På sidan Avdelning hanterar du hur företagets arbetsuppgifter grupperas. En avdelning samlar arbetsuppgifter som hör ihop, medan medarbetare och arbetspass kopplas till själva arbetsuppgiften.
Bild 1. Detaljvyn visar avdelningens namn, beskrivning och externa nummer. Externt nummer visas i den här vyn eftersom lönekopplingen använder det.
En avdelning hör till ett bestämt företag. När du byter företag visas därför det företagets avdelningar. Det hjälper dig att hålla isär verksamhetsdelar som har samma namn men tillhör olika företag.
Strukturen är Företag → Avdelning → Arbetsuppgift. På sidan Arbetsuppgift väljer du vilken avdelning varje arbetsuppgift tillhör. Det är arbetsuppgiften som sedan används i medarbetarens anställning och när arbetspass planeras; avdelningen är det gemensamma sättet att gruppera arbetsuppgifterna.
- Avdelningens namn behöver skilja sig från namnen på andra avdelningar som finns kvar i samma företag. Om Timeplan säger att namnet redan används, kontrollera först att du inte håller på att skapa en avdelning som redan finns. Ett namn får återanvändas när den tidigare avdelningen har tagits bort. Namnet är obligatoriskt och får innehålla högst 50 tecken.
- Beskrivning hjälper andra administratörer att förstå vad avdelningen omfattar när namnet inte räcker. Du kan skriva upp till 1 000 tecken, så det finns plats att förklara vilka delar av verksamheten som hör ihop.
Externt nummer visas när ni använder Agda eller Hogia Lön Plus som lönesystem. Numret används för att identifiera avdelningen i lönekopplingen och behöver därför stämma med motsvarande avdelning i lönesystemet.
Kontrollera numret med den som ansvarar för lönekopplingen innan du ändrar det. Fältet rymmer högst 10 tecken. Med andra lönesystem visas inte fältet på den här sidan.
När du vill ta bort en avdelning behöver arbetsuppgifternas kopplingar ses över först. Förklaringen under Ta bort hjälper dig att förstå både spärren och vad som bevaras efteråt.
Om en arbetsuppgift fortfarande hör till avdelningen stoppar Timeplan borttagningen. Det gäller även en inaktiv arbetsuppgift: att den inte längre erbjuds för nya arbetspass betyder inte att kopplingen till avdelningen har försvunnit.
- Kontrollera vilka arbetsuppgifter som hör till avdelningen, även de inaktiva.
- Se över kopplingarna på sidan Arbetsuppgift och flytta arbetsuppgifterna till den avdelning där de ska höra hemma. Om bytet stoppas därför att en aktiv behovsmall i den tidigare avdelningen använder arbetsuppgiften behöver den kopplingen ses över först. Artikeln om Arbetsuppgift förklarar spärren närmare.
- När inga arbetsuppgifter längre är kopplade till avdelningen kan du välja Ta bort igen.
Efter borttagningen försvinner avdelningen från de vanliga listorna och går inte längre att välja för nya kopplingar. Tidigare uppgifter bevaras däremot. Det gör att historiken fortfarande går att följa även om avdelningen inte längre används.
Om ni arbetar med den förenklade sidan Organisation finns Avdelning ändå kvar som en separat sida. Organisation ersätter sidorna Företag och Arbetsuppgift, men inte sidan Avdelning. Inställningen Använd avdelningar avgör alltså inte om du har tillgång till den här sidan.
Tillgången beror i stället på tillvalsmodulen Personal & Administration och rättigheterna i din administratörsprofil. Om du behöver hjälp att hitta sidan kan er administratör kontrollera dessa två saker.
På sidan Arbetsuppgift visas däremot valet Avdelning bara när Använd avdelningar är aktiverat. Det förklarar varför du kan komma åt själva avdelningssidan men ändå sakna avdelningsvalet på arbetsuppgiften.
Be er administratör kontrollera följande:
- Ingår tillvalsmodulen Personal & Administration i er Timeplan-miljö?
- Ger din profil på sidan Administratörsprofiler åtkomst till sidan Avdelning?
Om du ser uppgifterna men inte kan ändra dem behöver även profilens skrivrättigheter kontrolleras. Läsrättighet ger tillgång till informationen, men inte till att skapa, ändra eller ta bort avdelningar.