Så här skickar du ut passförfrågningar som administratör
Så här skickar du ut passförfrågningar som administratör
Du som avdelningschef eller schemaläggare kan använda appen för att enkelt kommunicera med all personal på din avdelning och du kan enkelt få en bra översikt över vem som kan jobba på obemannade pass eller vid frånvaro. Du som administratör arbetar huvudsakligen genom veckoöversikten och det reflekteras i appen för medarbetarna.
Om du vill skicka ut en passförfrågning till en eller flera anställda gör du det via Veckoöversikten i Timeplan och väljer vilken/vilka arbetsuppgifter du vill arbeta med samt tidsperioden.
När du har fått fram veckoplaneringsvyn kan du se din personal listad och det finns även en rad som heter Obemannade Pass. Klickar du på [+] får du fram en lista med alla pass du kan lägga ut.
Välj det eller dom passen du vill skicka förfrågningar för och klicka OK.
Passen lägger sig i raden "Obemannade Arbetspass" och när du vill skicka ut förfrågningar klickar du på det aktuella passet. Alla anställda som kan jobba det passet och som är kopplade till den arbetsuppgiften blir markerade i turkost och ett litet kuvert kommer fram vilket visar att det går att skicka förfrågningar till dom. På de anställda som inte har ett litet kuvert saknas det kontaktuppgifter och därför kan man inte skicka förfrågan till dem. Man klickar på det lilla kuvertet på alla anställda man vill skicka en förfrågan till (det blir då grått för att indikera att det är markerat) och trycker sen på den röda knappen i det övre högra hörnet för att skicka en förfrågan.
Dom anställda du valde att skicka en förfrågan till får ett sms eller e-mail med ett automatiserat meddelande och hänvisas till appen för att svara.
Symbolerna kommer att ändras allt eftersom att dom anställda tar ställning till förfrågningarna.
När du som ansvarig har fått in tillräckligt många svar bestämmer du vem som ska få passet genom att trycka på passet, precis som när en förfrågan skulle skickas, och sen trycka på den personen du vill ge passet till. Om en förfrågan har skickats ut och personen inte har svarat eller har svarat nekande kommer Timeplan varna om det, annars flyttas passet automatiskt ned till den anställdas rad. Samtidigt skickas två sorters meddelande ut; ett till personen som fick passet och ett om att det blev tilldelat någon annan skickas ut till alla som har anmält intresse.
I Systeminställningar kan man justera om passets namn eller förkortning ska visas när man kommunicerar med sin personal. Tiden för arbetspasset visas alltid. Vi på Supporten hjälper dig gärna att ställa in det.
För att man som schemaläggare inte ska behöva skicka ut till anställda som inte kan jobba finns det en funktion i appen där den anställde kan skriva om denne är tillgänglig för arbete.
Det görs i Kalendern i appen och dessa noteringar visas sen i Veckoöversikten i Timeplan.
Genom att föra muspekaren över symbolen med pratbubblan kan du se den information/förbehåll din medarbetare skrivit in i sin kalender.