Inom många branscher och kollektivavtal används beräkningsperioder för att jämna ut arbetstoppar och därmed kan hålla sig med mer fast personal samt minska behovet av övertidsersättning.
Inom många branscher och kollektivavtal så finns möjligheten för arbetsgivaren att schemalägga sina medarbetare utefter beräkningsperioder. En beräkningsperiod kan ha olika längd men vanliga längder är 26 eller 52 veckor alternativt månadsvis. Beräkningsperioderna används för att jämna ut eventuella arbetstoppar och dalar genom god planering.
För att kunna effektivisera schemaläggningen och planeringen av tiden för medarbetare som arbetar inom en verksamhet med möjlighet att använda beräkningsperioder behövs god kontroll över den faktiskt planerade tiden kontra den avtalade. Denna kontroll har tidigare gjorts via rapporterna Årsavstämningsrapport och Veckoavstämningsrapport men från och med version 200224 av Timeplan finns möjligheten att jämföra detta direkt i veckoöversikten och kontrollen gäller innevarande beräkningsperiod.
Grunden för att kunna använda denna funktion är att det finns beräkningsperioder att förhålla sig till och att dessa är inlagda i Timeplan. Här nedanför kan du läsa om hur du dels lägger upp beräkningsperioder, kopplar dem till medarbetaren och därefter stämmer av den planerade och avtalade tiden för aktuell beräkningsperiod.
Lägga upp beräkningsperioder på företagsnivå
Beräkningsperioderna läggs in under Avtal-Beräkningsperioder. Det kan finnas olika intervall av beräkningsperioder på ett och samma företag. Om så lägg in dem alla.
- Tryck + Ny högst upp på sidan. Namnge därefter beräkningen.
- Tryck + Ny på den mörkare knappen för att lägga upp intervallen. Tänk på att från och med datumet inte kan vara längre bak än till och med datumet. Intervallen kan inte heller överlappa.
- Spara dina intervall när du känner dig nöjd.
Behöver du lägga upp olika beräkningsperioder ex 16 veckor för kollektivavtalsanställda arbetare men månadsvis avstämning för dem som arbetar som tjänstemän så kan detta göras. Upprepa i detta fall ovanstående procedur för att lägga upp nästa period.
Koppla beräkningsperioden till enskilda medarbetare
För att beräkningen ska kunna läsas av på medarbetarnivå behöver sedan beräkningsperioden kopplas till den enskilda medarbetaren. Detta görs under Personal-[medarbetaren]-Grundschema och perioder.
Under denna flik kopplas medarbetaren dels till ett grundschema men också till någon av de beräkningsperioder som finns inlagda för företaget. Genom att koppla medarbetaren tryck på +Ny på samma rad som rubriken Beräkningsperioder och välj den beräkningsperiod som ska användas för medarbetaren. Kom ihåg att spara förändringen.
Nu kan du se alla de beräkningsperioder som ligger framåt i tiden för medarbetaren.
Stämma av att rätt antal planerade timmar i veckoöversikten
Infaller starten eller hela beräkningsperioden under visad period i veckoöversikten stäms hela periodens planerade timmar mot den avtalade tiden för medarbetaren under perioden. För att summorna ska visas krävs att Avtalad och Planerad tid visas under Inställningar. Här kan du läsa hur du justerar inställningar i veckoöversikten.
Enligt bild ser du hur testperson Helene Svenssons timmar visas för hela innevarande intervall för den beräkningsperiod hon kopplats till. Om medarbetaren är överplanerad kan lätt ett eller flera arbetspass tas bort för att få den planerade tiden att stämma mot den avtalade. Likaså kan arbetspass läggas till om medarbetaren är underplanerad.
Hur beräknas förväntad arbetstid/avtalad tid under vald period i veckoöversikten ?
Om ”Skapa arbetspass på helgdag” inte är ikryssad ska helgdagar inte räknas med i summan och då man väljer att kolla på en månad ska de extra dagarna endast räknas med om det är måndag-fredag och veckoarbetstiden ska delas på 5. I annat fall delas veckoarbetstiden på 7 och samma dagsarbetstid används för alla veckodagar.
- Kan jag välja om arbetspass från grundschemat ska rullas ut på helgdagar?
Svar: Ja med inställningen "Skapa arbetspass från grundschema på helgdagar" styr om arbetspass från grundschemat ska rullas ut på helgdagar/röda dagar
- Inställningen "Inkludera helgdagar i avtalad tid" styr om Timeplan ska ta med helgdagarna i beräkningen av avtalad tid detta är enbart om dagen infaller på en måndag-fredag, ex långfredagen.
Ex: Medarbetare som inte arbetar på röda dagar och under veckan som innehåller annandagpåsk så ska den avtalade tiden bli 40h, och helgdagar ska tas med i beräkningen (annars blir det 32h avtalad tid för aktuell vecka) och medarbetaren skulle egentligen behöva jobba igen helgdagen. - Inställningen "Avtalad tid beräknas enligt"
Vardagar (5/vecka) är måndag-fredag
Veckodagar (7/vecka) är måndag-söndag
* Om avtalet är kopplat till en Timbank så kommer ovan inställning att ignoreras och tiden beräknas istället enligt kopplad timbankskod
Avtalad tid /5 eller /7 kommer att visa samma saldo om kunden tittar på hela veckor men om de istället timmar på en period som inte är jämt antal veckor som exempelvis en kalendermånad.
Vardagar/5
Exempel nedan för heltidsanställd som arbetar 40 timmar per vecka.
Veckoarbetstiden (VA): 40 timmar/5 dagar = 08:00 (tt:min)
En skuld på 8 timmar per dag rullas ut måndag-fredag.
Timeplan utgår från att alla arbetar måndag-fredag och rullar ut veckoskulden så, oavsett om medarbetaren arbetar helger eller inte.
Den beräknade arbetstiden för en månad blir:
* Antal vardagar i månaden*(veckoarbetstiden/5)
Vilket exempelvis för mars 2025 blir: 21 dagar x 8 timmar = 168 arbetstimmar
Veckodagar/7
Timeplan baserar detta på den avtalade tiden på /7 veckodagar (mån-sön)
Dvs 40h/7=5,71 (5:43h) *31 dagar = 177,14 (177:09h)
Timeplan beräknar att hon ska arbeta i snitt 5,71/dag oavsett om det är vardag/helg eller röda dagar dvs oavsett typ på dag.
För mars så ska medarb arbeta 177:09h och för april så ska medarb arbeta 171:26h
- Hur beräknas starttiden på dygnet i ATL lagarna fram?