Stämma av planerad och avtalad tid

Inom många branscher och kollektivavtal används beräkningsperioder för att jämna ut arbetstoppar och därmed kan hålla sig med mer fast personal samt minska behovet av övertidsersättning.

Inom många branscher och kollektivavtal så finns möjligheten för arbetsgivaren att schemalägga sina medarbetare utefter beräkningsperioder. En beräkningsperiod kan ha olika längd men vanliga längder är 26 eller 52 veckor alternativt månadsvis. Beräkningsperioderna används för att jämna ut eventuella arbetstoppar och dalar genom god planering.

För att kunna effektivisera schemaläggningen och planeringen av tiden för medarbetare som arbetar inom en verksamhet med möjlighet att använda beräkningsperioder behövs god kontroll över den faktiskt planerade tiden kontra den avtalade. Denna kontroll har tidigare gjorts via rapporterna Årsavstämningsrapport och Veckoavstämningsrapport men från och med version 200224 av Timeplan finns möjligheten att jämföra detta direkt i veckoöversikten och kontrollen gäller innevarande beräkningsperiod.

Grunden för att kunna använda denna funktion är att det finns beräkningsperioder att förhålla sig till och att dessa är inlagda i Timeplan. Här nedanför kan du läsa om hur du dels lägger upp beräkningsperioder, kopplar dem till medarbetaren och därefter stämmer av den planerade och avtalade tiden för aktuell beräkningsperiod.

Lägga upp beräkningsperioder på företagsnivå
Beräkningsperioderna läggs in under Avtal-Beräkningsperioder. Det kan finnas olika intervall av beräkningsperioder på ett och samma företag. Om så lägg in dem alla.

1. Tryck + Ny högst upp på sidan. Namnge därefter beräkningen.
   
   
2. Tryck + Ny på den mörkare knappen för att lägga upp intervallen. Tänk på att från och med datumet inte kan vara längre bak än till och med datumet. Intervallen kan inte heller överlappa. 
   
   
3. Spara dina intervall när du känner dig nöjd.
   
   

Behöver du lägga upp olika beräkningsperioder ex 16 veckor för kollektivavtalsanställda arbetare men månadsvis avstämning för dem som arbetar som tjänstemän så kan detta göras. Upprepa i detta fall ovanstående procedur för att lägga upp nästa period.

Koppla beräkningsperioden till enskilda medarbetare
För att beräkningen ska kunna läsas av på medarbetarnivå behöver sedan beräkningsperioden kopplas till den enskilda medarbetaren. Detta görs under Personal-[medarbetaren]-Grundschema och perioder.

Under denna flik kopplas medarbetaren dels till ett grundschema men också till någon av de beräkningsperioder som finns inlagda för företaget. Genom att koppla medarbetaren tryck på +Ny på samma rad som rubriken Beräkningsperioder och välj den beräkningsperiod som ska användas för medarbetaren. Kom ihåg att spara förändringen.

Nu kan du se alla de beräkningsperioder som ligger framåt i tiden för medarbetaren.

Stämma av att rätt antal planerade timmar i veckoöversikten
Infaller starten eller hela beräkningsperioden under visad period i veckoöversikten stäms hela periodens planerade timmar mot den avtalade tiden för medarbetaren under perioden. För att summorna ska visas krävs att Avtalad och Planerad tid visas under Inställningar. Här kan du läsa hur du justerar inställningar i veckoöversikten.

Enligt bild ser du hur testperson Helene Svenssons timmar visas för hela innevarande intervall för den beräkningsperiod hon kopplats till. Om medarbetaren är överplanerad kan lätt ett eller flera arbetspass tas bort för att få den planerade tiden att stämma mot den avtalade. Likaså kan arbetspass läggas till om medarbetaren är underplanerad.

Hur beräknas förväntad arbetstid/avtalad tid under vald period i  veckoöversikten ?