Artikeln beskriver hur du skapar och arbetar med behovsmallar i Timeplan.
Att arbeta med behovsmallar innebär att du identifierar ditt behov av arbetspass och genom att ange vilka dagar du behöver dessa pass få hjälp att se att ditt behov är fyllt. Behovsmallar kan användas som enskild schemaläggning eller som ett komplement till schemaläggning med grundschema.
Börja med att kontrollera att du har skapat alla de arbetspass som du behöver för din schemaläggning. Om du inte vet hur du skapar ett arbetspass kan du läsa om detta här.
Tänk sedan ut vilka behov du har och vilka mallar du behöver. I vårt fall behöver vi tre behovsmallar, en för normalt inflöde på vardagar, en för högre inflöde på vardagar samt en för normalt inflöde på helgen.
För att skapa en behovsmallar gå till Planering – Behovsmallar och välj +Ny.
1. Namnge din behovsmall
2. Välj en färg för mallen
3. Välj vilka och hur många pass om behövs för ditt behov en sådan dag som mallen ska användas för.
4. Tryck därefter Spara
Upprepa till dess du skapat upp alla de mallar du behöver. Genom att klicka på Planering – Behovsmallar i menyn kan du se alla mallar du skapat upp.
Genom att gå till Planering – Behovsmallsöversikt kan du sedan välja vilka dagar du önskar lägga ut dina behovsmallar och få hjälp med planeringen i Dags- eller Veckoöversikten. Du kan välja att lägga ut bara en behovsmall för en enskild dag eller för flera dagar i följd.
För att lägga en behovsmall en enskild dag markera den mall du önskar i listan med Behovsmallar och klicka ut dem på den eller de dagar du önskar i översiktsbilden. Om du vill radera, markera -Ingen- i listan med behovsmallar och klicka på de dagar du vill radera.
Om du önskar lägga ut en eller flera behovsmallar så dessa rullar under en period är detta inget problem. Klicka då på knappen Lägg till flera dagar så öppnar sig denna funktion. Ange start- och sluttid för perioden som mallarna ska läggas ut. Välj sedan in mallar genom att använda rullgardinsmenyn för måndag-söndag och tryck därefter Lägg till. Nu rullas behovsmallarna ut.
Under Inställningar, längst ner till höger på översikten, kan du välja att ställa in om och hur mycket Timeplan får godkänna ett arbetspass som avviker från behovspassets längd eller start som tillsatt enligt behovsmallen. I det här fallet så lägger jag in en avvikelse som innebär att arbetspass som startar upp till en timme innan arbetspasset enligt behovsmallen godkänns. Kom i håg att spara den inlagda avvikelsen genom att trycka på den lilla diskettsymbolen.
Startavvikelse innebär att vi godkänner avvikande tid gällande starten på arbetspasset. Tänk på att inte godkänna ett allt för vidlyftigt spann här, då tappar vi grundfunktionen för behovsmallar – att kontrollera att behovet är täckt. Vi rekommendera ett spann på som mest 60 minuter för både tid före och efter arbetspassets början.
Exempel: Om du har en arbetsuppgift som absolut måste vara bemannat mellan 8-15 och därför väljer att lägga in arbetspasset 8-15 i din behovsmall så kan du lägga startavvikelsen -01:00 och +00:00, vilket innebär att behovet anses vara tillsatt om du redan har en medarbetare som är planerad på ett arbetspass där arbetspasset avviker mot det i behovsmallen på detta sätt 7-15, 7:30-15 eller även 7:45-15.
För längdavvikelse gäller samma sak och även här ska du tänka igenom hur stort spann du kan godkänna.
Härifrån arbetar du vidare i Planering – Veckoöversikt. Börja med att ta upp den och gå in på Inställningar och säkerställ att du har valen Visa behovsmallar och Visa obemannade arbetspass i bockade. Hur du gör en inställning i veckoöversikten finns i instruktionen för Veckoöversikten i vårt Hjälpcenter. Här finns guiden för veckoöversikten.
Timeplan kommer nu att kontrollera vilka pass av dem som finns i behovsmallarna som är tillsatta på respektive dag. De pass som inte blivit tillsatta av pass utrullade av grundschema eller manuella pass kommer att läggas till som Obemannade arbetspass. Dessa pass kan sedan tillsättas direkt på de anställa eller skickas ut som passförfrågningar. I veckoöversikten kan du också enkelt se vilka av de tillsatta arbetspassen som inte ingår i behovsmallen, dessa blir markerade med ett vitt litet hörn. Drar du med muspekaren över passet så dyker också en informationsruta upp om detta.
För att läsa om att tillsätta passet direkt läs vår artikel om veckoöversikten på vårt Hjälpcenter. För att skicka en passfrågan för ett obemannat arbetspass så finns instruktion om detta i vår manual för appen för administratör