Ledigheten, det planerade arbetspasset, det beräknade frånvarosaldot och löneunderlaget är olika lager. En godkänd ledighet kan skapa frånvaro på kalendern utan att passet raderas. Vid beräkningen använder Timeplan frånvarokodens regler och passets tider för att skapa saldo. Löneexport och rapporter kan därefter representera samma uppgifter på ett annat sätt.
En ledighetsansökan beskriver period, omfattning och status. När den godkänns skapas den matchande frånvaron i planeringen. Det planerade passet kan ligga kvar som beräkningsunderlag; frånvaron läggs ovanpå planeringen och ska inte tolkas som att schemat har försvunnit.
Semester beräknas när en avvikelsekod av typen Semester används. Koden pekar på kontot som tar emot resultatet och anger om heldags- och deltidsfrånvaro är tillåten. Annan ledighet använder sin egen avvikelsekod och kan följa andra beräkningsregler; semesterns fem- eller sjudagarsmodell ska därför inte användas som en allmän regel för all ledighet.
När det finns ett pass hämtas semesterresultatets tid från den semestergrundande delen av passet efter tillämpligt rastavdrag. Konto, enhet, tecken, arbetsuppgift, kollektivavtal och godkännandestatus följer frånvarons beräkningsunderlag.
Max semesterdagar/vecka styr hur en semesterdag kan kvalificera sig:
- Med 7 dagar krävs ett planerat pass för att semesterberäkningen ska skapa resultat.
- Med 5 dagar kan en berättigad semesterdag ge antal 1 även utan pass. Ett tidskonto får då 0 timmar eftersom ingen passtid finns.
- Femdagarsmodellen räknar måndag–söndag. De första fem berättigade semesterdatumen får antal 1. Ett senare datum samma vecka får antal 0.
- Lördag och söndag utesluts inte bara för att de är helg. Pass, inställningar och veckogräns avgör utfallet.
I nuvarande beräkning kan den sjätte semesterdagen med ett pass få antal 0 men ändå behålla passets tidsresultat. Detta är en dokumenterad öppen kravfråga. Kontrollera därför både antal och tid; anta inte att noll i ena enheten betyder noll i den andra.
Om Generera frånvarotimmar vid semester på röda dagar är avstängd skapas inget semestersaldo på en konfigurerad helgdag, oavsett om det finns ett pass. När inställningen är på prövas dagen enligt samma pass- och veckoregler som andra datum. I femdagarsmodellen ska en röd dag som inte ger semesterresultat inte förbruka en av de fem berättigade dagarna.
Semesterberäkningens saldo är inte samma sak som den slutliga lönearten eller lönefilens rad. Inställningen Semesterberäkning kan styra hur ett lönesystem eller en rapport representerar semestern, men den ändrar inte den verifierade grundberäkningen av semestersaldot i Timeplan.
En rapport kan också ha ett smalare urval än kalendern. Semesteröversikt bygger exempelvis på heldagsplanerad semester och sammanhängande perioder. En deltidsregistrering eller ett datum som inte gav ett berättigat resultat kan därför synas annorlunda i rapporter och saldovyer.
- Ledighetens status, datum och omfattning avgör vilken frånvaro som skapas i planeringen.
- Det planerade passet och rasten ger tidsunderlaget när beräkningen kräver ett pass.
- Avvikelsekodens typ och konto avgör vilken beräkning och vilket saldo som används.
- Max semesterdagar/vecka väljer fem- eller sjudagarsmodellen.
- Röd-dag-inställningen avgör om semester kan ge resultat på en helgdag.
- Lönesystemets exportprofil och semesterinställning påverkar representationen efter beräkningen, inte semestersaldots grundregel.
Ett manuellt saldo kan dölja ett felaktigt pass, en felaktig frånvarokod eller en felaktig veckoinställning. Kontrollera först ansökan, kalendern och beräkningsinställningarna, och bestäm därefter tillsammans med löneansvarig om en manuell korrigering behövs.
En semesterkod ligger på en tisdag utan planerat pass. Med femdagarsmodellen kan dagen ge antal 1 och 0 timmar. Med sjudagarsmodellen skapas inget semesterresultat eftersom pass saknas.
Om röd-dag-inställningen är avstängd ger den röda dagen inget semestersaldo. I femdagarsmodellen ska den inte heller räknas som en tidigare berättigad semesterdag när nästa datum prövas.
- Hantera semester beskriver arbetsflödet för ansökan, planering och kontroll.
- Avvikelsekoder äger typ, konto och tillåtna registreringssätt.
- Anställningsavtal och Avtalsinställningar innehåller berörda avtalsval.
- Frånvaro- och avvikelserapporter visar rapporterade perioder och saldon med sina egna urval.
Passet är ofta underlag för hur mycket frånvaro som ska beräknas. Frånvaron ersätter arbetet i resultatet utan att planeringen måste raderas.
I femdagarsmodellen kan ett semesterdatum utan pass ge ett antalsresultat. Utan pass finns ingen planerad tid att skapa ett tidsresultat från.
Löneprofilen kan översätta eller gruppera semester på ett sätt som inte motsvarar saldovyn rad för rad. Jämför först Timeplans beräknade saldo och därefter exportens regler.