Timeplans mest använda rapport är den som kallas för "Tid- och kontorapport".
Denna rapport ger en bra överblick över schemat och händelser under vald period för enskilda medarbetare. Rapporten, tillsammans med en rapportmall som visar alla konton, är ett bra underlag som visar vilka tider och konton som ligger som underlag till lönen för den anställde.
Rapporten hittas under Rapporter – Konto – Tid- och kontorapport och har ett antal urval. Rapporten kan tas fram per arbetsuppgift eller per person. Även när rapporten tas ut per arbetsuppgift visas varje enskild person efter varandra och den slutliga summeringen på sista sidan visas för hela arbetsuppgiften.
Rapporten kan skräddarsys för användarens behov genom dessa många möjliga urval.
Att göra urval:
Börja med att välja om rapporten ska visas per anställd eller arbetsuppgift. Vid val av person flytta markeringen till Anställd: och välj aktuell anställd i rullisten. Vid val av arbetsuppgift, markera det valet och markera sedan ett eller flera arbetsuppgifter som du vill visa.
Därefter finns urvalsrutor att bocka i för möjligheten att inte visa kontobeskrivning, visa kontokolumner som inte används (vilket innebär att enbart personer som har något saldo på något konto under vald period visas) eller visa saldona i decimalform. Kontobeskrivningen visas sist på rapporten och är en översättningsnyckel för vad varje kontokolumn står för. Väljer du att markera att du vill se kontosaldon i decimalform kommer varje saldo visas i tiondelar ex så blir 3 timmar 30 minuter 3,5 timmar i denna form. Normal visas kontosaldona i timmar och minuter motsvarande form 3:30.
Under Valfria kolumner kan ytterligare urval göras. Här kan du välja att se Grundschema och schematiden, schemats arbetsuppgift, vilket är praktiskt när den anställde har flera arbetsuppgifter under vald period, Aktuellt arbetspass och arbetspassets timmar, Visa anteckning från dag samt visa saldo per arbetsuppgift.
Att se grundschemat mot aktuellt arbetspass kan vara bra när dessa två skiljer sig mot varandra. Du får då en snabb överblick över vilka arbetspass som flyttats med mera under vald period. Arbetar den anställde där komp eller övertiden beräknas mot schemat (inte årsarbetstidsräknare och timbank som räknas mot veckoarbetstiden) och har ett grundschema som överensstämmer med veckoarbetstiden på anställningsavtalet rekommenderas du att se båda dessa val i rapporten.
Därefter väljer du vilken orientering, sortering samt vilken period som ska visas. Du har också möjlighet att välja en rapportmall. Rapportmallen styr vilka konton och i vilken ordning dessa visas i rapporten. Väljer du en rapportmall som enbart visas som ett streck innebär det att du inte kommer visa några kontosaldon utan enbart scheman, avvikelsekoder och stämplingar. Du har också möjlighet att skriva ut rapporten som PDF eller i Excel för att bearbeta informationen ytterligare.
Att läsa rapporten:
Rapporten du får ut visar nu de konton som är matchade med det lönesystem som kunden använder. Därför kan kontona vara döpta lite olika i rapporten, frågor om dessa besvaras av löneansvarig hos kunden.
I rapporten visas nu datum och veckodagar, den anställdes stämplingar och avvikelsekoder, eventuellt grundschema och dess tid, aktuellt schema och arbetspass, arbetsuppgift och de valda kontonas saldon.
Om stämplingar visar en asterisk/* betyder det att dessa inte är gjorda i stämpelterminalen av de anställda själv utan av chefen inifrån administrationsgränssnittet.
Nedan ser du en rapport som visar en person med månadslön och som arbetar på ett avtal där den anställdes övertid och komp beräknas utifrån schemat.
När den anställde arbetar mot schema är det extra viktigt att schemat överensstämmer med veckoarbetstiden. Som grund till detta ska den anställde ha ett grundschema som stämmer mot veckoarbetstiden och som rullar över tid. Mer om detta kan du läsa i vår artikel om Schemaläggning vid mer- och övertid. Följs instruktionerna i artikel så kommer den anställdes tid att stämma och detta kan kontrolleras genom att tiden för grundschemat och tiden för de aktuella arbetspassen stämmer överens med varandra. Om de skulle visa en diff kan det innebära att det saknas arbetspass eller ligger för många arbetspass under månaden vilket i sin tur innebär att komptiden inte kommer att beräknas rätt och den anställde riskerar att arbeta för lite eller för mycket mot sin månadslön den månaden. Komptid, mertid och övertid beräknas utifrån kolumnen för aktuellt arbetspass.
Om du hittar fel i din rapport gällande stämplingar, arbetspass, avvikelsekoder eller kontosaldon är det nu lätt efter denna överblick rapporten ger att gå tillbaka till Personal – [den anställde] – Stämplingar och saldon för den aktuella dagen och rätta upp felet innan det skickas in till lön. Ta därefter ut rapporten på nytt och kontrollera att den stämmer mot månadens arbete.
