Ta fram tid- och kontorapporter

Rapporter · Steg-för-steg-guide

Modul: Rapporter

Tillvalsmodul: Schemamodul Standard; Timbanksmodul för valet Exkludera timbankssaldon

För administratörer som granskar tid och konton

Uppdaterad 2026-10-27 22:22

Kort svar

Välj rapport på sidan Kontorapporter efter den fråga du vill besvara. Avgränsa medarbetare eller arbetsuppgifter, välj period och kontrollera vilka konton som ingår. När två rapporter visar olika värden behöver du jämföra deras urval innan du bedömer om någon registrering är fel.

Förberedelse

Innan du börjar

Ta reda på vilken period och vilka medarbetare eller arbetsuppgifter du vill följa upp. Fundera också på om du behöver se dagens registreringar, summan under en period eller ett saldo fram till ett visst datum. De svarar på olika frågor och ska inte jämföras som om de vore samma värde.

Du behöver behörighet till den rapport du vill använda. Arbetad tid kräver ingen särskild tillvalsmodul. Detaljerad veckorapport, de tre kontorapporterna, Tid- och kontorapport och Summeringsrapport hör till Schemamodul Standard. Valet Exkludera timbankssaldon i rapporten Arbetad tid hör till Timbanksmodul.

Kontrollera underlaget innan du använder rapporten för lön

Ett oväntat saldo betyder inte automatiskt att medarbetarens tid är fel. Rapporttyp, datum, arbetsuppgiftsurval, attestering och rapportmall påverkar vad som tas med. Ändra inte en registrering eller ett saldo enbart för att två olika rapportuttag ger olika summor.

Steg för steg

Välj rapport och urval

Välj rapportGå till Rapporter → Konto. Välj Typ av rapport utifrån det du behöver följa upp.

Välj Detaljerad veckorapport när du behöver följa arbetspass, stämplingar och kontovärden dag för dag. Trots namnet använder rapporten den period du anger; du behöver inte begränsa den till en kalendervecka.
Välj Arbetad tid när du vill summera arbetad tid på arbetsuppgifter. Underlaget hämtas från systemkontogruppen Arbetad tid, inte från en rapportmall. Därför räcker det inte att välja samma datum som i en annan kontorapport för att få samma summa.
Välj Kontorapport - per medarbetare när du vill jämföra medarbetarnas kontosummor. Välj Kontorapport - per arbetsuppgift när det i stället är arbetsuppgifternas summor du behöver. Kontorapport - per dag hjälper dig att hitta vilken dag ett värde hör till.
Välj Tid- och kontorapport när du behöver se planering och stämplingar tillsammans med konton från en rapportmall. Den ger ett mer samlat underlag för att följa upp en medarbetares period.
Välj Summeringsrapport när frågan gäller saldon fram till ett slutdatum. Den har andra historik- och anställningsurval än periodrapporterna. Läs därför steget Kontrollera historiken i rapporten Summeringsrapport innan du använder resultatet för en historisk avstämning.

Välj medarbetare eller arbetsuppgifterVälj det urval som den aktuella rapporten erbjuder. Markera de arbetsuppgifter som ska ingå när du använder arbetsuppgiftsurval.

I Detaljerad veckorapport väljer du en medarbetare, en avdelning eller arbetsuppgifter. När du väljer arbetsuppgifter behöver medarbetaren ha den valda arbetsuppgiften som primär i ett anställningsavtal som gäller den dag registreringen avser. Rapporten kan då även ta med medarbetarens registreringar på andra arbetsuppgifter. Tänk därför på att arbetsuppgiftsvalet avgör vilka medarbetare som tas med, men inte begränsar varje registrering till samma arbetsuppgift.
I Arbetad tid är det saldots arbetsuppgift och datum som styr om det räknas med. Rapportens beräkning begränsar inte saldona till medarbetare som har arbetsuppgiften som primär eller sekundär i sitt anställningsavtal. Utgå därför från var tiden har registrerats när du jämför arbetsuppgifter.
I Kontorapport - per arbetsuppgift följer urvalet också saldots arbetsuppgift. För att saldot ska komma med behöver medarbetaren ha ett anställningsavtal som gäller den dag saldot hör till. Avtalet behöver däremot inte ange just den arbetsuppgiften som primär eller sekundär.
I Kontorapport - per dag väljer du en medarbetare eller arbetsuppgifter. Om du väljer arbetsuppgifter följer urvalet saldona, inte enbart medarbetare med en viss primär arbetsuppgift. Medarbetaren behöver ha ett anställningsavtal som gäller den dag saldot hör till. Du får sedan värdena sammanställda per medarbetare, dag och konto, vilket hjälper dig att hitta var en skillnad har uppstått.
I Kontorapport - per medarbetare görs urvalet via arbetsuppgifter eller Kollektivavtal. Rapportnamnet betyder inte att sidan erbjuder ett direktval av en enskild medarbetare. Hur arbetsuppgiftsvalet avgränsar medarbetarna beskrivs i nästa steg.
Detaljerad veckorapport, Kontorapport - per dag och Tid- och kontorapport erbjuder inte kollektivavtalsurval. När Avdelning finns i den valda rapporten använder du den för ett avdelningsurval; valet visas inte om ni saknar avdelningsfunktionen.

Avgränsa kontorapporten per medarbetareVälj ett alternativ under Endast godkända saldon för när du använder arbetsuppgiftsurval i Kontorapport - per medarbetare.

Välj Medarbetare med vald arbetsuppgift som sin primära när du vill utgå från medarbetarnas primära arbetsuppgift. Medarbetaren behöver ha den kopplingen i ett anställningsavtal som gäller under någon del av rapportperioden. Saldona begränsas fortfarande till de arbetsuppgifter du har markerat.
Välj Alla medarbetare med saldo på vald arbetsuppgift när även andra medarbetares saldon på arbetsuppgifterna ska tas med. Då behöver arbetsuppgiften inte vara primär för medarbetaren.
När du väljer Kollektivavtal väljs det senare alternativet automatiskt och primäralternativet går inte att använda. Då utgår medarbetarurvalet från kollektivavtalet.
Tänk på att rubriken Endast godkända saldon för inte ensam avgör om godkänd eller icke godkänd tid visas. Det styrs separat av Visa endast icke godkänd tid. Kontrollera båda valen så att du får rätt medarbetare och rätt typ av underlag.

Avgränsa tid- och kontorapportenVälj hur arbetsuppgifterna ska avgränsa Tid- och kontorapport när rapporten gäller flera medarbetare.

Välj Visa medarbetare med valda arbetsuppgifter som primära för att utgå från medarbetarnas primära tillhörighet. Medarbetaren behöver ha en av de valda arbetsuppgifterna som primär i ett anställningsavtal som gäller under någon del av perioden. Därefter kan även medarbetarens arbetspass och saldon på andra arbetsuppgifter ingå. Det är viktigt att känna till när någon arbetar på flera ställen.
Välj Visa arbetspass och saldon från valda arbetsuppgifter för att följa arbetet på just de arbetsuppgifter du markerat. Då begränsas rapportens arbetspass och saldon till dem, utan krav på att de är medarbetarens primära arbetsuppgifter.
När du väljer en medarbetare direkt går de två alternativen inte att ändra. Rapporten avgränsas då till den valda medarbetaren och inte till de markerade arbetsuppgifterna.
I arbetsuppgiftsläget bedöms stämplingar även utifrån deras registrerade arbetsuppgift och närliggande arbetspass. Tolka därför inte arbetsuppgiftsvalet som att alla stämplingar för varje medarbetare alltid följer med.

Sök efter en medarbetareÖppna dialogen Sök medarbetare när rapporten erbjuder medarbetarurval och du behöver söka fram rätt medarbetare. Ange ett sökvillkor. Välj Sök.

Du kan söka med Efternamn, Förnamn, Personnummer, Kortnummer eller Anst.nummer. Använd ett värde som skiljer medarbetaren från andra när flera har liknande namn. Kontrollera uppgifterna i träfflistan innan du väljer medarbetaren.
Markera kryssrutan Alla företag om sökningen ska omfatta de andra företag du har tillgång till. Den ger dig inte åtkomst till företag som ligger utanför din behörighet.
Markera kryssrutan Utan aktivt anställningsavtal när du behöver hitta en medarbetare som inte längre har ett aktivt avtal. Att medarbetaren går att välja betyder inte att varje rapport tar med alla äldre saldon; rapportens egna datum- och avtalsregler gäller fortfarande.
Välj Avbryt om du vill lämna sökningen utan att välja någon medarbetare.

Steg för steg

Välj period och innehåll

Välj period och rapportmallAnge Från och Till för en periodrapport. Välj Rapportmall när rapporttypen använder en mall.

Perioden omfattar både start- och slutdatum. Använd samma datum när du jämför två periodrapporter. Summeringsrapport använder i stället ett slutdatum under Till och har en egen historikavgränsning.
En rapportmall bestämmer vilka konton som visas och deras ordning. Du kan välja egna mallar och mallar som gjorts tillgängliga för alla administratörer. Mallar behöver inte ha unika namn, så kontrollera även vilka konton mallen innehåller när två liknande rapporter skiljer sig åt.
De tre kontorapporterna, Tid- och kontorapport och Summeringsrapport använder en rapportmall. Detaljerad veckorapport och Arbetad tid gör inte det. Om Rapportmall inte visas för de två senare rapporterna är det alltså inte ett steg som saknas.
En stjärna på ett konto i mallen används av Tid- och kontorapport för att visa ingående och utgående saldo utöver periodens värde. Den ersätter inte periodvärdet och gör inte andra rapporter till ackumulerade saldorapporter.
Det ingående saldot avser tiden före Från, inom rapportens anställningsavgränsning. Om ingen ingående post finns kan det utgående värdet saknas trots att kontot har värden under perioden. Tolka inte ett sådant tomt fält som att periodens saldo är noll.
Ett mallnamn som bara består av ett streck är inte ett allmänt val för ”utan mall”. Utgå från den faktiskt sparade mallen och dess konton, inte från namnets utseende.

Välj vilket underlag du vill granskaKontrollera rapportens attestval innan du tar fram underlaget.

I Kontorapport - per medarbetare och Kontorapport - per arbetsuppgift markerar du Visa endast icke godkänd tid för att granska obehandlad eller nekad tid. Om du avmarkerar kryssrutan visas i stället godkänd tid. Det omarkerade läget betyder inte att all tid tas med.
I Arbetad tid fungerar Inkludera oattesterad tid annorlunda: kryssrutan utökar det vanliga underlaget med ännu inte behandlad tid. Uttryckligen nekad övertid tas däremot inte med, oavsett hur kryssrutan är markerad.
I Arbetad tid använder du Exkludera timbankssaldon för att styra om fler konton än de i systemkontogruppen Arbetad tid ska räknas med. Med kryssrutan markerad används gruppens konton. Om du avmarkerar den ingår även de huvudkonton som används av tidbanksavvikelsekoder. Tänk på att ett konto som redan finns i systemkontogruppen fortfarande tas med när kryssrutan är markerad. Namnet vid kryssrutan är alltså inte en fullständig lista över de konton som påverkas.
Om arbetad tid ser oväntad ut, kontrollera vilka konton som ingår på sidan Systemkontogrupper. Ett inaktivt konto med befintliga saldon kan bidra till rapporten även om det saknas i rapportens förklarande kontolista.
I Detaljerad veckorapport, Kontorapport - per dag och Tid- och kontorapport använder kontosaldona ett fast urval av godkända värden, även om du inte ser något attestval. Obehandlade eller nekade saldon kommer därför inte med i saldodelen. Det betyder inte att alla arbetspass och stämplingar som visas har samma godkännandestatus; de hämtas enligt separata regler. Om ett saldo saknas behöver du kontrollera dess godkännande, inte leta efter en dold kryssruta eller överföra ett filterval från en annan rapport.

Anpassa detaljernaVälj de detaljer som behövs för att förstå resultatet i Detaljerad veckorapport eller Tid- och kontorapport.

I Detaljerad veckorapport markerar du Visa även stämplingar som inte används om du behöver granska även sådana stämplingar. De visas överstrukna för att skilja dem från stämplingarna som används. Det gör det lättare att följa upp varför en registrering inte ligger till grund för dagens tid.
När en dag har flera arbetspass och stämplingar ska du läsa dem som dagens underlag. Deras placering i rapporten betyder inte att en viss stämpling automatiskt hör till arbetspasset på samma rad.
I Tid- och kontorapport ger de valfria kolumnerna möjlighet att jämföra grundschema, planering, arbetsuppgift, avvikelser och anteckningar. Välj de uppgifter som hjälper dig att förstå just din fråga. Att grundschema och aktuella arbetspass skiljer sig åt är i sig inte ett bevis på felaktig komp- eller övertidsberäkning.
När saldon visas per arbetsuppgift kan samma dag få flera rader. Använd arbetsuppgiftens namn och företagets förkortning för att förstå fördelningen, i stället för att tolka raderna som dubbletter.
Visa kontokolumner som saknar saldo vald period styr vilka kontokolumner som visas. När kryssrutan är markerad visas alla konton i mallen. När den är avmarkerad behålls konton som har en relevant periodpost eller ingående post. Ett konto kan därför finnas kvar även om positiva och negativa poster summeras till noll.
Visa endast medarbetare med saldo hjälper dig i stället att avgränsa medarbetarna. Vid uttag för flera medarbetare behöver var och en ha minst en registrerad tid som inte är noll på något av mallens konton under perioden. Ett saldo i pengar eller antal räcker inte ensamt, och valet påverkar inte ett uttag för en direkt vald medarbetare.
Även med Visa endast medarbetare med saldo markerad kan det visade värdet bli noll eller saknas. Poster kan ta ut varandra, och rapportens övriga villkor avgör vilka värden som faktiskt visas efter att medarbetarna har valts ut. Kryssrutan är därför inte en garanti för att varje medarbetare får en synlig summa som är skild från noll.
Två stjärnor, *\\*, direkt efter en stämplingstid betyder Manuellt tillagd stämpling**. Det är inte samma markering som kontots stjärna i rapportmallen. Använd rapportens förklaring för att skilja sammanhangen åt.

Kontrollera historiken i rapporten SummeringsrapportKontrollera Till, rapportmall och anställningshistorik om du har valt Summeringsrapport. > [!WARNING] > Använd inte summeringen som enda historiska avstämning > Rapportens nuvarande urval kan använda ett framtida anställningsavtal när det avgör medarbetarens senaste arbetsuppgift eller kollektivavtal. Glapp och överlapp mellan anställningsavtal påverkar också vilka äldre saldon som kommer med. Jämför därför med ett tydligt avgränsat periodunderlag innan resultatet används för en lönerättelse.

Summeringen omfattar inte ovillkorligt alla saldon sedan medarbetaren började. Den nuvarande beräkningen söker en sammanhängande anställningskedja och använder dess start som en undre gräns. Avtal som börjar dagen efter det föregående slutat kan fogas samman, men ett glapp eller överlapp behandlas inte på samma sätt.
Vid urval på Arbetsuppgift eller Kollektivavtal hämtas medarbetarens tillhörighet från det senaste anställningsavtalet utan att dess start begränsas till rapportens Till. Ett nytt avtal med framtida start kan därför påverka vilka medarbetare som visas i ett äldre uttag.
Urvalet väljer medarbetare, men summeringen kan även omfatta deras saldon på andra arbetsuppgifter. Vid direkt medarbetarurval kan saldon från flera företag ingå; arbetsuppgifts- och kollektivavtalsurvalet gäller det valda företaget. Ta hänsyn till den skillnaden när du jämför med en rapport för en enda arbetsuppgift.
Om du behöver följa ett bestämt datumintervall är en periodrapport ett tydligare jämförelseunderlag. Kontrollera då också anställningsavtalen under perioden på sidan Anställningsavtal.

Avslutning

Kontrollera resultatet

Förväntat resultat

Välj Visa rapport när urvalet är klart. Kontrollera rapporttypen, datum, medarbetare eller arbetsuppgifter och kontokolumnerna i resultatet.

Börja med ett värde som du kan följa tillbaka till en medarbetare och dag. Då blir det lättare att upptäcka om skillnaden beror på kontourvalet, attesteringen, arbetsuppgiften eller själva registreringen.
Kontrollera att du jämför samma enhet. Exempel: 3 timmar och 30 minuter skrivs som 3:30 i tim- och minutformat men som 3,5 i decimaltimmar. Värdena beskriver samma tid trots att talen ser olika ut.
Håll isär ingående saldo, periodens värde och utgående saldo. En periodrapport ska inte förväntas ge samma tal som ett slutsaldo som även omfattar tidigare tid.
Om kontokolumner längst till höger saknas i en PDF av Tid- och kontorapport, kontrollera om rapporten visar tre punkter som tecken på att allt inte fick plats. Välj liggande orientering eller Excel för att granska ett bredare underlag. Ett konto som inte får plats är inte samma sak som ett konto utan saldo.
Anteckna vilka urval och vilken mall du använde om du ska jämföra med en kollegas rapport. Samma rapportnamn räcker inte för att uttagen ska vara jämförbara.

Öppna medarbetarens sida Stämplingar och saldon för den berörda dagen när du behöver kontrollera registreringarna bakom värdet.

Granska stämplingar, frånvaro och arbetspass tillsammans. Ett arbetspass beskriver planeringen, medan ett kontovärde bygger på registreringar och beräkningsregler. Att två av dessa uppgifter skiljer sig åt behöver därför förklaras innan något ändras.
Kontrollera vilket konto värdet hör till på sidan Konton. Skilj beräknade värden från importer och manuellt tillagda saldon, så att en justering inte misstas för en dubbelregistrering.
Använd rapporten Manuellt tillagda saldon när du behöver följa upp manuella poster. Där väljer du de administratörer som har lagt till saldona och den aktuella perioden. Rapporten visar bland annat konto, saldo och kommentar; den ersätter inte granskningen av övrig beräknad tid.
Om någon rättar underlaget behöver du ta fram rapporten igen med samma urval och kontrollera resultatet. Den rapport som redan är öppnad ska inte användas som bevis för att en senare rättelse har slagit igenom.

Hjälp

Vanliga frågor

Varför skiljer sig två kontorapporter åt?

Kontrollera först om rapporterna verkligen besvarar samma fråga. Gå sedan igenom följande delar:

Kontrollera att samma datum och konton ingår. Om rapporterna använder mallar behöver du också jämföra mallarnas innehåll.
Jämför hur medarbetarna har valts ut och vilka arbetsuppgifters saldon som ingår. Att en medarbetare finns med i båda rapporterna betyder inte att samma saldon tas med.
Kontrollera om underlaget gäller godkänd eller icke godkänd tid, och om du jämför ett periodvärde med ett ingående eller utgående saldo.
Kontrollera om tiden visas som timmar och minuter eller decimaltimmar. Om urval och enheter stämmer överens, följ ett avvikande värde tillbaka till en dag innan du jämför hela periodens totalsumma.

Varför saknas en medarbetare eller en dag?

Börja med rapportens urvalsregler. I en rapport behöver en primär arbetsuppgift gälla den dag registreringen avser, medan det i en annan räcker att kopplingen gäller under någon del av perioden. Kontrollera också anställningsavtalets giltighet och valet Visa endast medarbetare med saldo där det finns.
Om du använder Kontorapport - per dag, tänk på att den inte automatiskt skapar en rad för varje dag i kalendern. En saknad rad är därför inte samma sak som en redovisad nolla.

Varför ser jag inte ett konto?

Kontrollera först att rapporten använder en mall och att rätt konto ingår i den. Om du använder Arbetad tid ska du i stället kontrollera systemkontogruppen med samma namn.
I Tid- och kontorapport behöver du också kontrollera valet Visa kontokolumner som saknar saldo vald period och om alla kolumner får plats i PDF:en. Ändra inte kontots inställningar enbart för att en viss rapport inte visar det.