Hoppa till innehåll
Svenska
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Komma igång med appen — för administratörer

Kort svar

Du bjuder in medarbetare till Timeplan-appen på två sätt: från personalkortet under Personal → Personuppgifter eller direkt från veckoöversikten när du skickar en passförfrågan. Inbjudan går som mail med aktiveringskod och länkar till App Store och Google Play. Funktionen ingår i alla tiers.

I den här artikeln:

Tillgänglighet — modul och behörighet

Den här artikeln är för Plus-, Premium- och Enterprise-kunder.

App-inbjudan är en grundfunktion i Timeplan. Modulen Stämpling i App är en gratismodul som ingår i alla licenser. Du behöver inte aktivera något extra för att bjuda in medarbetare.

För att skicka inbjudan behöver du:

  • Behörighet att redigera personal om du bjuder in från personalkortet
  • Behörighet att skicka passförfrågan om du bjuder in från veckoöversikten

Saknas behörigheten ser du inte knappen Skicka inbjudan respektive kuvertikonen. Kontakta er Timeplan-ansvarige om du behöver utökad behörighet.

Innan du bjuder in

E-postadress är minimum. Inbjudan skickas dit. Saknas e-post går det inte att aktivera appen via standardflödet.

Personnummer är inte krav för att aktivera, men ger medarbetaren ett alternativt inloggningssätt:

  • E-postadress — krav. Inbjudan skickas hit. Medarbetaren kan logga in med e-post + aktiveringskod.
  • Personnummer — valfritt. Om det finns ifyllt kan medarbetaren välja att logga in med personnummer + aktiveringskod istället. Formatet är YYYYMMDD-NNNN för svenska medarbetare. Timeplan stödjer även samordningsnummer och anpassade nordiska personnummerformat. Engelska medarbetare har inget krav på personnummer.

Verifiera att e-postadressen är aktuell innan du skickar inbjudan.

Bjuda in från personalkortet

Det här är standardvägen — bra när du rullar ut appen systematiskt till alla medarbetare.

  1. Gå till Personal → Personuppgifter.
  2. Öppna medarbetarens personalkort.
  3. Scrolla till rubriken Personalapp.
  4. Klicka på Skicka inbjudan.

I rutan Personalapp ser du om och när medarbetaren senast fick en inbjudan. Behöver du skicka om — klicka Skicka inbjudan igen, så genereras en ny aktiveringskod.

Bjuda in från veckoöversikten

Använd den här vägen när du redan håller på att skicka en passförfrågan och upptäcker att medarbetaren inte har aktiverat appen ännu.

  1. Gå till Planering → Veckoöversikt.
  2. Klicka på det obemannade arbetspasset.
  3. Klicka på kuvertikonen som visas vid medarbetaren.
  4. En ruta öppnas — fyll i medarbetarens e-postadress.
  5. Klicka på Bjud in.

Inbjudan skickas direkt till medarbetarens mail. Passförfrågan kan därefter hanteras som vanligt.

Vad medarbetaren får i sitt mail

Mailet innehåller:

  • Aktiveringskod — engångskod som används vid första inloggningen
  • Länk till App Store (iOS)
  • Länk till Google Play (Android)
  • Inloggningsinstruktioner — vad medarbetaren skriver in i appen första gången

 

Om ni använder SSO

Notera: Kunder med SSO (Single Sign-on) loggar in med era företagskonton istället för aktiveringskod. Du skickar fortfarande inbjudan från personalkortet eller veckoöversikten — det aktiverar kontot — men medarbetaren loggar in via SSO istället för att använda aktiveringskoden i mailet. Läs mer i SSO för admin och webbapp.

Hur medarbetaren loggar in

Medarbetaren kan välja mellan två sätt: ladda ner appen från App Store eller Google Play, eller använda webbappen via webbläsaren.

Nedladdad app

  1. Medarbetaren laddar ner appen via länken i mailet (App Store eller Google Play).
  2. Öppnar appen och loggar in med e-postadress eller personnummer + aktiveringskoden från mailet.
  3. Efter första inloggningen är medarbetaren kvar inloggad — koden behövs inte igen.

Webbapp via webbläsaren

Webbappen är ett alternativ för medarbetare som inte vill ladda ner appen, eller som använder dator eller surfplatta.

  1. Medarbetaren öppnar webbläsaren och går till [företagsnamn].timeplan.mobi. Företagsnamnet är samma som ert inloggningsnamn för administratörsgränssnittet.
  2. Vid första besöket: klicka Ny användare / Glömt lösenord. Ett lösenord skickas till medarbetarens registrerade e-postadress.
  3. Logga in med e-postadress och lösenord.
  4. Kryssa i Håll mig inloggad för att slippa logga in varje gång.

På iPhone går det att lägga upp webbappen i helskärmsläge via genväg på hemskärmen. På Android kan medarbetaren spara en genväg som blir en "Timeplan-app".

Medarbetare som arbetar hos flera företag

Medarbetare som arbetar hos flera arbetsgivare som använder Timeplan kan vara inloggad på alla samtidigt i samma app och växla mellan dem.

  1. I appens vänstermeny: klicka på Byt företag längst ner.
  2. Lägg till en ny arbetsgivare, ta bort en gammal eller växla mellan befintliga.

Varje företag har sin egen kalender, sina egna pass och sina egna saldon. Inget data delas mellan företagen.

Om inbjudan inte når fram

  • Mailet ligger i skräpposten — be medarbetaren kolla skräpposten. Avsändaren är Timeplan, ämnet handlar om aktivering av appen.
  • E-postadressen är fel på personalkortet — verifiera och rätta innan du skickar ny inbjudan.
  • Medarbetaren försöker logga in med personnummer som är i fel format — verifiera att personnumret på personalkortet matchar kraven i Innan du bjuder in, eller be medarbetaren logga in med e-postadress istället.
  • Företaget har SSO — då skickas ingen aktiveringskod, medarbetaren loggar in via SSO direkt.
  • Aktiveringskoden gått ut — skicka en ny inbjudan från personalkortet, det genererar en ny kod.

Vanliga frågor

Hur ser jag om medarbetaren redan har aktiverat appen?
På personalkortet under rubriken Personalapp står det om och när medarbetaren senast fick en inbjudan. Om medarbetaren har loggat in syns även det.

Vad gör jag om aktiveringskoden har gått ut?
Skicka en ny inbjudan från personalkortet. Det genererar en ny aktiveringskod som ersätter den gamla.

Kan medarbetaren använda webbappen utan att ladda ner appen?
Ja. Webbappen nås via [företagsnamn].timeplan.mobi i en vanlig webbläsare. Funktionerna är desamma som i den nedladdade appen.

Skiljer sig flödet för Plus-kunder?
Nej. Inbjudningsflödet är identiskt för Plus-, Premium- och Enterprise-kunder.

Får medarbetaren inbjudan om hen inte har e-post?
E-postadress krävs för att ta emot aktiveringskoden. Saknas e-post går det inte att aktivera appen via standardflödet.

Relaterade artiklar