Så här skickar du ut passförfrågningar som administratör
Så här skickar du ut passförfrågningar som administratör
Du som avdelningschef eller schemaläggare kan använda appen för att enkelt kommunicera med all personal på din avdelning och få en bra översikt över vem som kan/inte kan arbeta på obemannade pass eller vid frånvaro. Du som administratör arbetar huvudsakligen genom veckoöversikten och det reflekteras i appen för medarbetarna.
Om du vill skicka ut en passförfrågning till en eller flera anställda gör du det via Veckoöversikten i Timeplan och väljer vilken/vilka arbetsuppgifter du vill arbeta med samt tidsperioden.
När du har fått fram veckoplaneringsvyn kan du se din personal listad och det finns även en rad som heter Obemannade Pass. Klickar du på [+] får du fram en lista med alla pass du kan lägga ut.
Välj det/de arbetspass du vill skicka förfrågningar för och klicka OK.
Passen lägger sig i raden "Obemannade Arbetspass" och när du vill skicka ut förfrågningar klickar du på det aktuella passet. Alla anställda som kan arbeta på det passet och som är kopplade till den arbetsuppgiften blir markerade i turkost och ett litet kuvert kommer fram vilket visar att det går att skicka förfrågningar till dom.
På de anställda som inte har ett litet kuvert saknas det kontaktuppgifter eller så har hen stängt av notiser i sin telefon och därför kan man inte skicka förfrågan till dem.
Man klickar antingen på det lilla kuvertet för utvald medarbetare eller på "markera alla " bredvid det obemannade arbetspasset som du önskar skicka en förfrågan till.
Kuvertet blir då mörkt markerat för att indikera att medarbetaren är vald.
Klicka därefter på det röda fältet "köade passförfrågningar" i det övre högra hörnet för att skicka ut din förfrågan.
De anställda du valt att skicka en förfrågan till får en notis och hänvisas till appen för att besvara passförfrågan.
Symbolerna i veckoöversikten kommer att uppdateras allt eftersom de anställda svarar ja/nej till förfrågningarna.
När du som administratör vill tilldela passet till någon utav de som tackat ja, klickar du på det gröna kuvertet. Det lediga passet flyttas då automatiskt på vald medarbetare.
Det går att tilldela arbetspass även på medarbetare som inte svarat eller valt att tacka nej, en varningstext kommer då upp.
Om de anställda har markerat i sin kalender om de kan/inte kan arbeta så ser det ut så här:
Genom att föra muspekaren över symbolen med pratbubblan kan du se den information/förbehåll din medarbetare skrivit in i sin kalender.
Om du ångrar ett utskick av passförfrågan kan du klicka på det obemannade passet och klicka på Ta bort. En varning kommer då upp om att passets skickats ut med fråga om du vill meddela de som tackat ja att passet inte längre är ledigt, klicka på OK.
Vanliga frågor:
- Varför kan jag inte skicka ut passförfrågan till min medarbetare även om det finns kontaktuppgifter inlagt på sidan -Personuppgifter i Timeplan?
Svar: Medarbetaren kan aktivera/inaktivera notiser i via telefonens inställningar för appen.