Denna artikel beskriver hur medarbetarna skapar ledighetsansökningar i appen och hur du som administratör hanterar dem i Timeplan.
Om du som administratör inte ser symbolen för ledighetsansökningar i menyn i Timeplan kan det antingen bero på att du inte ha behörighet att hantera ledighetsansökningar eller så ingår det inte i er licens. Kontakta Timeplan-ansvarig på din arbetsplats för att ta reda på vad som gäller för just dig.
En medarbetare skapar en ny ledighetsansökning via appen. Information om hur de loggar in i appen hittar du här.
Medarbetaren klickar på ikonen för Ledighetsansökningar i vänstermenyn i appen.
Sen trycker hen på + för att göra en ny ledighetsansökning. Har man en ansökan sen tidigare syns den på den här vyn också.
När en medarbetare ska göra en ledighetsansökning behöver hen ange en anledning till frånvaron. Vilka anledningar och koder som syns i den menyn beror på vilka frånvarokoder som finns knutna till medarbetarens avtal i Timeplan.
Om ni saknar en kod ber vi dig kontakta oss på Timeplan support så hjälper vi dig med att lägga till den.
Vidare behöver medarbetaren ange mellan vilka datum hen vill vara ledig och kan också lämna en kommentar i sin ansökan.
När medarbetaren är klar att skicka in den trycker hen på Skicka.
Ansökningen lägger sig då som Pågående i appen och medarbetaren kan följa den. Det är möjligt att flera ansökningar aktiva samtidigt.
Samtidigt i Timeplan får du som administratör upp en notifikation om att det finns en ledighetsansökan att hantera i Timeplan. Det ser du genom att det är en lite etta bredvid symbolen för ledighetsansökningar.
Klicka på symbolen för att se alla aktuella ansökningar. Vill man se hanterade ansökningar kan man bocka ur Visa Endast Pågående Ansökningar så får du se en lista med alla ansökningar.
Klickar du på ansökningen så får du upp följande vy:
Här ser du nuvarande status på ansökan. När det är en ohanterad sådan står det Pågående.
Du kan väja att Godkänna, Underkänna, Avslagen eller Annullera.
Om medarbetaren valt en kod du inte vill använda kan du under Typ Av Ledighet byta frånvarokod på hen. Om du vill kan du också som administratör lämna en kommentar som sen skickas med ansökningen tillbaka till medarbetaren till hens app.
När du är nöjd trycker du på Spara i menyn längst upp på sidan.
Så snart du har tryckt på Spara kommer ansökningen försvinna och lägga sig i vyn som hanterad. Vill du se den igen bockar du ur Visa Endast Pågående Ansökningar.
Parallellt med att ansökningen, i det här fallet, godkändes rullas frånvarokoden ut på medarbetaren överallt i Timeplan så du behöver aldrig lägga ut frånvarokoder för godkända ledighetsansökningar.
Medarbetaren kan i appen, under Ledighetsansökningar, se hur du har valt att hantera hens ansökan samt eventuella kommentarer.
