Kom igång med vår app - Manual för administratörer

Syftet med denna artikel är att guida dig som administratör i Timeplan hur appen för medarbetarna fungerar.

Alla medarbetare som vill använda appen/webbappen måste börja med att logga in. Detta kan göras på två olika sätt beroende på om ni som företag använder vår nedladdningsbara app i Google Play Store eller App Store eller vår webbapp som nås via en URL i en webbläsare. 

Gör på följande sätt i Timeplan för att medarbetaren ska kunna logga in:

  • Inloggning i nerladdad app från Google Play Store eller App Store: 

För att en medarbetare ska kunna använda den nedladdningsbara appen i sin mobiltelefon måste du som administratör skicka en inbjudan via mail i Timeplan. 

Se därför till att medarbetarens email-adress stämmer i Timeplan och klicka sedan på knappen "Skicka inbjudan" under rubriken "Personalapp" på medarbetarens personalkort. 

inlogg person app

Medarbetaren kommer då att motta ett mail, likt detta där hen instrueras att ladda ner appen i Google Play Store (Android) alternativt App Store (iOS) och skriva in en sitt personnummer/e-mailadress samt en aktiveringskod som finns i inbjudningsmailet. 

Så här ser inbjudningsmailet ut med aktiveringskod för medarbetaren att använda i nedladdad app. 

Aktiveringsmail



Så här ser inlogget ut i den nedladdade appen. 

Inlogg

När medarbetaren loggat in i den nedladdade appen för första gången med hjälp av personnummer/e-mailadress och aktiveringskod förblir medarbetaren inloggad i appen och kommer inte behöva logga in varje gång den används. 

  • Inloggning i webbapp via webbläsare

Medarbetaren får själv öppna webbläsaren i mobilen/datorn och skriva in xxx.timeplan.mobi. 

xxx byts ut mot ert företags inloggningsnamn (samma som du skriver när du ska arbeta i administratörsgränssnittet). Kontakta Timeplans supportavdelning om du är osäker på er url.

Inlogg webbapp

Första gången medarbetaren besöker sidan väljer hen att skapa ett konto genom att trycka på ”Ny användare/Glömt lösenord”.

Man kan sedan välja att logga in med sin e-postadress. Lösenordet skickas sen till den angivna adressen. Viktigt här är att rätt mailadress finns på medarbetaren i Timeplan!

Om man kryssar för ”Håll mig inloggad” behöver man inte logga in fler gånger utan blir automatiskt inloggad varje gång man surfar till webbappen.

På Apple-telefoner finns det stöd för att köra webbappen i helskärmsläge från en genväg på skrivbordet och på Android-telefoner kan du spara en genväg, då skapas en ”Timeplan-app”. 

Appens meny oavsett inloggningsförfarande 

När en anställd loggar in i appen finns följande menyalternativ.

1. Meny app-1

Vilka funktioner er verksamhet ser kan variera, beroende på lokala inställningar, så vissa funktioner finns inte tillgängliga från början. Om det är någon funktion ni vill ha aktiverad så kontakta oss på Timeplan Support.

För en mer utförlig beskrivning av de olika funktionerna läs ”App -  Användarmanual för Anställda”.

Så här skickar du ut passförfrågningar som administratör 

Du som avdelningschef eller schemaläggare kan använda appen för att enkelt kommunicera med all personal på din avdelning och du kan enkelt få en bra översikt över vem som kan jobba på obemannade pass eller vid frånvaro. Du som administratör arbetar huvudsakligen genom månadsöversikten och det reflekteras i appen för medarbetarna. 

Om du vill skicka ut en passförfrågning till en eller flera anställda gör du det via Månadsöversikten i Timeplan och väljer vilket/vilka kostnadsställen du vill arbeta med samt tidsperioden.

När du har fått fram månadsplaneringsvyn kan du se din personal listad och det finns även en rad som heter Obemannade Pass. Klickar du på [+] får du fram en lista med alla pass du kan lägga ut.

Välj det eller dom passen du vill skicka förfrågningar för och klicka OK.

Passen lägger sig i raden "Obemannade Arbetspass" och när du vill skicka ut förfrågningar klickar du på det aktuella passet. I exemplet nedan vill man skicka ut förfrågning för passet DG 9:00-16:30. Alla anställda som kan jobba det passet och som är kopplade till det kostnadsstället blir markerade i turkost och ett litet kuvert kommer fram vilket visar att det går att skicka förfrågningar till dom. På de anställda som inte har ett litet kuvert saknas det kontaktuppgifter och därför kan man inte skicka förfrågan till dem. Man klickar på det lilla kuvertet på alla anställda man vill skicka en förfrågan till (det blir då blått för att indikera att det är markerat) och trycker sen på den röda knappen i det övre högra hörnet för att skicka en förfrågan.


Dom anställda du valde att skicka en förfrågan till får ett sms eller e-mail med ett automatiserat meddelande och hänvisas till appen för att svara.

Symbolerna kommer att ändras allt eftersom att dom anställda tar ställning till förfrågningarna.


När du som ansvarig har fått in tillräckligt många svar bestämmer du vem som ska få passet genom att trycka på passet, precis som när en förfrågan skulle skickas, och sen trycka på den personen du vill ge passet till. Om en förfrågan har skickats ut och personen inte har svarat eller har svarat nekande kommer Timeplan varna om det, annars flyttas passet automatiskt ned till den anställdas rad. Samtidigt skickas två sorters meddelande ut; ett till personen som fick passet och ett om att det blev tilldelat någon annan skickas ut till alla som har anmält intresse.

I Systeminställningar kan man justera om passets namn eller förkortning ska visas när man kommunicerar med sin personal. Tiden för arbetspasset visas alltid. Vi på Supporten hjälper dig gärna att ställa in det. 

För att man som schemaläggare inte ska behöva skicka ut till anställda som inte kan jobba finns det en funktion i appen där den anställde kan skriva om denne är tillgänglig för arbete.

Det görs i Veckoöversikten i appen och dessa noteringar visas sen i Månadsöversikten i Timeplan.

Genom att föra muspekaren över symbolen med pratbubblan kan du se den information/förbehåll din medarbetare skrivit in i sin kalender.

Meddelanden

Det finns en funktion i webbappen där anställda kan skicka och ta emot meddelanden från andra anställda och ifrån administratörer. 

Funktionen är främst till för att avdelningschefer ska kunna kommunicera med sin personal på ett enkelt vis.

När en anställd vill skicka meddelande har denne ett val att bocka i, antingen att skicka till administratörer eller andra anställda. Bockar man i Anställda skickas meddelandet till kollegor via stämpelklockan och webbappen och väljer man Administratörer skickas det till vald administratör via deras Meddelande-flik när dom har loggat in på Timeplan.

Om en administratör vill skicka meddelande till anställda gör dom det via Meddelande-fliken i Timeplan. Då visas meddelandet i appen och i stämpelklockan.

Man går in på Meddelanden och trycker Ny+ för att skriva ett nytt meddelande.

Man kan därefter välja att skicka till en annan administratör (då bockar man i Användare), en eller flera anställda oberoende av kostnadsställe, eller så skickar man till alla anställda knutna till ett specifikt kostnadsställe (då bockar man i Personal Vid).

I rutan vid Giltigt t o m bestämmer man hur länge meddelandet ska visas.

När man är nöjd trycker man på Skicka så går meddelandet ut till valda mottagare.

Kontosaldon

På Kontosaldo-sidan kan anställda enkelt få en översikt över ackumulerade saldon som gäller den anställdes arbetade tid.

Man ställer in i Timeplan vilka lönearter som ska visas och hur de ska summeras och vad som ska finnas tillgängligt är upp till varje enskild verksamhet.

Summeringen kan visas på följande sätt:

  • Innevarande år, månad eller vecka
  • Föregående år, månad eller vecka
  • Innevarande timbanksperiod
  • Ackumulerat för hela anställningen

Personuppgifter

För att underlätta insamlandet av personuppgifter kan man låta den anställde se och ändra sina egna personuppgifter som finns upplagda i Timeplan.

Det är naturligtvis fullt möjligt att bara låta den anställde se sina personuppgifter och inte ändra något, men vill man kan man tillåta den anställde att ändra adress, telefon, språkkunskaper, uppgifter om anhöriga, bankuppgifter m.m.

Inställningar

Under inställningar kan den anställde själv välja hur den vill ha information från appen, sk. Push-notiser; via SMS eller e-mail. Om man behöver uppdatera sin e-mailadress eller mobilnummer kan man göra det direkt i appen så uppdateras det mot Timeplan.

Här kan man även byta lösenord och språk på appen. I dagsläget kan man välja på svenska eller engelska.

Publicera arbetspass

Du som schemaläggare kan välja hur lång i framtiden dina anställda ska se sitt schema i appen.

Det är en inställnings som sköts av Timeplans Supportavdelning så om den perioden behöver justeras ber vi er kontakta Support. Systemet stå som default på 52 veckor vilket innebär att schemat alltid är synligt minst 52 veckor framåt i tiden. Man kan justera ner det till en kortare period och sen manuellt gå in och välja ett datum man vill släppa tom. under Planering och Publicera Arbetspass.

Timeplan kommer då att göra schemat synligt till och med det datumet men sen när lägsta perioden (enligt Systeminställningar) är nådd kommer det automatisk släppa en dag i taget framåt så att det aldrig går under minimi-nivån.

Hantera ledighetsansökningar

Via appen kan dina anställda enkelt ansöka om ledighet och du kan hantera den via Timeplan som sen rullar ut det i systemets alla funktioner.

Den anställde går in på Ledighetsansökningar i appen och väljer frånvarokod och datum.

När ansökningen är inskickad kommer det visas en röd ruta med en vit siffra i bredvid Ledighetsansökningssymbolen i Timeplan.

Om du har en administratörsprofil som har tillåtelse att hantera ledighetsansökningar trycker du på Planering och Ledighetsansökningar.

Då ser du en lista med alla aktuella ansökningar.


Om du klickar på en ansökning kan du enkelt välja att Godkänna, Avslå eller Annullera ansökningar. Du kan också lämna en kommentar.

Så fort du har skickat iväg ditt beslut kommer den anställde då besked i appen om hur det har gått.

Om ledighetsansökningen godkänns kommer det också rullas ut automatiskt på den anställde och det syns i Kalendern och Månadsöversikten.

Vill du se redan hanterade ledighetsansökningar bockar du ur Visa endast pågående ansökningar