På sidan Konton bestämmer du hur tid, antal och belopp ska samlas i Timeplan. Kontots enhet och nivå avgör vilken sorts värde det innehåller och var det kan användas, till exempel i beräkningar, rapporter eller lönehantering.
Bild 1. Detaljsidan visar kontots grunduppgifter och kopplingar till systemkontogrupper. I exemplet är Kontoenhet låst eftersom det redan finns medarbetarsaldon på kontot. Fler grupper och eventuella arbetsuppgiftsspecifika externa id finns längre ned.
Ett konto kan ha flera användningsområden samtidigt. Ett beräknat värde kan exempelvis visas i en medarbetares saldo, ingå i en kontorapport och skickas vidare till lönesystemet. Innan du ändrar kontot behöver du därför veta både vad värdet betyder och vilka andra delar av Timeplan som använder det.
Översikten visar aktiva konton. Markera Visa även inaktiva konton om du vill hitta ett konto som inte längre ska användas för nya val. Markeringen visar fler rader i listan; den aktiverar inte kontona.
Fältet Beskrivning på detaljsidan innehåller det fullständiga kontonamnet. Samma namn visas i översiktens kolumn Konto och används för att känna igen kontot i andra inställningar.
- Namnet ska vara unikt och får vara högst 50 tecken långt. Parenteser är inte tillåtna.
- Namnet får inte vara samma som namnet på en systemkontogrupp eller en egen kontogrupp, inte heller om du bara ändrar stora och små bokstäver. Det behöver gå att skilja kontot från en grupp när de används i formler.
- Förkortning är också obligatorisk och ska vara unik. Den får innehålla högst fem tecken, så välj en beteckning som går att känna igen även där utrymmet är begränsat.
Med Kontoenhet väljer du vilken sorts värde kontot ska innehålla:
- Timmar används för tid, till exempel arbetstid eller frånvaro.
- Antal används när värdet är ett antal, till exempel dagar eller tillfällen.
- Decimaltal används för decimala värden, bland annat belopp.
Enheten påverkar både hur värdet visas och vilka beräkningsregler och inställningar som erbjuder kontot som ett möjligt val. Ett konto med rätt namn men fel enhet behöver därför inte gå att välja i det fält där du vill använda det.
I översikten kan enheterna visas med de engelska beteckningarna Time, Pieces och Money. De motsvarar Timmar, Antal och Decimaltal på detaljsidan; det är inte ytterligare kontoenheter.
När det finns minst ett saldo på medarbetarnivå går kontoenheten inte längre att ändra. Välj därför rätt enhet innan kontot börjar användas. Om du senare behöver registrera en annan sorts värde, till exempel antal i stället för tid, behöver du skapa ett nytt konto.
Nivå avgör var värdet hör hemma. De fem alternativen används på olika sätt:
- Saldo per medarbetare samlar värdet för varje medarbetare. Det är den nivå som används av beräkningsregler som väljer medarbetarkonton, och den föreslås för ett nytt konto.
- Saldo per arbetsuppgift samlar värdet för arbetsuppgiften, inte som ett separat saldo för varje medarbetare som arbetar där. Sådana konton kan användas för arbetsuppgiftens totalsiffror i Veckoöversikten.
- Saldo per företag samlar värdet för företaget och kan användas för företagets totalsiffror i Veckoöversikten.
- Lön (fritt värde) används för ett lönefält där beloppet kan anges i medarbetarens anställningsavtal. Fältet behöver först vara aktiverat för avtalet.
- Lön (från matris) används för ett lönefält där beloppet väljs bland alternativen som har lagts upp på sidan Lön för avtalet. Även det fältet behöver vara aktiverat för att kunna användas i anställningsavtalet.
Nivån går inte längre att ändra när kontot har kopplats som lönekonto till ett avtal eller ett anställningsavtal. Den spärren är skild från låsningen av Kontoenhet: ett konto kan därför ha en låst enhet men fortfarande en valbar nivå.
Avmarkera Aktiv när kontot ska finnas kvar med sin historik men inte längre erbjudas i nya vanliga val. Ett inaktivt konto kan fortfarande visas där det redan har valts; det försvinner alltså inte automatiskt ur alla tidigare inställningar.
Inaktiveringen ändrar inte tidigare saldon och räknar inte om historiken. Gå därför igenom de befintliga kopplingarna också om kontot ska ersättas av ett annat. Att bara avmarkera Aktiv är inte samma sak som att flytta värden eller byta konto i alla regler.
Med Avvikelsekonto anger du att kontot ska hanteras som ett avvikelsekonto vid löneexport. Lönesystemens kopplingar skiljer på avvikelsekonton och vanliga lönekonton, så att saldona tas med i rätt del av exporten.
Kryssrutan visas för de lönesystem som använder den klassificeringen, bland annat Agda, Hogia, Kontek, Carat och Crona/Fortnox PAXML. Valet ändrar inte själva saldot och avgör inte om kontot får användas av en avvikelsekod.
Om du ändrar Avvikelsekonto kan samma saldo behandlas annorlunda i nästa löneexport. Stäm av hur kontot ska hanteras i ert lönesystem innan du ändrar markeringen; kontots namn och saldo kan se oförändrade ut i Timeplan trots att exporten påverkas.
Välj minst en Systemkontogrupp. Grupperna samlar konton för ett visst ändamål, till exempel arbetad tid, frånvaro, timbank eller en rapport. Ett konto kan ingå i flera grupper och därmed användas i flera sammanhang.
Grupptillhörigheten ersätter inte kontots enhet eller nivå. Alla tre behöver passa det sammanhang där kontot ska användas. Läs mer på sidan Systemkontogrupper innan du tar bort en befintlig grupptillhörighet.
För nivåerna Lön (fritt värde) och Lön (från matris) finns två ytterligare val när tillvalsmodulen Enterprise används:
- Visa i lönefältet på anställningsbeviset tar med kontots lönebelopp i det lönevärde som skrivs ut på anställningsbeviset. Om kryssrutan är avmarkerad ingår beloppet inte i just det utskrivna lönevärdet.
- Anpassa belopp efter veckoarbetstid anpassar beloppet efter medarbetarens veckoarbetstid i förhållande till avtalets heltidsmått. Anpassningen görs när veckoarbetstiderna skiljer sig åt och heltidsmåttet är större än noll. Om medarbetarens veckoarbetstid saknas, heltidsmåttet är noll eller kryssrutan är avmarkerad används det sparade beloppet utan sådan anpassning.
Exempel: Ett sparat belopp på 30 000 kronor räknas som 15 000 kronor när medarbetarens veckoarbetstid är 20 timmar, avtalets heltidsmått är 40 timmar och anpassningen är markerad. Inställningen ändrar hur beloppet används; den ska inte förväxlas med att du skriver in ett nytt lönebelopp.
De externa uppgifterna kopplar Timeplans konto till rätt beteckning i ett annat system. Vilka fält du ser beror på er koppling:
- Externt id, lönesystem är kontots identifierare för det aktuella lönesystemet. För vissa kopplingar måste värdet vara numeriskt. En arbetsuppgiftsspecifik identifierare kan ha företräde framför kontots vanliga id i den export som använder den.
- Externt id, andra system används för den allmänna exporten av kontosaldon och för berörda externa integrationer. Det är ett separat fält och ersätter inte automatiskt identifieraren för löneexport.
- Extern kod och Negativ extern kod visas för Carat. Den vanliga koden används för ett saldo som är noll eller positivt. Vid ett negativt saldo använder Carat-exporten den negativa koden och skickar beloppets absoluta värde, alltså utan minustecknet.
Internt Id skapas av Timeplan och går inte att ändra här. Det är kontots interna identitet och ska inte förväxlas med de externa uppgifter som du kan fylla i.
I tabellen Arbetsuppgift / Externt id, lönesystem kan samma konto få olika identifierare beroende på vilken arbetsuppgift saldot gäller. Det ändrar inte arbetsuppgiftens egen externa identitet, utan gäller just kombinationen av konto och arbetsuppgift.
Tabellen visas för konfigurerade lönesystem utom Carat, HR-plus och SD Worx Salary. För en arbetsuppgift i ett annat företag visas företagsnamnet inom hakparenteser efter arbetsuppgiftens namn.
- I de exportflöden som använder den här kopplingen går arbetsuppgiftens id normalt före kontots vanliga id. Finns ingen koppling för saldots arbetsuppgift används kontots id i stället.
- Hogia Lön Plus har ett viktigt undantag vid avvikelseexport: där går kontots vanliga id före arbetsuppgiftens id. Det kan gälla även när kontots fält ser tomt ut, eftersom ett sparat tomt värde hanteras annorlunda än att inget värde alls finns lagrat. Lämna därför inte bara fältet tomt i tron att arbetsuppgiftens id då säkert används; stäm av inställningen om exporten får fel identifierare.
- Vid export av vanliga lönetimmar till Hogia Lön Plus används däremot arbetsuppgiftens id först.
Dialogen används både när du lägger till en koppling och när du ändrar en befintlig rad.
Bild 2. En ny rad kopplar kontot till ett externt id för en vald arbetsuppgift. Ta bort är inte tillgängligt förrän du öppnar en befintlig rad.
- Välj Ny rad... längst ned i tabellen, eller öppna den befintliga rad som du vill ändra.
- För en ny rad väljer du företag och arbetsuppgift. Det företag du arbetar i är förvalt. När du byter företag laddas dess aktiva arbetsuppgifter, och den första möjliga arbetsuppgiften är förvald. Kontrollera därför valet innan du går vidare.
- Ange Externt id, lönesystem och välj OK. Raden läggs till eller uppdateras i tabellen på sidan.
- Kontrollera tabellen och välj sedan sidans Spara. Det är först då kopplingen sparas för kontot; OK i dialogen räcker inte.
Tänk också på följande:
- En arbetsuppgift får bara förekomma en gång för kontot. Arbetsuppgifter som redan finns i tabellen erbjuds därför inte för en ny rad. Om inget möjligt val återstår går det inte att välja OK.
- På en befintlig rad är företag och arbetsuppgift låsta. Du kan ändra identifieraren, men behöver ta bort raden och lägga till en ny om kopplingen ska gälla en annan arbetsuppgift.
- För Hogia Lön Plus anges identifieraren som ett tal. För övriga berörda lönesystem används text. Flera arbetsuppgifter får använda samma identifierare, men håll värdet inom 50 tecken; dialogen fångar inte alltid ett för långt värde innan kontot sparas.
- Undvik tomma identifierare och extra blanksteg. Om du bekräftar ett tomt fält på en befintlig rad tas raden bort ur tabellen, medan ett tomt fält på en ny rad lägger till en rad med tom identifierare. Blanksteg rensas inte automatiskt och räknas inte som ett tomt fält.
- Ta bort tar bort den öppnade kopplingen ur tabellen, inte själva kontot. Även den ändringen behöver sparas på kontosidan. Exporten använder därefter den identifierare som gäller utan kopplingen.
- Med Avbryt eller dialogens kryss lämnar du dialogen utan att tillämpa ändringen som du just har gjort där.
Kopiera är användbart när ett nytt konto ska likna ett befintligt, men kopian behöver kontrolleras innan den används.
- Öppna det konto som ska vara utgångspunkt och välj Kopiera. Timeplan sparar omedelbart ett nytt konto och väljer kopian.
- Kontrollera namn och förkortning. De får ett numrerat tillägg, till exempel
_1, så att kopian kan skiljas från originalet. - Kontrollera enhet, nivå, Aktiv, Avvikelsekonto, löneval och externa id. De följer med från originalet, liksom kopplingarna till systemkontogrupper och egna kontogrupper.
- Lägg till de kopplingar som inte följer med, om det nya kontot behöver dem. Arbetsuppgiftsspecifika externa id och integrationsuppgifter som sparas separat kopieras inte.
Om det nya namnet skulle bli längre än 50 tecken skapas ingen kopia. Skapa då hellre ett nytt konto med ett kortare, tydligt namn. Den nuvarande kopieringen kontrollerar inte förkortningens femteckensgräns på samma sätt, så kontrollera och rätta förkortningen särskilt.
Timeplan stoppar borttagningen om kontot fortfarande används av en beräkning, rapport, formel eller annan koppling som kontrolleras vid borttagningen. Finns kontot i ett nyckeltal eller i en beräkningsregel kan meddelandet ange vilka namn du behöver kontrollera.
- Läs meddelandet och utred användningen innan du försöker igen. Ta inte bort en fungerande koppling bara för att komma förbi spärren.
- Om kontot ska sluta erbjudas för nya val men historiken ska finnas kvar är Aktiv normalt det relevanta valet att ändra.
- När en borttagning kan genomföras markeras kontot som borttaget och dess gruppkopplingar och eventuella lönefältskopplingar tas bort. Kontot erbjuds då inte i nya val.
- Borttagning räknar inte om saldon. Befintliga historiska saldorader tas inte bort genom den här funktionen; använda konton skyddas av borttagningskontrollerna.
- Avvikelsekoder, Beräkningsregler och olika avtalsinställningar använder konton för sina resultat. Kontrollera den regel som skapar värdet om saldot inte blir som du förväntar dig.
- Kontorapporter, Rapportmallar och Nyckeltal använder kontovärden som underlag. Om ett värde saknas i en rapport kan både kontovalet och grupptillhörigheten behöva kontrolleras.
- På sidan Manuella saldon används konton för manuellt registrerade värden. Ett nytt konto skapar inte i sig något saldo.
- Inställningarna för löneexport och andra integrationer använder kontots externa uppgifter. Ett korrekt saldo i Timeplan betyder därför inte att identifieraren i mottagande system är rätt.
Meddelandet betyder att Timeplan inte hittar någon av de användningar som kontrolleras här. Kontrollen omfattar bland annat saldon, kontorapporter, beräknings- och avtalskonton, avvikelsekoder, nyckeltalsformler och saldon som visas för medarbetaren.
- Meddelandet är inte en fullständig lista över allt som hör till kontot. Grupptillhörighet och arbetsuppgiftsspecifika externa id räknas exempelvis inte som användning i den här kontrollen.
- Enbart en lönekoppling i ett anställningsavtal ingår inte heller i kontrollen, trots att den kan låsa fältet Nivå. Ett sådant låst fält behöver därför inte motsäga meddelandet.
- När någon kontrollerad användning finns visas ingen motsvarande lista med länkar eller antal. Du behöver själv följa upp kontot i de berörda inställningarna innan du ändrar eller tar bort det.
Kontoenheten låses när det finns ett saldo på medarbetarnivå. Nivån låses när kontot är kopplat som lönekonto till ett avtal eller anställningsavtal. Kontrollera vilken av spärrarna som gäller. Om du behöver ett konto med en annan betydelse bör du skapa ett nytt konto och planera hur det gamla ska ersättas.
Kontrollera först att kontot är aktivt. Kontrollera sedan om fältet kräver en viss kontoenhet eller nivå. Ett fält som använder medarbetarkonton med tidsenhet erbjuder exempelvis inte ett företagskonto eller ett konto med antal, även om namnet verkar passa.
Inaktiveringen hindrar nya vanliga val men bevarar kontot och dess historik. Befintliga val kan därför fortfarande visa kontot. Om det ska ersättas behöver du ändra den berörda inställningen separat och kontrollera vilka resultat ändringen påverkar.