Konfigurera organisation, företag och arbetsuppgifter

Administration · Steg-för-steg-guide

Modul: Administration

Tillvalsmodul: Personal & Administration

För administratörer som ansvarar för organisationen

Uppdaterad 2026-10-27 10:54

Kort svar

Börja med att bestämma vilka företag och arbetsuppgifter ni behöver. Kontrollera sedan företagets uppgifter, skapa eventuella avdelningar och lägg till arbetsuppgifterna. Koppla till sist medarbetarna till rätt arbetsuppgifter och kontrollera att strukturen går att använda i planeringen.

Förberedelse

Innan du börjar

Ta fram de juridiska företagsuppgifterna och en lista över de verksamhetsdelar ni vill kunna planera och följa upp. Stäm av med den som ansvarar för lönen hur företag, arbetsuppgifter och eventuella kostnadsställen ska motsvaras i lönesystemet. Samma benämning i två system behöver inte betyda att kopplingen mellan dem är klar.

Du behöver skrivrättighet till de sidor du ska ändra. Ett nytt företag får skapas av superadministratörer eller Timeplans support. Sidan Avdelning kräver dessutom tillvalsmodulen Personal & Administration och rätt sidbehörighet.

Ändra inte externa identifierare utan att kontrollera kopplingen

Företagets och arbetsuppgiftens externa uppgifter används av de integrationer som är kopplade till respektive fält. Ett ändrat eller tömt värde kan bryta matchningen mot det andra systemet. Kontrollera därför både vilket fält integrationen använder och vilket värde som ska stå där innan du väljer Spara.

Bestäm strukturenAnge vilka arbetsuppgifter som ska höra till varje företag och om ni också behöver gruppera dem i avdelningar.

Tänk på arbetsuppgiften som den del av verksamheten där medarbetare arbetar och arbetspass planeras. En avdelning samlar flera arbetsuppgifter, men ersätter dem inte. När ni använder avdelningar blir strukturen företag → avdelning → arbetsuppgift.
Kontrollera först vilka poster som redan finns, även de inaktiva. På sidan Arbetsuppgift använder du Visa även inaktiva arbetsuppgifter, och på sidan Organisation heter valet Visa inaktiva arbetsuppgifter. Det hjälper dig att undvika en ny post för en verksamhetsdel som redan finns.
När avdelningsnivån är avstängd och miljön har högst 20 aktiva arbetsuppgifter används den förenklade sidan Organisation. Där kan du lägga till och ändra arbetsuppgiftsnamn direkt. I övriga lägen används de separata sidorna Företag och Arbetsuppgift. Följ den väg som visas i din meny.
Sidan Avdelning är separat i båda lägena. Att den förenklade organisationssidan visas betyder alltså inte att avdelningssidan har ersatts. Däremot visas själva avdelningsvalet på arbetsuppgiften bara när Använd avdelningar är aktiverat.

Steg för steg

Kontrollera företagets uppgifter

Öppna rätt företagVälj Ändra företag på sidan Organisation, eller gå till Administration → Företag. Kontrollera vilket företag som är aktivt innan du ändrar uppgifterna. > [!WARNING] > Ny skapar företaget direkt > Välj Ny endast när ni verkligen behöver ett nytt företag. Timeplan skapar då företaget med ett föreslaget namn och byter till det. Åtgärden öppnar alltså inte bara ett tomt formulär som du kan lämna utan att något har skapats.

Om Ny saknas, be en superadministratör eller Timeplans support hjälpa dig med upplägget. Vanlig skrivrättighet till företagsuppgifterna ger inte i sig rätt att skapa fler företag, så det hjälper inte att försöka via en annan sida.
Det nya företaget får samma föreslagna text som Namn och Juridiskt namn. Anpassa båda till rätt uppgifter innan ni använder företaget. Avtal som gäller för alla aktiva företag kopplas också till det nya företaget, så kontrollera att de passar verksamheten.
Be Timeplans support kontrollera företagets Kundnummer innan företaget tas i bruk. Numret hör till kund- och licensuppgifterna och får inte väljas fritt. Ett företag som skapats av en annan behörig administratör får först värdet 0; när supporten skapar det är fältet i stället tomt.
Namnet som ändras direkt i organisationsöversikten är inte det juridiska namnet. Behöver arbetsgivarens formella namn rättas ska du göra det på sidan Företag, inte enbart i översikten.

Ange företagsuppgifternaAnge Namn, Förkortning, Juridiskt namn och företagets kontaktuppgifter. Kontrollera integrationsuppgifterna och välj Spara.

Använd ett kort, igenkännbart Namn i listor och meddelanden och det korrekta formella namnet under Juridiskt namn. Namnet ska innehålla 2–20 tecken och förkortningen 2–10 tecken; båda ska skilja sig från andra företags motsvarande uppgifter. Det juridiska namnet får vara längre, upp till 70 tecken.
När ett lönesystem är valt för export behöver du ange Organisationsnr. Utan ett sådant lönesystem visas fältet fortfarande, men är frivilligt. Kontrollera numret mot det företag ni faktiskt ska hantera, inte bara mot vad som råkar stå i ett tidigare upplägg.
Import-id, Export-id och övriga integrationsfält har olika användning. Kopiera inte samma värde till alla fält för säkerhets skull. Stäm av vilka uppgifter just er koppling läser. Om du tömmer ett extra integrationsfält tas dess sparade värde bort.
Fältet Löneart på den här sidan avser företagets externa nummer, trots den missvisande benämningen. Det är alltså inte ett fält där du ska ange vilken löneart en viss ersättning ska få. Kontrollera det avsedda företagsnumret med integrationsansvarig.
RegEx för anställningsnr anger ett mönster som anställningsnumret måste följa. Lämna det oförändrat om ni inte ska ändra er nummerregel. En ny regel kan stoppa både registrering av nya medarbetare och senare sparningar av befintliga medarbetare vars nummer inte passar. Även uppdateringar via personal-API:t kontrolleras, men befintliga nummer ändras inte automatiskt när regeln sparas.
Beskrivning rymmer högst 500 tecken och används som Verksamhetsbeskrivning i rapporten Anställningsbetyg när du väljer företaget på medarbetarens sida Rapporter. Skriv därför en beskrivning av verksamheten som passar i ett sådant betyg. Den används inte i Timeplans vanliga anställningsbevis; håll också kontaktuppgifterna i sina egna fält.

Lägg till en logotypVälj en JPEG-, PNG- eller GIF-fil under Logotyp och välj Ladda upp. > [!WARNING] > Uppladdningen ersätter den tidigare logotypen direkt > Kontrollera både bilden och det aktiva företaget innan du väljer Ladda upp. Den nya logotypen sparas vid uppladdningen; ett senare val att lämna sidan utan att spara återställer inte den tidigare bilden.

Filen måste vara mindre än 100 kB, vilket här innebär mindre än 102 400 byte. Även en fil exakt på gränsen avvisas. Använd sidans rekommenderade bildmått, högst 160 pixlar bred och 100 pixlar hög, för att få en lämplig logotyp.
Kontrollera att Status: Lyckad uppladdning visas. Om filen avvisas behöver du rätta formatet eller filstorleken och välja filen igen. Att rätt filnamn syns i filväljaren betyder inte att uppladdningen är klar.
Logotypen används i det vanliga anställningsbevisets huvud, bland annat med standardmallen Detaljhandel. Där hämtas logotypen från det företag som är aktivt för administratören. Räkna inte med att en separat uppladdad PDF-mall eller varje annan dokumenttyp använder samma bild.

Steg för steg

Lägg till arbetsuppgifter via sidan Organisation

Följ denna väg när Organisation visas i menyn. Behöver du i stället skapa arbetsuppgiften på en separat sida fortsätter du till nästa avsnitt.

Lägg till arbetsuppgiftenVälj Lägg till, ange arbetsuppgiftens namn och lämna fältet eller tryck på Enter. > [!WARNING] > Arbetsuppgiften sparas när du lämnar namnfältet > På organisationssidan finns inget separat sparsteg för namnet. Kontrollera därför stavningen innan du lämnar fältet. Även senare namnändringar sparas direkt.

Välj ett namn som inte redan används i organisationen och håll det inom 50 tecken. Om Namn måste vara unikt visas behöver du kontrollera om arbetsuppgiften redan finns eller välja ett annat namn. Gå inte vidare som om den nya posten vore färdig.
På en helt tom sida börjar du i raden t.ex. Produktion. Den andra exempelraden, t.ex. Försäljning, går att ändra först när den första arbetsuppgiften har skapats. Gör klart den påbörjade raden innan du försöker lägga till fler.
Arbetsuppgiften blir aktiv och får en förkortning av namnets fem första tecken. Så länge förkortningen fortfarande är det automatiska förslaget följer den med vid en namnändring. Har du angett en egen förkortning behålls den i stället.
Färgen väljs bland de aktiva färger som används minst. Om flera används lika lite finns ingen bestämd ordning mellan dem. Vill du själv anpassa färgen eller förkortningen väljer du Ändra arbetsuppgift, som öppnar sidan Arbetsuppgift.
Om det saknas aktiva färger kan skapandet misslyckas. Be då Timeplans support kontrollera färginställningarna i stället för att försöka skapa samma arbetsuppgift flera gånger.
När du har skapat arbetsuppgiften får du också åtkomst till den om du inte redan har en övergripande behörighet. Fortsätt till Kontrollera arbetsuppgiftens inställningar nedan; att namnet finns i listan är inte hela upplägget.

Steg för steg

Lägg till via separata administrationssidor

Följ denna väg när menyn visar Arbetsuppgift. Skapa först den avdelning som behövs om ni använder avdelningsnivån.

Skapa avdelningenGå till Administration → Avdelning, välj Ny och ange Avdelningens namn. Kontrollera ett eventuellt Externt nummer och välj Spara.

Avdelningen är ett sätt att samla arbetsuppgifter som hör ihop inom samma företag. Medarbetare och arbetspass kopplas sedan till arbetsuppgifterna, inte direkt till avdelningen. Skapa därför inte en avdelning som ersättning för en arbetsuppgift som ska användas i planeringen.
Avdelningens namn måste vara unikt bland de avdelningar som finns kvar i företaget och får innehålla högst 50 tecken. Med en tydlig Beskrivning kan du förklara vilka arbetsuppgifter gruppen ska omfatta.
Externt nummer visas när lönesystemet är Agda eller Hogia Lön Plus och rymmer högst 10 tecken. Kontrollera att värdet identifierar rätt avdelning i lönekopplingen. Med andra lönesystem visas inte detta fält.
Om avdelningen redan finns ska du använda den befintliga posten. Även en arbetsuppgift som har blivit inaktiv kan fortfarande vara kopplad till avdelningen, så utgå inte från att en tom aktiv lista innebär att avdelningen är oanvänd.

Skapa arbetsuppgiftenGå till Administration → Arbetsuppgift, välj Ny och ange Namn och Förkortning. Välj Färg och, när fältet visas, Avdelning. Välj sedan Spara.

Ge arbetsuppgiften ett namn som skiljer sig från andra arbetsuppgifter i företaget, även de inaktiva. Namnet får innehålla högst 50 tecken och den obligatoriska förkortningen högst 10. Förkortningen hjälper användare att känna igen arbetsuppgiften när hela namnet inte ryms i planeringen.
Under Färg kan du välja en aktiverad färg som inte används av en annan aktiv arbetsuppgift. När du ändrar en befintlig arbetsuppgift finns dess nuvarande färg också kvar som val. Att en färg saknas i listan behöver alltså inte vara ett fel.
När Använd avdelningar är aktiverat behöver du välja Avdelning för arbetsuppgiften. Listan innehåller avdelningarna i det aktuella företaget. Om rätt avdelning saknas, kontrollera företaget och upplägget på sidan Avdelning innan du fortsätter.
En ny arbetsuppgift har Aktiv markerat. Låt markeringen vara kvar om den ska kunna användas i nya val. Att spara arbetsuppgiften skapar däremot inte automatiskt kopplingar till medarbetarnas anställningsavtal.

Steg för steg

Gör arbetsuppgiften klar att använda

Kontrollera arbetsuppgiftens inställningarÖppna arbetsuppgiftens detaljsida och kontrollera de integrations- och verksamhetsinställningar som ni använder. Välj Spara när uppgifterna är rätt. > [!WARNING] > Töm inte dricksfält för att nollställa dem > Ett tomt värde för Procent dricks kreditkort kan lämna den tidigare procentsatsen kvar och i stället nollställa kontantprocenten. Ange ett uttryckligt 0 när kreditkortsprocenten ska nollställas och kontrollera båda fälten efter sparningen. Kontrollera även vad noll betyder för er fördelning innan du ändrar värdet.

Externt nummer identifierar arbetsuppgiften i de löne- och dataöverföringar som använder just detta fält. Företagsnummer i lön är en annan uppgift som bara används av vissa lönekopplingar. Stäm av båda mot er faktiska integration i stället för att anta att de fungerar likadant.
Import-id är inte ett generellt sätt att ange flera alternativa matchningar. Lägg därför inte in en lista med semikolonseparerade värden utan att den aktuella importens instruktion säger att det ska göras. Att texten går att spara bevisar inte att importen tolkar den som du tänkt.
Extra fält som Plugins kan förekomma när en integration har lagts till i er miljö. Namn och betydelse beror på den kopplingen. Ett generellt råd att ange ett valfritt unikt nummer passar därför inte alla sådana fält. Behåll ett befintligt värde tills integrationsansvarig har kontrollerat vad det används till.
Markera kryssrutan Ambulerande medarbetare när arbetsuppgiften ska kunna ingå i närvaroöversikten även från ett annat företag. I den vanliga närvarovyn begränsas urvalet fortfarande till aktiva arbetsuppgifter som administratören har åtkomst till. Valet ändrar inte medarbetarnas avtal, arbetstid eller löneberäkning.
Dricksfälten visas när ni har restaurangmodulen och använder procentbaserad dricksfördelning; kontantfältet kräver dessutom att kontant dricks är aktiverad. Ett värde på 0 ger inget sparat saldo för den drickstypen, även om ett belopp kan visas före sparning. När de lägsta procentsatserna bland de valda arbetsuppgifterna är noll för både kortdricks och kontant dricks stoppas sparandet på sidan Fördelning av dricks. Läs också förklaringen på sidan Arbetsuppgift innan du ändrar er fördelning.
När flera arbetsuppgifter ingår i dricksfördelningen används den lägsta sparade kreditkortsprocenten bland dem för kortdricksen och den lägsta kontantprocenten för kontantdricksen. De två procentsatserna väljs var för sig och behöver alltså inte komma från samma arbetsuppgift. Med en positiv procentsats fördelas den andelen av respektive belopp. För kortdricks beräknas andelen på Dricks kreditkort efter Avdrag, och för kontant dricks på Dricks kontant. Kontrollera därför alla valda arbetsuppgifters procentvärden, inte bara den arbetsuppgift du nyss ändrade, om det fördelningsbara beloppet blir lägre än väntat.
När en ny arbetsuppgift skapas utökas de automatiska meddelanden som tidigare gällde alla aktiva arbetsuppgifter i företaget till den nya. Kontrollera därför upplägget på sidan Automatiska meddelanden innan verksamhetsdelen börjar användas.

Koppla medarbetarnaÖppna berörda medarbetares Anställningsavtal och kontrollera vilka arbetsuppgifter de ska kunna arbeta på.

Arbetsuppgiften måste ingå i medarbetarens anställningsavtal för att personen ska kunna planeras där. Det räcker alltså inte att arbetsuppgiften har skapats eller ligger i samma avdelning som en annan arbetsuppgift som medarbetaren redan använder.
Kontrollera att rätt anställningsavtal gäller under den period ni ska planera. Om arbetsuppgiften inte går att välja, undersök både dess aktiva läge och medarbetarens avtalskoppling innan du skapar en ny arbetsuppgift med ett liknande namn.
Jämför till sist med urvalet på sidan Veckoöversikt och i de rapporter ni använder. Att uppgiften syns i Timeplan visar inte i sig att motsvarande kostnadsställe eller företagsnummer är rätt kopplat i ett annat system.

Steg för steg

När en befintlig verksamhetsdel ska avslutas

Kontrollera följderna före inaktiveringGå igenom avtal, framtida arbetspass, mallar, regler och integrationer som använder verksamhetsdelen. Bestäm vad som ska finnas kvar och vad som behöver flyttas innan du ändrar det aktiva läget. > [!WARNING] > Företag och arbetsuppgifter har olika datumgränser > På sidan Företag är Inaktivera företag fr.o.m. den första inaktiva dagen. På sidan Arbetsuppgift är Inaktivera efter den sista aktiva dagen. Kontrollera därför betydelsen av datumet på just den sida du använder.

För att göra en arbetsuppgift inaktiv direkt avmarkerar du kryssrutan Aktiv och väljer Spara. För ett senare avslut anger du i stället Inaktivera efter. Arbetsuppgiften blir då inaktiv när nattjobbet körs efter det angivna datumet, inte redan när du sparar datumet.
Om du tömmer Inaktivera efter avbryter du den planerade inaktiveringen, men en redan inaktiv arbetsuppgift blir inte aktiv av det. För att återaktivera den markerar du Aktiv och väljer Spara. När markeringen ändras töms det planerade datumet.
Inaktivering tar inte bort befintliga avtal, arbetspass eller saldon. Arbetsuppgiften försvinner från val som bara erbjuder aktiva poster, men befintliga kopplingar kan fortfarande visa den. Planering som behöver flyttas görs alltså inte om automatiskt.
När ett företag blir inaktivt påverkas även val och funktioner som kräver ett aktivt företag, bland annat appens avtalsuppgifter och möjligheten att stämpla. Företagets historiska data raderas inte. För att återaktivera företaget tömmer du inaktiveringsdatumet och väljer Spara.
Använd Visa användning på arbetsuppgiftens detaljsida när du behöver undersöka dess kopplingar. Dialogen kan visa medarbetare, arbetspass, saldon, grundscheman, nyckeltal, behovsmallar och regler. Uppgifterna hjälper dig att planera ändringen; radera inte kopplingar som fortfarande behövs bara för att få igenom en borttagning.

Avslutning

Kontrollera resultatet

Förväntat resultat

Kontrollera att företaget har rätt juridiska uppgifter och att varje arbetsuppgift ligger i rätt företag och eventuell avdelning. Kontrollera också att medarbetarnas avtalskopplingar och planering visar den struktur ni har bestämt.

Om ni använder en löne- eller annan systemkoppling behöver identifierarna dessutom stämmas av mot den kopplingens underlag. Upplägget är inte färdigkontrollerat bara för att Timeplan accepterade uppgifterna vid sparningen.

Hjälp

Vanliga frågor

Varför saknas sidan Avdelning?

Be er administratör kontrollera tillvalsmodulen Personal & Administration och åtkomsten till sidan. Avdelning finns som separat sida även när den förenklade sidan Organisation används. Använd avdelningar styr däremot om avdelningsvalet visas på arbetsuppgiften.

Varför går det inte att byta arbetsuppgiftens avdelning?

Ett byte stoppas när en aktiv behovsmall i den tidigare avdelningen använder en passmall som pekar på arbetsuppgiften. Gå igenom den kopplingen innan du ändrar organisationen. Att arbetsuppgiften saknar planerade medarbetarpass räcker alltså inte alltid för att bytet ska tillåtas.

Varför går arbetsuppgiften inte att ta bort?

Välj Visa användning och läs vilka kopplingar som finns kvar. Borttagning kan stoppas av avtal och mallar för självregistrering, arbetspass eller saldon efter den senast låsta löneperioden, grundscheman, nyckeltal, behovsmallar och beräkningsregler.

Att inaktivera arbetsuppgiften tar inte bort dessa kopplingar. En radering är en annan åtgärd, som dessutom tar bort arbetsuppgiftens integrationsvärden. Om arbetet bara ska upphöra är det därför viktigt att först bedöma om inaktivering är rätt åtgärd.

Varför går avdelningen inte att ta bort trots att den verkar tom?

En arbetsuppgift som fortfarande hör till avdelningen stoppar borttagningen även om arbetsuppgiften är inaktiv. Kontrollera därför även inaktiva arbetsuppgifter. Flytta bara en koppling när du har kontrollerat att den hör hemma i en annan avdelning och inte längre behövs där den ligger.