nästa.
• För en låst period använder du Skapa lönefil med en filbaserad lönekoppling. Med en API-integrerad lönekoppling visas i stället Exportera. Stäm av med löneansvarig hur en ny fil eller överföring ska hanteras efter rättelsen, innan du använder åtgärden.

• För perioder före den 1 april 2026 jämför du särskilt Summeringsrapportens ackumulerade saldon före och efter omräkningen. En oväntad skillnad behöver utredas innan resultatet används för lön.
• Kontrollera att ändringen syns där du förväntar dig och att inga andra medarbetare eller företag har fått oavsiktliga förändringar. Jämförelsen ska omfatta hela den berörda periodkedjan, inte bara den äldsta rättade perioden.
• Om en lönefil redan hade behandlats behöver löneansvarig hantera skillnaden separat, exempelvis som en rättelse i kommande lönekörning. Att Timeplan nu visar rätt värde betyder inte att den externa lönen har ändrats.