Hantera personuppgifter och datalagring
Timeplan rensar vissa äldre uppgifter i en nattlig körning för att hålla databasen hanterbar över tid. Olika slags uppgifter har olika lagringstid. När en person eller historisk detalj har rensats går den inte att återställa genom Timeplans vanliga gränssnitt, så lagringstider och behörigheter behöver vara beslutade innan de får praktiska följder.
Timeplan använder nivåerna A, B, C och D. Varje nivå har en lagringstid i månader och en egen grupp uppgifter. När ingen annan tid är inställd används 6 månader för nivå A, 12 månader för nivå B, 48 månader för nivå C och 60 månader för nivå D.
De fyra nivåerna körs som delar av samma nattliga arbete. De omfattar endast de uppgiftstyper som hör till respektive nivå; de flesta tabeller i Timeplan rensas inte av den här funktionen.
Nivå A rensar äldre poster i händelseloggen. Den tar också bort en person som har markerats som raderad när personen har haft ett anställningsavtal vars senaste slutdatum ligger före nivåns gräns.
En raderad person som aldrig har haft något anställningsavtal följer i stället regeln på nivå B.
Nivå B tar bort äldre arbetspassmallar, behovsmallar och grundscheman som inte längre används. Den tar även bort en person som aldrig har haft ett anställningsavtal och som skapades före nivåns gräns.
För personer vars samtliga avtal slutade före gränsen rensas bankuppgifter och informationsmeddelanden på den här nivån, även innan hela personen tas bort.
Nivå C omfattar bland annat äldre stämplingar, passager, meddelanden, arbetspass, frånvaro, attestposter och användning av behovsmallar. Den tar också bort en person som skapades före gränsen och inte har något öppet eller senare anställningsavtal.
När en person tas bort rensas personens kopplade avtal, scheman, stämplingar, passager, meddelanden, kommentarer, dokument, kompetenser, saldon och andra personuppgifter. Ett länkat användarkonto ligger kvar men kopplingen till personen tas bort.
Innan äldre saldorader tas bort skapar nivå D sammanfattade saldon för bland annat person, konto, kontotyp, atteststatus, avtal och kostnadsställe. Sammanfattningen bevarar värdet men inte alla detaljer från källraderna.
Den sammanfattade saldoraden får nivå D:s beräknade gränsdatum: dagen då rensningen körs minus den lagringstid som gäller för nivån. Den får alltså inte datumet från den äldsta ursprungliga saldoraden. När du tar fram ett historiskt datumurval som bara omfattar de ursprungliga dagarna kommer den nya raden därför inte med, även om deras sammanlagda värde har bevarats på gränsdatumet. Ta hänsyn till både datumet och den förlorade detaljnivån när du jämför ett nytt rapportuttag med ett äldre underlag.
Följande information följer inte med till det sammanfattade saldot:
- kopplingen till en avvikelsekod;
- kommentaren på ett manuellt saldo;
- tidsintervallet som saldot skapades från.
Nivå D rensar också äldre perioder och beräkningsresultat som omfattas av nivåns regler.
Gamla lönespecifikationsdokument kan ha en separat lagringstid. Äldre passbytesförfrågningar rensas också i samma nattliga arbete, men de tillhör inte nivå A–D.
Om inställningen för lönespecifikationernas lagringstid saknar värde hoppas just den rensningen över helt. Den får inte någon av nivå A–D:s standardtider som ersättning. Det betyder däremot inte att dokumenten är skyddade mot all annan borttagning: när en medarbetare tas bort omfattar följdraderingen även personens dokument. Kontrollera därför vilken rensning eller borttagning som avses, i stället för att tolka en tom inställning som en allmän garanti om lagring.
Under Systeminställningar finns tiderna för nivå A–D och den separata tiden för lönespecifikationer. En ändring påverkar nästa nattliga rensning och ska därför inte göras som ett tillfälligt sätt att dölja uppgifter.
En kortare lagringstid kan göra att fler äldre uppgifter omfattas vid nästa körning. Säkerställ att organisationens beslut, avtal, lagkrav och eventuella behov av export eller arkivering är utredda innan inställningen ändras.
Om en person kan tas bort avgörs bland annat av om personen har haft ett anställningsavtal, när det senaste avtalet slutade och om personen är markerad som raderad. Att bara inaktivera en person innebär därför inte att alla personuppgifter omedelbart försvinner.
Vilka sidor du får använda styrs av Administratörsprofiler och din organisationsåtkomst.
När nivå D har sammanfattat äldre saldon finns själva saldovärdet kvar i en ny sammanfattad rad, men kommentaren och tidsintervallet från de ursprungliga raderna följer inte med. Det är därför inte ett lämpligt sätt att bevara detaljerad historik för ett enskilt manuellt saldo.
En avslutad anställning leder inte till omedelbar borttagning. Personen tas bort först när villkoren för den aktuella rensningsnivån är uppfyllda. Kontrollera slutdatum, skapandedatum och lagringstid innan du bedömer att den nattliga körningen har misslyckats.
På Personuppgifter hanterar du den aktuella personen. Anställningsavtal innehåller de avtalsdatum som rensningen använder. Ta inte bort eller ändra historik enbart för att försöka påverka rensningen utan att först förstå följderna för övriga delar av Timeplan.
En uppladdad lönespecifikation kan följa sin separata dokumenttid, medan stämplingar och saldon påverkas av nivå C respektive D. Samma medarbetare kan därför ha kvar ett sammanfattat saldo efter att den detaljerade stämplingshistoriken har rensats.
Nej, inte genom Timeplans vanliga gränssnitt. Den nattliga rensningen tar bort personens kopplade uppgifter permanent ur de berörda tabellerna. Kontakta Timeplan Support om du behöver utreda en genomförd rensning.
Nej. Nivå D omfattar särskilda saldon och beräkningsuppgifter. Många andra uppgifter påverkas inte av nivå D eller av den fyrdelade rensningen alls.
Inte nödvändigtvis. Standardtiderna beskriver Timeplans utgångsläge. Organisationen behöver bedöma vilka lagringstider som är lämpliga utifrån egna skyldigheter och avtal innan inställningarna ändras.