Hoppa till innehåll
Svenska
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Komma igång med appen — för administratörer

Kort svar

Du bjuder in medarbetare till Timeplan-appen på tre sätt: från personalkortet, via bulk-vägen i personalfliken, eller direkt från veckoöversikten när du skickar en passförfrågan. Inbjudan går som mail med aktiveringskod och länkar till App Store och Google Play. Funktionen ingår i alla tiers.

I den här artikeln:

Tillgänglighet — modul och behörighet

Den här artikeln är för Plus-, Premium- och Enterprise-kunder.

App-inbjudan är en grundfunktion i Timeplan. Modulen Stämpling i App är en gratismodul som ingår i alla licenser. Du behöver inte aktivera något extra för att bjuda in medarbetare.

För att skicka inbjudan behöver du:

  • Behörighet att redigera personal — för inbjudan från personalkortet eller via bulk-vägen i Personal-fliken
  • Behörighet att komma åt veckoöversikten — för inbjudan via veckoöversikten

Behörigheter styrs via administratörsprofiler och sidbehörigheter. Saknar du knappen Skicka inbjudan, knappen Skicka appinbjudan eller kuvertikonen i veckoöversikten — kontakta er Timeplan-ansvarige för utökad behörighet.

Mobilapp eller webbapp?

Det finns två sätt för medarbetare att använda Timeplan-appen. Du som administratör skickar inbjudan på samma sätt oavsett vilken — det är medarbetarens inloggningssätt som skiljer.

Mobilappen (nedladdad)

  • Laddas ner från App Store (iOS) eller Google Play (Android)
  • Push-notiser och e-post för notiser
  • Medarbetaren kan vara inloggad på flera företag samtidigt och växla i menyn
  • Stödjer inte SSO

Webbappen (i webbläsaren)

  • Nås via [kundnamn].timeplan.mobi
  • E-post för notiser (i vissa fall även SMS)
  • Inlogg på flera företag kräver utloggning för att byta
  • Stödjer SSO

Båda apparna har samma grundfunktioner: stämpla in och ut, se schema, hantera ledighet, se saldon, geoposition vid stämpling med mera. Skillnaden ligger i inloggning, notisstöd och hur multi-företag fungerar.

Använder ni SSO (Single Sign-on) loggar medarbetarna in via webbappen. Se Om ni använder SSO.

Innan du bjuder in

E-postadress är minimum. Inbjudan skickas dit. Saknas e-post går det inte att aktivera appen via standardflödet.

Personnummer är inte krav för att aktivera, men ger medarbetaren ett alternativt inloggningssätt:

  • E-postadress — krav. Inbjudan skickas hit. Medarbetaren kan logga in med e-post + aktiveringskod.
  • Personnummer — valfritt. Om det finns ifyllt kan medarbetaren välja att logga in med personnummer + aktiveringskod istället. Formatet är YYYYMMDD-NNNN för svenska medarbetare. Timeplan stödjer även samordningsnummer och anpassade nordiska personnummerformat. Engelska medarbetare har inget krav på personnummer.

Verifiera att e-postadressen är aktuell innan du skickar inbjudan.

Bjuda in från personalkortet

Det här är standardvägen — bra för enskilda medarbetare eller en handfull åt gången. För att bjuda in hela personalen på en gång, se nästa sektion.

  1. Gå till Personal → Personuppgifter.
  2. Öppna medarbetarens personalkort.
  3. Scrolla till sektionen App.
  4. Klicka på Skicka inbjudan.

I sektionen App ser du om och när medarbetaren senast fick en inbjudan. Behöver du skicka om — klicka Skicka inbjudan igen, så genereras en ny aktiveringskod.

Bjuda in flera medarbetare samtidigt

Bra när du rullar ut appen till hela personalen eller en hel avdelning på en gång.

  1. Gå till Personal.
  2. (Valfritt) Filtrera fram de medarbetare du vill bjuda in — använd sökrutan eller checkboxarna Alla företag och Utan aktivt anställningsavtal.
  3. Klicka på Skicka appinbjudan uppe till vänster, bredvid Ny-knappen.
  4. En dialog öppnas med alla medarbetare som matchar din sökning. Varje rad visar en status — Redan aktiverat, Inbjudan skickad, E-postadressen är inte giltig, eller tomt (väntar på att skickas).
  5. Granska listan och klicka Skicka.

Operationen tar upp till en minut beroende på antal.

Notera: Max 50 inbjudningar skickas per omgång. Har du fler medarbetare visar räknaren något som "50/95" — klicka Skicka appinbjudan igen för att skicka till nästa grupp.

Bjuda in från veckoöversikten

Använd den här vägen när du redan håller på att skicka en passförfrågan och upptäcker att medarbetaren inte har aktiverat appen ännu.

  1. Gå till Planering → Veckoöversikt.
  2. Klicka på det obemannade arbetspasset.
  3. Klicka på kuvertikonen som visas vid medarbetaren.
  4. En ruta öppnas — fyll i medarbetarens e-postadress.
  5. Klicka på Bjud in.

Inbjudan skickas direkt till medarbetarens mail. Passförfrågan kan därefter hanteras som vanligt.

Vad medarbetaren får i sitt mail

Mailet innehåller:

  • Aktiveringskod — engångskod som används vid första inloggningen
  • Länk till App Store (iOS) — för nedladdning av mobilappen
  • Länk till Google Play (Android) — för nedladdning av mobilappen
  • Inloggningsinstruktioner — vad medarbetaren skriver in i appen första gången

Om ni använder SSO

SSO (Single Sign-on) stöds bara i webbappen — inte i mobilappen som laddas ner från App Store eller Google Play. Era medarbetare loggar alltså in via webbappen på [kundnamn].timeplan.mobi för att använda företagets SSO.

Du skickar inbjudan på samma sätt som vanligt — från personalkortet, från veckoöversikten, eller via bulk-vägen i Personal-fliken. När medarbetaren öppnar webbappen loggar de in med era företagskonton via er SSO-leverantör istället för att använda aktiveringskoden i mailet.

Det går att skippa inbjudan helt med extra konfiguration, men vi rekommenderar att alltid skicka inbjudan — det är smidigare och fungerar i alla scenarier.

Läs mer i SSO för admin och webbapp.

Hur medarbetaren loggar in

Mobilappen och webbappen har olika inloggningsflöden — välj det som passar er.

Mobilappen (nedladdad)

  1. Medarbetaren laddar ner appen via länken i mailet (App Store eller Google Play).
  2. Öppnar appen och loggar in med e-postadress eller personnummer + aktiveringskoden från mailet.
  3. Efter första inloggningen är medarbetaren kvar inloggad — koden behövs inte igen.

Mobilappen stödjer inte SSO.

Webbappen (via webbläsaren)

Webbappen är ett alternativ för medarbetare som inte vill ladda ner appen, eller som använder dator eller surfplatta. Den krävs för kunder med SSO.

  1. Medarbetaren öppnar webbläsaren och går till [kundnamn].timeplan.mobi. Kundnamnet är samma som ert inloggningsnamn för administratörsgränssnittet.
  2. Vid första besöket: klicka Ny användare / Glömt lösenord. Ett lösenord skickas till medarbetarens registrerade e-postadress.
  3. Logga in med e-postadress och lösenord.
  4. Kryssa i Håll mig inloggad för att slippa logga in varje gång.

Använder ni SSO loggar medarbetaren in med era företagskonton via SSO-leverantören istället för e-post och lösenord. Se Om ni använder SSO.

På iPhone går det att lägga upp webbappen i helskärmsläge via genväg på hemskärmen. På Android kan medarbetaren spara en genväg som blir en "Timeplan-app".

Medarbetare som arbetar hos flera företag

Medarbetare som arbetar hos flera arbetsgivare som använder Timeplan kan vara inloggad på alla. Hur det funkar skiljer sig mellan mobilappen och webbappen.

I mobilappen — växla mellan företagen utan att logga ut:

  1. I appens vänstermeny: klicka på Byt företag längst ner.
  2. Lägg till en ny arbetsgivare, ta bort en gammal eller växla mellan befintliga.

I webbappen — utloggning krävs. Medarbetaren måste logga ut och logga in på den andra arbetsgivarens URL ([andra-företaget].timeplan.mobi) för att byta.

Varje företag har sin egen kalender, sina egna pass och sina egna saldon. Inget data delas mellan företagen.

Om inbjudan inte når fram

  • Mailet ligger i skräpposten — be medarbetaren kolla skräpposten. Avsändaren är Timeplan, ämnet handlar om aktivering av appen.
  • E-postadressen är fel på personalkortet — verifiera och rätta innan du skickar ny inbjudan.
  • Medarbetaren försöker logga in med personnummer som är i fel format — verifiera att personnumret på personalkortet matchar kraven i Innan du bjuder in, eller be medarbetaren logga in med e-postadress istället.
  • Företaget har SSO och medarbetaren letar i mobilappen — SSO funkar bara i webbappen. Hänvisa medarbetaren till [kundnamn].timeplan.mobi.
  • Aktiveringskoden fungerar inte — skicka en ny inbjudan från personalkortet, det genererar en ny kod som ersätter den gamla.

Vanliga frågor

Hur ser jag om medarbetaren redan har aktiverat appen?
På personalkortet under sektionen App står det om och när medarbetaren senast fick en inbjudan. Om medarbetaren har loggat in syns även det. I bulk-dialogen visas status per medarbetare (Redan aktiverat, Inbjudan skickad osv).

Hur länge gäller aktiveringskoden?
Koden gäller tills en ny inbjudan skickas ut eller tills den har använts. Den löper inte ut tidsmässigt.

Vad gör jag om aktiveringskoden inte fungerar?
Skicka en ny inbjudan från personalkortet eller via Skicka appinbjudan i Personal-fliken. Det genererar en ny aktiveringskod som ersätter den gamla.

Kan medarbetaren använda webbappen utan att ladda ner appen?
Ja. Webbappen nås via [kundnamn].timeplan.mobi i en vanlig webbläsare. Funktionerna är desamma men inloggning, notiser och multi-företag fungerar annorlunda — se Mobilapp eller webbapp?.

Hur många kan jag bulk-bjuda in samtidigt?
Max 50 per omgång. Har du fler — klicka Skicka appinbjudan igen för att skicka till nästa grupp.

Skiljer sig flödet för Plus-kunder?
Nej. Inbjudningsflödet är identiskt för Plus-, Premium- och Enterprise-kunder.

Får medarbetaren inbjudan om hen inte har e-post?
E-postadress krävs för att ta emot aktiveringskoden. Saknas e-post går det inte att aktivera appen via standardflödet.

Relaterade artiklar