Konfigurera och felsök lönekopplingen
Bestäm vilket lönesystem som ska ta emot filen, stäm av lönearter och externa nummer, och prova sedan hela vägen med en testfil. Om något blir fel börjar du med att avgöra om felet finns i Timeplans underlag, i den skapade filen eller vid importen i lönesystemet.
Utse en löneansvarig hos er och samla uppgifter om lönesystem, första skarpa löneperiod, testperiod och de koder som mottagarsystemet förväntar sig. Planera tid för flera provkörningar. Timeplans filformat och inställningar behöver stämma med hur just er mottagare är upplagd.
Den här guiden gäller en filbaserad lönekoppling. Om er miljö överför löneuppgifter direkt via API behöver ni följa den särskilda guiden för den kopplingen; en fil och en direkt överföring har olika arbetsgång och kvittenser.
Om en fil redan har importerats i lönesystemet ändras den inte automatiskt när du rättar Timeplan. Bestäm tillsammans med löneansvarig hur den tidigare filen och en eventuell ersättningsfil ska hanteras, så att samma transaktioner inte läses in två gånger.
Om er miljö har den nya sidan Lönekoppling ersätter ett bekräftat byte av lönesystem tidigare inställningar och mappningar. De gamla mappningarna kommer inte tillbaka bara för att du väljer det förra systemet igen. Dokumentera dem och planera den nya kopplingen med löneansvarig innan du bekräftar bytet.
- Inställningarna för lönekopplingen bestämmer mottagare och hur Timeplans uppgifter ska översättas. Själva filen skapas däremot från sidan Löneperioder. Att spara en kodkoppling skickar alltså inte periodens lönedata till mottagaren.
- Flera lönesystem tar emot olika filer trots att uppgifterna kommer från samma löneperiod. Välj därför den profil som hör till mottagarsystemet, inte bara en filändelse som råkar gå att läsa.
- När den nya sidan Lönekoppling finns i er miljö visas dialogen Byta lönesystem? innan ett aktivt system ersätts. Välj Avbryt om ni inte är redo att konfigurera om koder och inställningar. Ett bekräftat byte laddar om sidan och ger ingen ångra-väg tillbaka till den tidigare mappningen på sidan.
- Timeplans support behöver få veta vilket system och vilka kodlistor ni använder. Frågor om hur en fil importeras, ångras eller bokförs i det externa lönesystemet behöver också stämmas av med leverantören av det systemet.
- Ett konto i Timeplan är inte automatiskt en färdig löneart hos mottagaren. Den externa koden ska motsvara det värde som lönesystemet accepterar för lön, frånvaro eller tillägg. Jämför därför kodernas betydelse i båda systemen, inte bara att de ser likadana ut.
- När den valda profilen saknar en gemensam standardlista eller använder kundunika koder kan Föreslå lönearter och frånvaroarter bara ge ett namnförslag. Ange då mottagarkoden manuellt enligt kodplanen i ert lönesystem. Ett konto utan kodförslag betyder därför inte i sig att kopplingen är fel.
- På sidan Konton är Externt id, lönesystem och Externt id, andra system två olika fält. En arbetsuppgiftsspecifik löneartskoppling gäller kombinationen konto och arbetsuppgift, inte arbetsuppgiftens eget kostnadsställe. Carat använder dessutom kontots särskilda externa koder, medan frånvarokoden för bland annat Carat, Svensk Lön och Personec S hämtas från avvikelsekoden. Följ därför fälten för den valda profilen i stället för att fylla samma nummer överallt.
- När exporten använder kostnadsställen behöver ni stämma av var den valda profilen hämtar dem. Många profiler använder arbetsuppgiftens Externt nummer, medan Procountor och SD Worx använder integrationsegenskaper på sidan Arbetsuppgift. Företags- och exportuppgifter är ytterligare en nivå. Ett korrekt belopp kan hamna på fel kostnadsställe eller företag om dessa uppgifter blandas ihop.
- För Svensk Lön och Personec S hämtas företagskopplingen från arbetsuppgiftens separata Företagsnummer i lön. Det är varken företagspostens externa nummer eller arbetsuppgiftens Externt nummer. Den nya sidan Lönekoppling ändrar inte detta värde, så kontrollera det på sidan Arbetsuppgift innan testfilen skapas.
- När kopplingen ändras behöver ni också kontrollera periodens underlag och kvarvarande poster i Åtgärdslistan. En ändrad kod rättar inte en fil som redan har exporterats. Bestäm därför vilken period som ska provas igen och vilka tidigare filer som mottagaren inte längre ska använda.
- På den nya sidan Lönekoppling gör dialogen Matcha automatiskt? efter ett systembyte om hela kontomappningen: konton som får en träff får en ny kod, medan konton utan träff lämnas tomma. När du sedan väljer Spara tas de tomma tidigare kopplingarna bort. Det skiljer sig från Föreslå lönearter och frånvaroarter, som bara fyller konton utan kod och lämnar redan valda koder i fred. Granska därför även rader som blivit tomma innan du sparar, så att löneposter inte slutar följa med exporten.
- Om en kontorad på den nya sidan har status Ogiltig stoppas Spara tills koden rättas eller tas bort. Felaktigt Id är en annan status: den varnar för att koden ligger utanför lönesystemets auktoritativa lista, men hindrar inte att du sparar. Kontrollera en sådan kod med mottagaransvarig innan provfilen används, även om sidan lät dig spara.
- Välj inte Uppdatera lönematris från det valda lönesystemet medan det finns osparade ändringar i den nya vyn. Kodlistorna hämtas då på nytt, men osparade kontomappningar, förslag och ändringar för arbetsuppgifter försvinner. Spara och kontrollera de avsedda värdena först, eller anteckna vad som behöver läggas in igen.
- Börja med periodens datum och rätt företag. Granska sedan frånvaro, attesterade tider och kontosaldon så att ett fel i grunduppgifterna inte misstas för ett filformatfel.
- Om en medarbetare eller en löneart saknas i filen ska du först kontrollera datum, företag, attesturval och vilka avtal uppgiften använder. Exportera till lön på sidan Avtal gäller avtalet, inte ett generellt val för medarbetaren. Exportprofilen avgör om avtalet på anställningen, saldot eller arbetspasset behöver tillåta exporten. Kontrollera därefter den externa kod som just profilen använder.
- Rapporturvalet behöver också motsvara det ni jämför. Preliminär lönerapport (timmar) på sidan Kontorapporter är inte löneperiodens Felrapport, och dess val för endast överförda medarbetare bevisar inte att en fil redan har importerats. Ett rapportresultat kan därför inte ensamt förklara vilka poster mottagaren har fått.
- Kontrollera att rätt företag och datum finns med och att antalet filer motsvarar det lönesystem ni valt. Vissa profiler levererar flera delar i en zip-fil; en saknad del behöver undersökas innan testet kallas lyckat.
- Filgenereringen ändrar inte attesteringen, räknar inte om saldon och ger ingen mottagarkvittens. Den ansvariga behöver därför följa både kontrollresultatet i Timeplan och importens resultat i lönesystemet. En lyckad nedladdning bekräftar bara att filer har skapats.
- Låt den löneansvariga göra en kontrollerad import i mottagarsystemet och jämför utfallet för några representativa medarbetare, lönearter och frånvaroposter med Timeplans rapporter. En fil som går att öppna är inte i sig ett bevis på att mottagaren har tolkat alla poster rätt.
- Om ett externt nummer eller en kod saknas ska kopplingen rättas där uppgiften hanteras. Ersätt inte saknade värden med interna ID-nummer bara för att få en fil att skapas. Mottagaren kan tolka dem som en annan löneart eller enhet, även om exporten inte visar ett fel.
- Om mottagarsystemet avvisar en löneart trots att den finns i filen, jämför mottagarens tillåtna kod, anställningsperiod och inställningar för import. Då är nästa steg inte alltid att ändra själva Timeplan-filen.
- Spara felmeddelande, filtyp, testperiod och vilken post som berördes. Dela bara den information som behövs för felsökningen; lönefilen innehåller uppgifter om medarbetare och ska hanteras via er godkända kanal.
- När orsaken har rättats behöver ni jämföra samma exempel igen. En ny export innehåller det valda underlaget på nytt, inte bara ändringen. Låt därför mottagaransvarig avgöra hur den första testimporten ska hanteras innan en andra fil läses in.
Kopplingen är redo för skarp användning när testfilen har rätt delar, löneansvarig har kunnat läsa in den och representativa lönearter, tider och kostnadsställen har stämts av i mottagarsystemet. Dokumentera även vem som godkände testet och vad som ska göras om en framtida import behöver köras om.
Kontrollera först period, företag, attest och Exportera till lön på sidan Avtal. Gå sedan vidare till anställningsnummer och extern löneart. Om posten finns i Timeplans underlag men inte i filen behöver den valda exportprofilens urval granskas.
Jämför importens felrapport och mottagarens kodregister med de exporterade värdena. Det externa systemet kan kräva en viss löneart, personkoppling eller inställning för att tolka posten som tänkt. Rätta orsaken i rätt system och bestäm hur en eventuell ersättningsfil ska hanteras innan den läses in.