Timeplan avgör först vilken rast som ska användas. En registrerad rast går före en manuellt angiven rast, som i sin tur går före avtalets automatiska rastregel. När en automatisk regel används jämför Timeplan den rastgrundande tiden med regelns intervall. Därefter påverkar rastens längd, lunchdel och placering dagens tider och saldon.
Rasten kan komma från en registrering, ett arbetspass eller en automatisk avtalsregel. Timeplan lägger inte ihop dessa till flera avdrag för samma rast, utan använder det första tillämpliga alternativet i följande ordning:
- Registrerad rast används när medarbetaren har stämplat eller registrerat en rast. Den går före både en manuell rast på arbetspasset och en automatisk rastregel.
- Manuellt angiven rast på arbetspasset används när det inte finns en registrerad rast och den rastgrundande tiden når avtalets Min. gräns för manuell rast.
- Automatisk rastregel används när det inte finns en rast med högre prioritet och arbetspasset ska beräknas enligt avtalet.
- Inget automatiskt rastavdrag görs när ingen av källorna är tillämplig.
Prioriteringen förklarar varför rastresultatet inte alltid motsvarar intervallet i den automatiska rastregeln. Även om avtalet har en sådan regel kan Timeplan i stället ha använt en registrerad eller manuell rast.
När en automatisk rast ska användas avgör arbetssituationen vilken regel som gäller. Därför kan två lika långa arbetsperioder få olika rast när underlagen skiljer sig åt:
- Rastregel används för vanligt schemalagt arbete.
- Rastregel utan arbetspass används när medarbetaren arbetar utan ett schemalagt pass.
- Rastregel vid komp- och egendefinierade pass kan användas när sådana pass ska beräknas enligt en särskild rastregel.
- En rastregel kan också vara knuten direkt till ett arbetspass eller en passmall. När du utreder ett oväntat resultat behöver du därför kontrollera både passet och avtalsinställningarna.
Vilka regler som är valda för avtalet visas under Kontoinställningar. Själva intervallen och rasttiderna finns på sidan Rastregler.
Den tid som Timeplan jämför med rastregelns intervall kallas rastgrundande tid. Underlaget motsvarar inte alltid tiden mellan dagens första och sista stämpling eller arbetspassets planerade längd.
Rastunderlaget påverkas av följande regler:
- Den arbetstid som hör till det sammanhängande arbetspasset ingår.
- Frånvaro ingår när den Avvikelsekod som används har inställningen Rastavdrag.
- Negativ flex kan räknas med. Om tiden redan ingår i den vanliga schematiden räknas den inte en gång till.
- Positiv flex räknas inte in i rastunderlaget. Därför behöver extra arbetad tid som blir positiv flex inte flytta beräkningen till nästa rastintervall.
När flera passdelar ligger sammanhängande behandlar Timeplan dem som en helhet. Den första passdelen med en tillämplig rastregel bestämmer vilken regel som används för hela det sammanhängande arbetspasset.
Varje rad i en rastregel har en övre tidsgräns som ingår i intervallet. När den rastgrundande tiden är exakt lika lång som gränsen används därför den raden, medan redan nästa sekund hör till nästa intervall.
Om tiden är längre än regelns högsta gräns ger regeln varken automatisk rast eller reserverad lunch. Den sista radens värden fortsätter alltså inte automatiskt att gälla för längre arbetspass. En vald regel ger därför bara ett rastresultat när något av dess intervall täcker den beräknade tiden.
Rasttid är hela avdraget. Varav lunchtid anger hur stor del av rasttiden som Timeplan reserverar som lunch, inte en tid som läggs ovanpå den totala rasten.
Om en regel exempelvis ger 60 minuters rast, varav 30 minuter lunch, är det totala avdraget fortfarande 60 minuter. De återstående 30 minuterna är annan rast. Exemplet beskriver sambandet mellan värdena och är inte en rekommendation för hur ert avtal ska ställas in.
Om rasten saknar en särskild placering lägger Timeplan den mitt i den rastgrundande tiden. Rasten delar då upp arbetstiden i en del före och en del efter rastintervallet.
När ett sammanhängande arbetspass består av flera passdelar fördelas rasten i förhållande till delarnas längd och avrundas till fem minuter. Fördelningen görs i första hand på passdelar som är minst 30 minuter långa.
Placeringen är viktig även när rastens totala längd är rätt. Den avgör vilken arbetstid som återstår före och efter rasten och kan därför påverka bland annat arbetad tid, schematid, OB och helgtillägg.
När övertid ligger intill ett schemalagt pass beräknar Timeplan först rasten för schematiden och därefter för hela tiden inklusive övertiden. Om den längre tiden träffar ett intervall med större rast dras även skillnaden mellan rasttiderna.
Timeplan drar i första hand den extra rasten från övertiden. Om övertiden är kortare än hela den extra rasten dras däremot hela den extra rasten från arbetspasset. Avdraget begränsas alltså inte till den del som ryms inom övertiden.
Samma princip används när en registrerad avvikelse som ingår i den rastgrundande tiden gör att ett större rastavdrag börjar gälla.
När en avvikelsekod med Typ: Lunch används jämför Timeplan den registrerade lunchen med regelns reserverade lunchdel. Registreringen ersätter tiden under Varav lunchtid, men resten av rasten ligger kvar. Om regeln till exempel innehåller 30 minuters lunch och 30 minuters annan rast ligger den andra halvtimmen kvar när lunch registreras.
Skillnaden mellan registrerad och reserverad lunch hanteras så här:
- En längre lunch ger negativ lunchflex för den överskjutande tiden. Skillnaden sparas som ett saldo när avtalet har ett tillämpligt Konto för minustid.
- En kortare lunch hanteras enligt valet Vid kort lunchtid under avtalets Kontoinställningar. Beroende på detta val ger skillnaden positiv lunchflex eller ett resultat för den valda passtypen.
- Positiv lunchflex kräver ett Konto för plustid. Om avtalet ska använda en vald passtyp behöver den också vara kopplad till rätt avvikelsekod.
- Om en nödvändig konto- eller kodkoppling saknas skapas inte det förväntade saldot eller resultatet. Saknas kopplingen för den valda passtypen visar Timeplan ett fel som gäller avtalsinställningen.
När du utreder ett oväntat rastresultat behöver följande uppgifter och inställningar stämma överens:
- Intervall och rasttider: Rastregelns tidsintervall, totala rasttid och reserverade lunchdel avgör om den rastgrundande tiden täcks och hur avdraget delas upp.
- Regel för arbetssituationen: Schemalagt arbete, arbete utan pass samt komp- och egendefinierade pass kan använda olika regler.
- Arbetspassets rastval: Kontrollera om passet använder automatisk avtalsrast eller en manuellt angiven rast. En manuell rast kan gå före den automatiska regeln.
- Minsta gräns: Avtalets Min. gräns för manuell rast avgör när den manuella rasten börjar användas.
- Avvikelsekoder: Rastavdrag styr om frånvaro ingår i underlaget och Typ: Lunch om en registrering ska jämföras med lunchdelen.
- Konton och kodkopplingar: Plus- och minustid kräver rätt kopplingar för att ge förväntat saldo eller resultat när lunchen avviker från den reserverade tiden.
- Arbetsperiodens uppbyggnad: Sammanhängande passdelar, intilliggande övertid och eventuell särskild placering kan ändra vald regel, rastens storlek, fördelning och placering.
Rasten minskar den del av arbetet eller frånvaron som överlappar rastintervallet. Därför kan samma antal rastminuter ge olika resultat beroende på var i arbetsperioden rasten ligger.
- Arbetad tid och schematid minskar där rasten dras.
- OB och helgtillägg kan påverkas om rasten ligger under en tid som annars hade gett ersättning.
- Rast som ska bokas förs till avtalets Rastkonto tillsammans med rätt tidsintervall, arbetsuppgift och avtal.
- Rast som dras från frånvaro bokas inte på rastkontot.
- Pass över midnatt behåller passets beräkningsdatum för rasten, även om rastintervallet visas med ett klockslag efter 24:00.
- En registrerad rast finns. Om avtalsregeln skulle ge 30 minuters rast använder Timeplan ändå registreringen och lägger inte regelns 30 minuter ovanpå den. Börja därför med dagens registreringar innan du jämför resultatet med rastregeln.
- En manuell rast når inte gränsen. Den manuella rasten används inte när dagens rastgrundande tid ligger under Min. gräns för manuell rast. Kontrollera om en automatisk rastregel är tillämplig eller om resultatet ska sakna rastavdrag.
- Tiden passerar gränsen med en sekund. Vid exakt 06:00 används raden som gäller till och med 06:00. 06:00:01 hör till nästa intervall. Finns inget nästa intervall blir den automatiska rasten noll eftersom regelns högsta gräns har passerats. Kontrollera både den träffade radens övre gräns och om en efterföljande rad finns.
- Registrerad lunch är kortare. Om regeln reserverar 30 minuter men 20 minuter registreras hanteras de återstående 10 minuterna enligt Vid kort lunchtid. Med rätt pluskonto blir skillnaden positiv lunchflex; om avtalet pekar ut en passtyp blir den ett resultat för den passtypen. Kontrollera valet för kort lunch samt konto- och kodkopplingar. En kortare lunch skapar alltså inte automatiskt samma sorts saldo i alla avtal.
- Rastregler visar regelns tidsintervall, den totala rasttiden och hur stor del som är lunch. Det är dessa värden Timeplan använder när den rastgrundande tiden träffar ett intervall.
- Kontoinställningar visar rastregler för olika arbetssituationer, minsta gräns för manuell rast, rastkonto och hur en kortare lunch ska hanteras. Inställningarna kopplar rastregelns tider till rätt arbetssituation och resultat.
- Arbetspass visar om rast anges manuellt eller beräknas automatiskt enligt avtalet. Kontrollera passets inställning när resultatet inte följer den automatiska regel du förväntar dig.
- Stämplingar och saldon visar dagens registreringar och resultat. Börja där när avdraget skiljer sig från både arbetspassets manuella värde och avtalsregeln, eftersom en registrerad rast har högst prioritet.
- Avvikelsekoder visar om Rastavdrag gör att frånvaro ingår i rastunderlaget och om kodens typ gör att registreringen behandlas som lunch och jämförs med regelns reserverade lunchdel.
Följ samma ordning som Timeplan använder i beräkningen. En rast med högre prioritet kan förklara resultatet innan du behöver granska den automatiska regeln.
- Kontrollera om det finns en registrerad rast.
- Kontrollera om arbetspasset har en manuell rast och om Min. gräns för manuell rast är uppnådd.
- Om automatisk rast ska användas kontrollerar du vilken regel som gäller för arbetssituationen, vilken rastgrundande tid Timeplan har räknat fram och vilket intervall tiden träffar.
- Kontrollera slutligen sammanhängande passdelar, övertid, lunch och rastens placering.
Det kan saknas ett intervall som täcker den rastgrundande tiden. Om tiden passerar regelns högsta gräns fortsätter inte den sista radens rast att gälla. Kontrollera också att rätt regel används för arbetssituationen och att en registrerad eller manuell rast inte har gått före den automatiska regeln.
Rastens placering avgör vilken del av arbetstiden som tas bort. Om rasten ligger under en tid som annars hade gett OB eller helgtillägg påverkas också det resultatet. Kontrollera därför både rastens längd och dess tidsintervall.
Nej. Att spara ändrade intervall räknar inte om redan beräknade resultat. Berörda datum behöver räknas om separat om de ska följa den nya regeln. Redan utrullade grundscheman uppdateras inte heller automatiskt när innehållet i en rastregel ändras.