Schemaläggning - tankar och idéer för smart planering

Medarbetarna är ju ett företags dyraste resurs. Att schemalägga smart är ett bra sätt för företaget att nyttja resurserna då dom bäst behövs.

Medarbetarna är ju ett företags dyraste resurs. Att schemalägga smart är ett bra sätt för företaget att nyttja resurserna då dom bäst behövs. Att våga lägga en låg bemanning då man har svaga dagar eller perioder är nödvändigt för att kunna lägga ”mycket krut” under intensiva dagar eller perioder då fler medarbetare verkligen behövs.

Detta är inte bara bra för verksamheten – även medarbetarna uppskattar att gå till sitt arbete och känna att de verkligen behövs. Ingen mår bra av att inte ha att göra på jobbet.

Att låta medarbetarna få lämna in önskemål för att skapa harmoni mellan fritid och arbete har också visat sig lyckosamt. Nöjda medarbetare gör ett bättre jobb. Så enkelt är det. Och schemat är ett verktyg för detta.

För att bemanna smart behöver man göra ett gediget förarbete. Det betalar sig i slutändan och hjälper dig som schemaläggare att minimera handpåläggningen i vardagen.

 

Kartlägg verksamhetens behov

  • Historik – hur har motsvarande period sett ut tidigare år? Använd t ex Månadsöversikten för att få en överblick.
  • Prognos – hur förväntar vi oss att perioden vi ska schemalägga kommer att se ut? Vad har vi för plan – mål?
  • Budget – vad har vi för resurser att förhålla oss till?
  • Hur ser kundflödet ut veckans olika dagar under perioden vi ska schemalägga? (Kunderna kanske lämnar tidigare på fredagar t ex för att dom vill hem och fredagsmysa).
  • Hur många medarbetare behöver vi per kvart, per halvtimme, per timme? Hur detaljerad du vill vara kan vara bra att bestämma sig för.
  • Behöver vi ta hänsyn till något annat under perioden? Röda dagar? Skollov? Påverkas vår verksamhet av evenemang i vår närmiljö? (Här i Göteborg påverkas alla verksamheter av t ex Göteborgsvarvet).
  • Har man avdelningsmöten någon dag per månad då samtliga måste vara schemalagda samtidigt? Ska medarbetare från annan avdelning täcka upp för de som är på möte?
  • Allt man vet i förväg tar man med i planeringen för att minimera handpåläggning sedan i vardagen.

 

Utefter behovet skapar man sedan arbetspass

  • Tänk igenom hur man på smartast sätt kan använda passen vid schemaläggningen – ska vissa pass gå omlott för att täcka upp vid t ex raster?
  • Kan man lägga ett kombinerat arbetspass då man är på sitt primära kostnadsställe på förmiddagen och går till ett annat kostnadsställe efter lunchrasten? Detta kan vara ett bra sätt att tänka om man har svårt att få ihop medarbetarens kontrakterade tid på ett och samma kostnadsställe. Här kanske man också måste utbilda medarbetare inom fler kostnadsställen för att få en flexiblare schemaläggning.

 

Medarbetarnas önskemål

Fundera eventuellt på hur många önskemål per person medarbetarna ska få lämna in och informera om att detta är önskemål – inget man kan lova.

  • Om man arbetar varannan helg – har man önskemål om att arbeta ojämna eller jämna helger?
  • Vilken dag i anslutning till jobbhelg önskar man vara ledig?
  • Har man önskemål om att sluta tidigare någon eftermiddag i veckan (man kanske vill gå någon kurs en dag i veckan).

 

Tillverka schemat

Försök att ha medarbetarens önskemål i beaktande.

  • Börja att schemalägga de som har mest kontrakterad tid.
  • Ett tips är att t ex börja med helgerna – fortsätt sedan med fredagen - man kanske t ex vill ge medarbetare som ska ha ledig helg tidigt pass på fredagen och låta de som ska jobba helg ta de sena passen på fredagen. På så sätt blir känslan att den lediga helgen blir lite längre.
  • Var noga med att inte bryta mot arbetstidslagen – här har man stor hjälp av Timeplan.
  • Ska man låta medarbetarna vara en dag per vecka eller varannan vecka på ett annat kostnadsställe än det primära? Detta tankesätt har många vinster. T ex medför det mindre sårbarhet då man kan ”pussla om” lättare vid t ex sjukdom. De flesta medarbetare uppskattar dessutom variationen i arbetet. Dessutom kan det underlätta om det visar sig att behovet är täckt på medarbetarens primära kostnadsställe men tid måste läggas ut så man får ihop medarbetaren kontrakterade tid.

 

Allt man vet i förväg är bra att lägga in i schemat för att minimera hantering i efterhand. Man måste dock vara medveten om att ett schema är ett levande dokument och saker kommer med största sannolikhet att hända under resans gång. Men ju mer verklighetsbaserat ett schema är (ju mer förarbete man gjort) desto mindre schemaarbete sedan.

Om det fungerar att skapa ett schemarull som löper över ett antal veckor så är det att rekommendera.