På sidan Ackumulerade saldon följer du en medarbetares tid och utvalda kontosaldon för en vald period. Raden Ackumulerad sammanfattar intervallet och månadsraderna visar hur värdena fördelas. Kontrollera alltid datumen och vilka konton som ingår innan du jämför resultatet med en annan vy.
Här får du en samlad överblick utan att först skapa en rapport. Du kan visa arbetad tid, planerad tid och grundschematid tillsammans och se extra konton som har valts för sammanställningen.
Bild 1. Den översta raden summerar hela det valda intervallet. Raderna nedanför visar en månad i taget; kontonamnen i exemplet är inte en fast lista över vilka konton alla kunder har.
Månadsraderna visas med den senaste månaden först. Om intervallet börjar eller slutar mitt i en månad innehåller den raden bara de valda dagarna. Använd därför radens datum, inte enbart månadens namn, när du jämför med en månadsrapport.
Ange första och sista datumet för den period du vill undersöka. Fr o m datum ska inte ligga efter T o m datum. Datumväljarna begränsar vanliga val till dagens datum eller tidigare.
Timeplans föreslagna startdatum tar hänsyn till flera olika gränser:
- Början på medarbetarens senaste sammanhängande kedja av anställningsavtal.
- Dagen efter den senaste årsarbetstids- eller timbanksperioden.
- Det startdatum som har ställts in för er Timeplan-miljö. Om ett sådant datum saknas används en gräns fem år bakåt från dagens datum.
Den senaste av dessa gränser används som förslag. Det kan därför finnas äldre anställningshistorik som inte kommer med i det första intervallet du ser. Kontrollera om den föreslagna perioden motsvarar det du vill följa upp.
Slutdatumet utgår normalt från dagens datum eller det senaste avtalets slutdatum om avtalet slutade tidigare. Det finns dock kända fall där en framtida timbanksgräns eller ett framtida systemstartdatum gör att båda datumfälten får ett framtida förslag. Rätta då intervallet innan du tolkar resultatet; ett förifyllt datum är inte i sig en kontroll av att perioden är lämplig.
Under Visa markerar du vilka av de tre vanliga tidskolumnerna som ska finnas i tabellen. Alla tre är markerade när det ännu inte finns ett sparat val för dig. Valet sparas för din administratör när du använder knappen Visa och följer med nästa gång du öppnar sidan.
- Arbetad tid summerar godkända saldon på konton i Konton för beräkning av Arbetad tid i rapporter. Kontourvalet hanteras på sidan Systemkontogrupper under Avtal. Det är alltså inte en direkt summering av tiden mellan alla in- och utstämplingar.
- Planerad tid utgår från arbetspassens tid med rast avdragen. Både ordinarie och utökad planerad tid räknas med enligt passtypens val på sidan Passtyper under Avtal. Frånvaro läggs inte till som ett separat tillägg här. Ett frånvaropass bidrar bara om dess passtyp ingår i urvalet.
- Grundschema summerar den normaltid som redan har beräknats och sparats för medarbetarens dagar. Sidan räknar inte ut schemamallen på nytt när du öppnar den. Därför kan värdet skilja sig från både den aktuella schemamallen och de faktiska arbetspassen.
För Arbetad tid används saldoposternas godkännandestatus. Även poster som inte kräver manuellt godkännande kan ingå, så summan är inte ett bevis på att varje tidrapport har attesterats. Planerad tid och Grundschema har inte samma godkännandefilter. De kan visas även när saldon som motsvarar den arbetade tiden ännu inte ingår.
Arbetad tid och kontosaldona summeras för den valda medarbetaren och perioden, utan ett separat företagsurval i den här summeringen. Kontrollera det särskilt om medarbetaren arbetar i flera företag och du jämför med en rapport för endast ett av dem.
Utöver tidskolumnerna visas de aktiva, kvarvarande konton som har valts i inställningen Ack.saldon - lista med konton som ska visas. Kontonamnet blir rubrik för två kolumner:
- Justerad innehåller mer än administratörens manuella rättelser. I den nuvarande versionen kan även importerade saldon, poster från periodavstämning och saldon som medarbetaren själv har rapporterat räknas med. Det beror på hur posterna har registrerats och om de ingår bland de godkända saldona. Använd därför inte kolumnen som en lista över enbart administratörens ändringar.
- Totalt visar alla godkända saldoposter på kontot för det aktuella intervallet.
Justerad är en del av Totalt, inte ett tillägg som du ska lägga ovanpå totalen. Kolumnen visar hela värdet på de markerade posterna, inte bara hur mycket en administratör ändrade dem. Om en sådan post har ändrats från 7 till 8 timmar är dess bidrag alltså 8 timmar, inte skillnaden på 1 timme.
Ett inkluderat konto kan finnas kvar som kolumngrupp även när det saknas saldon för medarbetaren. Då är cellerna för Justerad och Totalt tomma. Att kontonamnet visas betyder alltså inte att medarbetaren har ett värde på kontot.
Totalt avser poster inom det valda intervallet. Det lägger inte automatiskt till ett ingående saldo från tiden före Fr o m datum. Ett konto med ordet ”ackumulerat” i namnet ändrar inte den här datumavgränsningen.
Tidsvärden visas som timmar och minuter. En summa kan vara längre än 24 timmar och kan ha ett minustecken. Ett tidsvärde som är noll visas som 00:00, medan en tom kontocell betyder att det saknas ett saldo att visa.
Sekunder avrundas till närmaste minut, med 30 sekunder avrundade uppåt. Antal och belopp visas som heltal på den här sidan. Använd därför inte den här vyn för att kontrollera beloppens ören eller tidernas sekunder.
Om Fr o m datum ligger efter T o m datum kan den nuvarande versionen visa en tom tabell utan ett tydligt felmeddelande. Kontrollera därför båda datumen innan du börjar leta efter saknade stämplingar eller ändrar saldon.
- Kontrollera att rätt medarbetare visas.
- Ange Fr o m datum och T o m datum för den period du vill följa upp.
- Markera önskade tidskolumner under Visa.
- Välj knappen Visa och kontrollera datumen på raden Ackumulerad innan du jämför värdena.
Tabellen byggs också när sidan öppnas och när du byter medarbetare. Kontrollera därför intervallet på nytt efter ett byte; utgå inte från att samma datum är lämpliga för nästa medarbetare.
Visa uppdaterar sammanställningen från de uppgifter som redan finns och sparar ditt kolumnval. Knappen räknar inte om arbetade saldon eller grundschemat och startar ingen ny utläggning av arbetspass. Ett underliggande beräkningsfel rättas därför inte genom att du väljer Visa igen.
Arbetad tid och kontokolumnerna bygger på saldon som du kan undersöka på sidan Stämplingar och saldon. När ett värde verkar saknas behöver du kontrollera både datum, konto och godkännandesteg där.
Gör inte en manuell rättelse enbart för att få siffrorna i två vyer att bli lika. Börja med att kontrollera att vyerna använder samma period och samma konton. Om ett konto beräknas från andra konton behöver rättelsen göras på rätt underlag; en ändring på ett summeringskonto kan påverkas igen av nästa beräkning.
På sidan Kalender ser du medarbetarens faktiska planering. Grundschema och perioder visar kopplingen till det återkommande schemat. En ändring av ett enskilt arbetspass behöver därför inte ge samma förändring i Planerad tid och Grundschema.
En ny schematilldelning kan också behöva bearbetas innan de daterade arbetspassen och berörda saldon har uppdaterats. Kontrollera det färdiga resultatet innan du bedömer en skillnad mellan dessa kolumner.
Namnet på ett konto räcker inte för att avgöra vad som ingår i det. Kontots beräkningsregler och dess kopplingar till kontogrupper påverkar hur summan ska tolkas.
Om ett visst konto saknas helt i sammanställningen behöver inställningen Ack.saldon - lista med konton som ska visas kontrolleras under Personalregister på sidan Systeminställningar i Administration. Be den som ansvarar för era inställningar eller Timeplans support om hjälp med urvalet. Om kontot finns men saknar värde behöver du i stället börja med medarbetarens saldon och period.
Det finns ett känt fel i hur sidan läser den här inställningen. Även ett kontourval som har skrivits enligt inställningens anvisning kan göra att de önskade kontona inte visas. Om samma konto har angetts flera gånger, eller om en hänvisning går till ett konto som inte finns, kan felet också hindra hela sidan från att öppnas. Beskriv för den ansvariga administratören eller supporten om du saknar enstaka kolumner eller om sidan inte öppnas alls. Det hjälper dem att skilja ett fel i kontourvalet från ett problem med medarbetarens saldon. Ändra inte saldon för att försöka lösa ett sådant visningsfel.
Om medarbetaren saknar anställningsavtal lämnas datumfälten tomma och ingen tabell visas. Kontrollera därför att du har valt rätt medarbetare och att anställningsuppgifterna finns.
Om datum är ifyllda men tabellen är tom ska du först kontrollera att startdatumet inte ligger efter slutdatumet. Den nuvarande versionen ger inte alltid något felmeddelande för just det felet.
Arbetad tid bygger på godkända saldon, Planerad tid på de aktuella arbetspassen och Grundschema på normaltiden. Frånvaro, ändrad planering, kontourval och godkännandesteg kan därför göra att värdena skiljer sig. Undersök orsaken på rätt sida i stället för att förutsätta att alla tre ska vara lika.
Ett känt fel kan uppstå när det finns ett äldre avtal utan slutdatum i den avtalskedja som sidan försöker läsa. Om sidan inte öppnas, be ansvarig administratör eller supporten undersöka avtalskedjan. Ändra inte ett korrekt avtals slutdatum bara för att komma runt felet.
Om problemet gäller flera medarbetare behöver även kontourvalet på sidan Systeminställningar undersökas. Fel i den gemensamma inställningen kan påverka hela sidan, inte bara kolumnerna för ett enskilt konto.
Nej. De godkända poster som visas i Justerad ingår redan i Totalt. Om du lägger ihop kolumnerna riskerar du att räkna samma saldo två gånger. Tänk också på att Justerad i den nuvarande versionen innehåller fler typer av poster än bara administratörens manuella rättelser.