Välj rätt löneperiod på sidan Attestering tidrapporter, granska medarbetarens dagar och hantera eventuella fel innan du godkänner. Om medarbetaren behöver rätta en inskickad rapport kan du skicka tillbaka den. Har ni tillvalsmodulen Storkundsmodul kan du först använda sidan Attesteringsstatus för att se var det finns äldre fel och sådant som ännu inte har attesterats. Längre ner i guiden finns stegen för dig som attesterar i appen.
Ta reda på vilken löneperiod du ska hantera och vilka medarbetare du ansvarar för. Du behöver både åtkomst till deras arbetsuppgifter och rätt att attestera dem. Att du kan läsa en rapport betyder inte alltid att du får godkänna den. Om medarbetaren har flera arbetsuppgifter under perioden behöver behörigheten kontrolleras för hela perioden, inte bara för arbetsuppgiften som medarbetaren visas under.
Tidrapporterna kan attesteras först när löneperioden har nått sitt slut. En låst period går att läsa, men du kan inte godkänna eller skicka tillbaka rapporterna där. Storkundsmodul behövs för översikten på sidan Attesteringsstatus, inte som ett extra krav för själva attesteringen på sidan Attestering tidrapporter. Saknar ni översikten kan du gå direkt till avsnittet om Timeplan Admin.
För att attestera i appen behöver ditt medarbetarkonto vara kopplat till ditt administratörskonto, och både appåtkomst och administratörsbehörigheter måste vara rätt inställda. Kopplingen ger dig inte automatiskt rätt att attestera alla medarbetare. Be den som hanterar sidan Administratörer att kontrollera inställningarna om funktionen saknas. En ändrad kontokoppling läses in när du loggar in i appen på nytt.
Du kan i vissa lägen godkänna även om medarbetaren inte har skickat in sin tidrapport. Timeplan ber då om en extra bekräftelse. Kontrollera varför rapporten saknas och att dagarna är rätt innan du fortsätter. Ett sådant godkännande ersätter inte medarbetarens egen genomgång av perioden.
- Antal fel visar hur många dagar med fel som finns hos medarbetarna. Om två medarbetare har fel samma datum räknas det som två, medan flera fel hos samma medarbetare samma dag räknas som ett. Oattesterade räknar däremot sådant som återstår att hantera, bland annat meddelanden som behöver bekräftas. Samma medarbetare och dag kan därför bidra flera gånger till den siffran. Läs inte siffran som ett antal personer eller ett antal hela tidrapporter.
- Datumen hjälper dig att upptäcka sådant som har blivit liggande. Ett datum markeras med röd färg när det ligger mer än tre dagar före sammanställningens slutdatum. Det är en hjälp för prioriteringen, inte ett besked om att nyare händelser kan lämnas utan åtgärd.
- I företagets detaljvy kan du avmarkera Visa alla arbetsuppgifter för att dölja arbetsuppgifter utan kvarvarande fel eller oattesterade händelser. Tomma sifferfält motsvarar noll. Visningsvalet ändrar inte tidrapporterna, och arbetsuppgifter utanför din åtkomst ingår inte heller i totalsumman.
- Timeplan kommer ihåg valen Visa alla företag och Visa alla arbetsuppgifter i tio dagar. Om listan ser annorlunda ut nästa gång är det därför bra att kontrollera de valen innan du letar efter en saknad arbetsuppgift.
- Sidan visar högst tolv löneperioder. Timeplan väljer normalt den tidigaste öppna perioden bland dem som finns i listan, inte nödvändigtvis den senaste månaden. Kontrollera därför alltid periodens datum innan du börjar arbeta. Alla framtida perioder visas inte direkt, och en låssymbol visar att perioden är låst.
- Med Dölj hanterade tidrapporter kan du fokusera på det som återstår. Filtret döljer rapporter som är godkända eller inte behöver något administratörsgodkännande. En automatiskt inskickad rapport som fortfarande ska godkännas ligger däremot kvar. Att rapporten har skickats in och att du har attesterat den är två olika saker.
- Medarbetarna grupperas efter en arbetsuppgift från anställningsavtalen under perioden. Gruppen visar var medarbetaren placeras i listan, men avgör inte ensam vem som får attestera. Timeplan tar också hänsyn till attestansvaret och de relevanta arbetsuppgifterna under perioden.
- Antalet återstående rapporter på den här sidan gäller medarbetare vars rapporter behöver godkännas. Det är alltså inte samma mått som Oattesterade på sidan Attesteringsstatus. Försök inte få de två siffrorna att stämma genom att godkänna rapporter som du ännu inte har granskat.
Bild 1. Här är Januari 2026 vald och en arbetsuppgiftsgrupp öppnad. Läs både perioden och rapportens status innan du går vidare med granskningen.
- Appen visar högst tolv löneperioder. Kontrollera datumet även här, eftersom den förvalda perioden normalt är den tidigaste öppna perioden i listan. Rapporterna grupperas efter arbetsuppgift. Om du har åtkomst till flera företag kan företagsnamnet hjälpa dig att skilja grupperna åt.
- För att en rapport ska kunna attesteras i appen behöver minst ett av medarbetarens gällande avtal under perioden använda Avvikelserapportering i appen. Om medarbetaren har flera avtal behöver inte alla ha den inställningen. Det är däremot inte tillräckligt att medarbetaren bara har tillgång till appen.
- En enda manuell stämpling som en administratör har lagt till under löneperioden, och som fortfarande används, kan göra att hela periodens rapport behöver attesteras i Timeplan Admin. Det gäller även en ny stämpling som har lagts till som ersättning för en tidigare. En inaktiv stämpling eller en stämpling utanför perioden ger inte samma hinder. Ändra inte korrekta stämplingar för att göra rapporten tillgänglig i appen; använd Timeplan Admin när underlaget kräver det.
- Det finns fel som inte kan åtgärdas i appen och Tidrapporten kan inte godkännas i appen betyder att du behöver gå vidare i Timeplan Admin. Där gäller fortfarande periodens låsning, fel och behörigheter. Att byta till Timeplan Admin tar alltså inte automatiskt bort orsaken till att rapporten behöver hanteras.
- Appen och Timeplan Admin visar inte alltid samma blockerande status. Felmeddelanden och meddelanden som kräver bekräftelse men ännu inte har bekräftats kan hindra attest i appen. I Timeplan Admin kan även väntande attest av enskilda dagar hindra periodens godkännande. Granska därför underlaget på den sida där du ska fatta beslutet.
Bild 2. I appens lista väljer du period och öppnar den grupp där rapporten finns. Bilden visar listan före öppningen av en medarbetares rapport.
Bild 3. Den öppnade rapporten visar medarbetarens kalender och periodens summerade timmar. I det här exemplet är statusen Väntar på tidrapport, så medarbetarens egen inskickning saknas ännu.
- Börja med att läsa det medarbetaren har rapporterat och kontrollera dagar som avviker från planeringen. Om något behöver rättas, ta ställning till om du själv ska göra rättelsen eller om medarbetaren ska få tillbaka rapporten och gå igenom den. Ett administratörsgodkännande ska bygga på ett underlag som du kan stå för.
- Du kan behöva granska och rätta även en redan inskickad rapport. Uppgifter som du ändrar som administratör räknas inte som medarbetarens egen rapportering. Det gäller också uppgifter som skapas när du godkänner en period som medarbetaren inte har skickat in.
- En redan godkänd rapport är däremot skrivskyddad i kalendern. Behöver du rätta den måste du först välja Ångra godkänd tidrapport och bekräfta att godkännandet ska tas tillbaka. Öppna därefter rapporten igen och granska underlaget innan du gör rättelsen. Ett nytt godkännande behövs efter återtagandet, även om avtalet normalt bara kräver attest en gång.
- Försöker du lämna kalendern med osparade ändringar får du frågan Du har gjort ändringar som inte har sparats. Är du säker på att du vill stänga ändå? Välj Fortsätt redigera om du ska arbeta vidare med rättelserna. Väljer du Stäng utan att spara försvinner de ändringar som ännu bara finns i kalendern.
- Om du inte är redo att godkänna hela rapporten ska du inte använda godkännandet enbart som ett sätt att spara en ofärdig rättelse. Välj hur rapporten ska hanteras och ta vid behov hjälp i Timeplan Admin innan du fattar beslutet.
Bild 4. Här granskas en dag med semester. Dagsvyn visar arbetspasset och ger plats för en kommentar samt val för frånvaro och arbete. Kontrollera hela rapporten innan du godkänner den; att stänga dagsvyn innebär inte att rapporten har godkänts.
Kontrollera att rätt löneperiod är vald, att blockerande händelser har hanterats och att rapporterna har rätt status. Har någon rättat eller räknat om underlaget efter attesteringen behöver du invänta att beräkningen är klar och sedan kontrollera rapporten igen. Vad som händer med godkännandet beror på avtalens inställning Attest av administratör:
- Med Krävs en gång ligger ett tidigare godkännande normalt kvar efter en ändring eller omräkning. Det betyder inte att ett nytillkommet fel kan lämnas utan åtgärd; händelser som blockerar rapporten behöver fortfarande hanteras.
- Med Krävs även efter ändringar kan ett ändrat eller omräknat saldounderlag kräva ny attest. Det kan gälla även om periodens totalsummor ser likadana ut som före omräkningen. Om statusen Underlaget har ändrats, godkänn igen visas ska du granska underlaget innan du godkänner på nytt. En ren textändring som inte påverkar eller räknar om saldounderlaget utlöser däremot inte i sig den statusen.
- Om flera avtal gäller under perioden väger Krävs även efter ändringar tyngre än Krävs en gång, som i sin tur väger tyngre än Krävs inte. Kontrollera därför alla berörda avtal om rapporten behöver attesteras på ett annat sätt än du hade väntat dig.
- Att själv välja Ångra godkänn är ett separat beslut. Då tas godkännandet tillbaka, och ett nytt administratörsgodkännande behövs även med Krävs en gång. Medarbetarens befintliga inskickning behålls; återtagandet innebär inte att du har skickat tillbaka rapporten. Om medarbetarens inskickning redan saknas kan rapporten i stället åter visa att den väntar på tidrapport.
Om hela periodens saldounderlag har tagits bort kan ett tidigare godkännande ligga kvar trots att avtalet kräver attest efter ändringar. Lita då inte enbart på markeringen Godkänd. Be den som ansvarar för löneunderlaget att utreda förändringen innan ni går vidare med perioden.
När arbetet går vidare till lönen kan kvarvarande problem också uppmärksammas vid kontrollen av sidan Löneperioder. Felrapporten kan då visa exempelvis saknade inskickningar eller godkännanden. Den ersätter inte granskningen av tidrapporterna. Tänk också på att Felrapporten kan innehålla arbetsuppgifter utanför din vanliga åtkomst; behandla innehållet enligt era rutiner och dela det inte vidare utan att kontrollera mottagarens rätt att ta del av uppgifterna.
Kontrollera löneperioden, Dölj hanterade tidrapporter och din åtkomst till medarbetarens arbetsuppgifter. Behörigheten behöver täcka de relevanta arbetsuppgifterna under perioden. Sidan Attesteringsstatus har dessutom andra urval än själva attestlistan: där ingår inte dagens registreringar eller tillfälliga anställningar. Be den som administrerar behörigheterna om hjälp om medarbetaren fortfarande saknas.
Oattesterade på sidan Attesteringsstatus kan räkna flera händelser för samma medarbetare och dag. Sidan Attestering tidrapporter visar i stället vilka medarbetares periodrapporter som återstår att godkänna. Sidorna besvarar olika frågor, och siffrorna behöver därför inte vara lika.
Appen kan bara hantera vissa rapporter. Bland annat behöver ett gällande avtal under perioden använda avvikelserapportering i appen. Om en administratör har lagt till en manuell stämpling under perioden och den fortfarande används kan du behöva attestera i Timeplan Admin i stället. Gå då vidare dit och granska underlaget. Samma krav på rätt period, behörighet och ett korrekt underlag gäller fortfarande.
När Dölj hanterade tidrapporter är aktiverat döljs färdighanterade rapporter i listan. Avmarkera valet och öppna samma löneperiod om du vill kontrollera rapporten igen. Rapporten har inte tagits bort.