Systemkontogrupper samlar konton som Timeplan använder tillsammans. Här ser du till exempel vilka konton som räknas som arbetad tid i rapporterna och vilka resultat medarbetarna ser i appen.
Ett konto innehåller ett visst slags tid, antal eller belopp. En systemkontogrupp talar om vilka konton som ska användas för ett gemensamt ändamål. Det gör att Timeplan hittar rätt underlag även när ni använder egna kontonamn.
Bild 1. Gruppen Konton för beräkning av Arbetad tid i rapporter är öppnad. De markerade kontona visas överst. Bilden visar ett utsnitt av kontolistan.
En grupp kan användas av flera rapporter, beräkningar eller vyer. Kontrollera därför var gruppen används innan du ändrar den. När du väljer Spara räknas tidigare saldon inte om, men en rapport som du tar fram på nytt kan ändå få andra summor – även för en tidigare period.
I översikten visar Typ av grupp om gruppen är Fördefinierad eller Egendefinierad. Skillnaden avgör vad du kan ändra:
- En Fördefinierad grupp har en bestämd funktion i Timeplan. Du kan ändra vilka konton som ingår, men inte gruppens typ. Namnet är normalt låst och gruppen går inte att ta bort.
- Gruppen för Importerat semestersaldo är ett undantag: du kan ändra dess visningsnamn. Därför kan den heta exempelvis Semestersaldo hos er. Ett namnbyte ändrar inte vilka funktioner som använder gruppen, och den går fortfarande inte att ta bort.
- En Egendefinierad grupp skapar ni själva för exempelvis en beräkningsformel eller ett rapporturval. Ange ett tydligt namn som skiljer sig från både konton och andra grupper. Stora eller små bokstäver och extra blanksteg i början eller slutet räcker inte för att göra namnet unikt. Även namn på inaktiva och borttagna konton är upptagna.
- Namn får innehålla högst 255 tecken. Ange ett riktigt, beskrivande namn utan blanksteg i början eller slutet. Sidan kontrollerar inte längdgränsen innan uppgifterna sparas, så ett för långt namn kan göra att det inte går att spara. Ett namn som bara består av blanksteg godtas dessutom av dagens sida, men gör gruppen svår att känna igen.
Tänk på att detaljvyn har ett visningsfel: under Konto kan en egen grupp stå som Fördefinierad. Utgå då från Typ av grupp i översikten och från Beskrivning av systemkontogruppen. Gruppen har inte bytt typ bara för att detaljfältet visar fel.
Kontona skapas och ändras under Avtal på sidan Konton. På den här sidan väljer du vilka av dem som ska ingå i den öppnade gruppen.
- Listan innehåller aktiva konton som inte har tagits bort. Den omfattar er gemensamma Timeplan-databas och begränsas inte till ett visst företag eller en viss kontotyp. Ett konto som saknas kan därför behöva kontrolleras på sidan Konton, i stället för att du byter företag.
- Enheten inom parentes hjälper dig att skilja exempelvis tid från antal eller belopp. Kontrollera både kontonamnet och enheten, så att gruppen samlar de värden som den är avsedd att använda.
- Markerade konton visas överst och omarkerade konton längre ned. Inom båda delarna är kontona ordnade alfabetiskt. Kryssrutan i tabellrubriken markerar eller avmarkerar alla valbara konton i listan, inte bara ett enskilt konto. Ändringen gäller först när du väljer Spara.
När två grupper har liknande namn är det lätt att anta att de används på samma sätt. Här är de viktiga skillnaderna:
- Konton för beräkning av Arbetad tid i rapporter samlar konton som ska räknas som arbetad tid. Urvalet används i rapporterna Arbetad tid, Budgetrapport, Detaljerad veckoöversikt och Årsarbetstid vid grundschema under Rapporter. Det används även på sidorna Veckoöversikt och Ackumulerade saldon. Om ett relevant konto saknas i gruppen kommer dess saldo inte med i dessa summeringar.
- Konton för Planerad tid samlar konton för schemalagd tid. Dessa används bland annat i Budgetrapport, Behovsmallsrapport och Kollektivavtalsrapport under Rapporter. Gruppen är alltså inte samma underlag som kontona för faktiskt arbetad tid.
- Konton för beräkning av Timbank anger vilka kontosaldon som räknas som arbetad tid när timbanken beräknas mot avtalad tid. Saldonas plus- och minustecken följer med i beräkningen. Det innebär att resultatet kan bli positivt, noll eller negativt; ett konto i gruppen ger inte automatiskt en ökning av timbanken.
- Tidbank används i stället för kolumnen Tidbank på sidan Attestering av tidrapporter. Om du vill påverka vilka värden som visas där ska du alltså inte förväxla den med gruppen för själva timbanksberäkningen.
De här grupperna hjälper Timeplan att skilja olika slags resultat åt. Kontourvalet är därför viktigt även när kontona redan har fått korrekta saldon.
- Faktisk kostnad och Planerad kostnad samlar konton som får saldon från Kostnadsregler. De används i Budgetrapport under Rapporter och på sidan Veckoöversikt. Håll isär faktiskt och planerat underlag när du kontrollerar varför kostnaderna skiljer sig åt.
- Frånvaro anger vilka saldon som ska räknas som frånvaro. Gruppen används i frånvarokolumnen på sidan Attestering av tidrapporter och i beräkningen av arbetad tid i Årsavstämningsrapport och Veckoavstämningsrapport under Rapporter.
- Sjukfrånvaro samlar sjukkonton, medan Övertid/Mertid samlar konton för övertid och mertid. Båda grupperna används i Budgetrapport under Rapporter, så ett felaktigt urval påverkar hur dessa delar redovisas.
- Appen - Dagens resultat bestämmer vilka konton medarbetaren ser under Dagens resultat för en vald dag i appens kalender. Att lägga till ett konto gör inte att ett nytt saldo beräknas; gruppen styr vilka av dagens kontovärden som visas.
- Importerat semestersaldo, som kan ha ett annat visningsnamn hos er, bestämmer vilka konton som visas när en ledighetsansökan skapas eller godkänns. Det gäller både medarbetarens app och administratörens sida Ledighetsansökan. Gruppens namn kan alltså skilja sig åt utan att användningen gör det.
Rapporten Arbetsgivarintyg under Rapporter har egna grupper. Kopiera därför inte kontourvalet från en annan arbetstidsrapport utan att kontrollera skillnaden.
- Arbetad tid, Arbetsgivarintyg används för kolumnen Arbetad tid i intyget. Till skillnad från gruppen för vanlig arbetad tid ingår semester här.
- Frånvarotid, Arbetsgivarintyg används för intygets kolumn Frånvaro. Det är en annan grupp än den som används för frånvaro i attesteringen.
- Arbetad tid, Svensk lön visas bara när ni använder Svensk Lön som lönesystem. Gruppen bestämmer arbetad tid för transaktionstyp 43 i exporten. Att den inte visas med ett annat lönesystem är alltså inte ett fel i kontolistan.
De tre grupperna för Periodavstämning har olika uppgifter:
- Periodavstämning - Mertidsgrundande anger vilka timmar som ska ingå i underlaget för övertid eller mertid när arbetad tid överstiger avtalad veckoarbetstid. Månadslön eller timlön från normaltidspass ingår i detta underlag. Gruppen avser övertids- och mertidsberäkningen, inte den separata timlönsberäkningen.
- Periodavstämning - Timlönsgrundande anger i stället underlaget för timlön, utan övertid och mertid. Faktiskt arbetade timmar från Byte av arbetstid ingår. Kontona används också i Arbetad tid + Frånvaro hittills i Veckoavstämningsrapport och Årsavstämningsrapport under Rapporter.
- Periodavstämning - Övrigt arbete bestämmer vilka konton som visas under Övrigt arbete på sidan Periodavstämning. Använd den när du kontrollerar vilka övriga arbetstimmar som redovisas där.
Några grupper hjälper dig att överblicka konton av samma slag. Gruppens namn berättar vad kontona hör till, men medlemskapet bestämmer inte i sig när ersättning ska beräknas.
- Konton för Rast och Konton för Lunch håller isär konton som hör till raster respektive lunch.
- Konton för OB, Jour/Beredskap och Konton för Semester samlar konton inom respektive område. Själva villkoren för att få ett saldo behöver fortfarande hanteras i de regler och avtal som använder kontona.
- Lönetyper, Månadslön/Timlön, Manuella saldon och Övrigt ger motsvarande gruppering för dessa slags konton. Gruppnamnet ersätter inte kontrollen av vilka enskilda konton som ingår.
- Helgdagstillägg samlar konton som används av Helgdagsregler. Om du undersöker ett helgdagstillägg behöver du därför också kontrollera den regel som skapar saldot.
Här förklaras vad sidans knappar gör utöver att öppna, spara eller ta bort en vanlig post.
Timeplan stoppar borttagning när en beräkningsregel använder gruppen, men kontrollerar inte alla andra användningar. En sparad Excel-rapportmall kan därför förlora sin koppling utan att borttagningen stoppas. Kontrollera gruppens användning innan du går vidare; borttagningen är permanent.
När du väljer Spara ersätts gruppens tidigare kontourval med de konton som är markerade. Följden beror på var gruppen används:
- När en rapport eller sida läser in gruppen på nytt används det sparade urvalet. En rapport för en tidigare period kan därför visa andra summeringar, trots att medarbetarnas kontosaldon inte har ändrats. En rapportfil som redan har exporterats ändras däremot inte.
- När appen läser in en vy som använder gruppen hämtas det nya kontourvalet. Det skapar inte några nya kontosaldon.
- Beräkningar som därefter använder gruppen utgår från det nya urvalet. Tidigare beräknade saldon ligger kvar tills en separat omräkning genomförs. Spara på den här sidan startar alltså ingen omräkning av dagar eller perioder.
Exempel: Ett konto har redan ett saldo för arbetad tid under rapportperioden, men saknas i rapportgruppens urval. När du lägger till kontot och tar fram rapporten på nytt ingår även det saldot i gruppens summa. Det är inte samma sak som att Timeplan har räknat om medarbetarens dag.
Kontrollera resultatet med en medarbetare och period där du känner till underlaget, så att du ser att rätt värden kommer med i den berörda rapporten eller vyn.
Ny öppnar en egen, ännu osparad grupp. Du får alltså ingen ny grupp i användning bara genom att öppna vyn.
- Ange ett tydligt och unikt Namn.
- Markera de konton som ska ingå och kontrollera urvalet.
- Välj Spara.
- Kontrollera att gruppen finns i översikten och att rätt konton visas när du öppnar den igen.
Den egna gruppen får inte automatiskt samma funktion som en fördefinierad grupp bara för att ni ger den ett liknande namn. Den behöver användas i exempelvis en formel eller ett rapporturval.
Kontrollera först vilken egen grupp som är öppnad. Bekräftelsen visar för närvarande inte gruppens namn, så den räcker inte för att avgöra att rätt grupp är vald.
- Om en beräkningsregel använder gruppen stoppar Timeplan borttagningen och visar vilka regler det gäller. Ändra först de berörda formlerna och kontrollera deras resultat innan du försöker igen.
- Även om ingen beräkningsregel hindrar borttagningen behöver du kontrollera andra användningar, till exempel rapportmallar. De ingår inte i sidans automatiska kontroll.
- När borttagningen genomförs försvinner gruppen och dess kopplingar till kontona. Kontona och deras befintliga saldon finns kvar, men en rapportmall som fortfarande hänvisar till gruppen kan inte längre använda den.
- Fördefinierade grupper går inte att ta bort. Det gäller även gruppen för importerat semestersaldo, trots att dess namn går att ändra.
Rapporten kan summera befintliga saldon utifrån gruppens nya kontourval. Själva saldona har då inte räknats om. Kontrollera först om problemet gäller vilka konton rapporten tar med eller hur saldot på ett konto har beräknats. Det är två olika saker och de behöver rättas på olika ställen.
Gruppen finns ännu inte som ett val på sidan. Du kan därför inte använda den för att styra Utbetalningskonto på sidan Periodavstämning. Skapa inte en egen grupp med samma namn i tron att den får denna funktion.
Timeplan jämför en egen grupps namn även med konton som är inaktiva eller har tagits bort. Ange ett annat, beskrivande namn så att gruppen går att skilja från kontot. Ett namn som redan används blir inte unikt genom att du ändrar stora och små bokstäver eller lägger till blanksteg.