Kontrollera löne- och budgetunderlag

• Välj den preliminära lönerapporten när du behöver undersöka de lönerelaterade timmarna för en period. Rapporten kan hjälpa dig att hitta oväntade värden, men senare rättningar och attesteringar kan ändra underlaget. Spara därför även uppgift om datum och urval när du jämför två rapporter.
• Välj budgetrapporten när du vill följa upp arbetsuppgifternas budget mot planerad eller arbetad tid och kostnader. Den kombinerar flera slags mått, så börja med att bestämma vad jämförelsen ska visa. Timmar, antal och pengar behöver läsas var för sig.
• Sidans fält ändras när du byter rapport. Kontrollera de synliga valen på nytt efter bytet och utgå inte från att samma mall eller filter används i båda rapporterna. Timeplan kan komma ihåg rapportval för din administratör, men ett sparat val behöver inte passa nästa kontroll.

• Om du granskar en enskild medarbetare kan du använda dialogen Sök medarbetare. Sök på exempelvis namn eller anställningsnummer och kontrollera vilken person du väljer innan du går vidare. Det är särskilt viktigt när flera medarbetare har liknande namn.
• Alla företag utökar sökningen till de företag du har åtkomst till. Utan aktivt anställningsavtal hjälper dig att hitta en medarbetare vars anställning har avslutats. Valen gör inte att du får åtkomst till uppgifter utanför din behörighet.
• Kontrollera båda datumen. Första och sista dagen ingår i intervallet, och startdatumet ska inte ligga efter slutdatumet. Om du följer upp en avslutad anställning behöver rapportperioden fortfarande omfatta de dagar som ska kontrolleras.
• Den här rapportvägen erbjuder inte ett separat urval på Kollektivavtal i den nuvarande versionen. Utgå därför från medarbetar- eller arbetsuppgiftsurvalet som faktiskt visas, inte från urvalet i en annan kontorapport.
• När du väljer Avdelning hämtar Timeplan de arbetsuppgifter du får använda inom de markerade avdelningarna och tar sedan med saldon på dessa arbetsuppgifter som uppfyller rapportens övriga villkor. Avdelningsvalet ersätter alltså inte rapportens regler för godkända saldon eller valet Visa endast medarbetare som förs över till lönesystemet.
• När du väljer arbetsuppgifter är det medarbetarnas saldon på de arbetsuppgifterna som avgör vilka som kommer med. Arbetsuppgiften behöver alltså inte vara primär i medarbetarens anställningsavtal. Om du i stället väljer en medarbetare direkt omfattar underlaget personens saldon på flera arbetsuppgifter, när de uppfyller rapportens övriga villkor.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

Bilden visar ett urval där Arbetsuppgift är markerad och medarbetarvalet därför är inaktivt. Den visar urvalssidan före Visa rapport, inte ett rapportresultat.

• Markera kryssrutan Visa endast medarbetare som förs över till lönesystemet om du bara vill ta med saldon vars avtal är inställda för löneöverföring. Valet kontrollerar inte om någon export redan har genomförts. För en medarbetare med saldon på flera avtal kan därför en del av underlaget komma med och en annan del utelämnas.
• Rapporten använder godkända saldon. Tid som saknar godkännandestatus, ännu inte har kontrollerats eller vars övertid inte har godkänts kommer inte med. Du kan inte byta till ett urval av icke godkända saldon i den här rapportvägen. Saldon för planerad kostnad tas inte heller med.
• Ett konto måste ha en saldopost som uppfyller urvalet för att komma med. Däremot kan ett konto visas med noll i summa när flera poster tar ut varandra, och ett inaktivt konto kan finnas kvar när det har sådana saldon. Att summan är noll eller att ett inaktivt konto visas betyder alltså inte i sig att rapporten har hämtat fel underlag.
• Markera kryssrutan Visa kontosaldon i decimalform om du vill läsa tid som exempelvis 1,5 timmar. Annars visas timmar och minuter, samt sekunder när saldot innehåller det. Pengar och antal behåller sina egna enheter.
• Markera kryssrutan Sidbrytning efter varje medarbetare när varje persons underlag behöver börja på en egen sida. Under Sortera på väljer du Efternamn eller Anställningsnummer. Det senare sorteras som tal, utan mellanslag och bindestreck. Valen gör rapporten lättare att läsa men ändrar inte vilka saldon som ingår.
• Första gången, innan sparade val har hämtats, är kryssrutorna för decimalform, sidbrytning och löneöverföring omarkerade och Efternamn valt. Timeplan sparar dina val för sidan, inte som en egen uppsättning för varje rapporttyp. Kontrollera därför alltid inställningarna efter ett rapportbyte.
• Om du behöver ett annat kontourval, gå tillbaka till Kontorapporter och välj en rapport som använder Rapportmall. En sådan jämförelse kan vara användbar, men kontrollera även datumen och vilka godkända eller ännu inte godkända saldon den tar med. Annars kan skillnaden bero på att rapporterna visar olika underlag.

• Rapporten öppnas i en separat flik. Börja med att kontrollera identiteten och datumintervallet, och följ sedan de konton där beloppen avviker från det du väntade dig. En totalsumma som ser rimlig ut kan ändå dölja ett fel på en enskild dag eller ett konto.
• För varje medarbetare delas kontots saldo upp per arbetsuppgift. Finns samma konto på flera arbetsuppgifter visas också en summa för medarbetaren och kontot. När flera medarbetare ingår följer en gemensam summa per konto. Läs alltså arbetsuppgiftsraden och den sammanlagda raden som olika nivåer av samma underlag, inte som belopp som ska läggas ihop igen.
• Om ett värde verkar fel behöver du följa det till medarbetarens Stämplingar och saldon. Kontrollera datum, konto och godkännandesteg där. Rapporten ändrar inte uppgifterna som den visar.
• Tänk på att Felrapport från sidan Löneperioder är en annan rapport. Den ska inte blandas ihop med den preliminära lönerapporten, även om båda kan användas när löneunderlaget kontrolleras.
• Efter en rättelse behöver du jämföra mot ett nytt underlag med samma urval. Det tidigare PDF-resultatet uppdateras inte bara för att en uppgift i Timeplan har ändrats.

• När du markerar vissa avtal utesluts de andra avtalen i den tillgängliga listan från de berörda måtten. Om du markerar alla, eller inte markerar något, görs ingen sådan uteslutning. Ett tomt avtalsval betyder alltså inte att rapporten ska bli tom.
• Avtalsvalet påverkar bland annat kontosaldon och berörda tids- och kostnadsmått. För planerade pass används kopplingen till anställningsavtalet. Planering som saknar en sådan koppling tas inte bort av just detta filter, och ett äldre avtal som inte finns i urvalslistan är inte automatiskt uteslutet.
• Kontrollera arbetsuppgift och period mot budgetens upplägg. Om du jämför en del av månaden med en hel månads budget kan resultatet vara missvisande även om varje enskild siffra är rätt hämtad.

• I budgetrapporten bestämmer rapportmallen vilka extra konton som ska visas utöver rapportens valbara mått. Du kan välja bland egna och offentliga mallar som du har tillgång till. Välj en mall vars konton passar frågan du vill besvara; ett stort antal orelaterade konton gör granskningen svårare.
• För mallens konton summeras godkända saldon i varje kontos egen enhet. Alla konton i mallen får en rad även när de saknar ett saldo som ingår i urvalet eller summeras till noll. Vill du bara se budgeten och de valbara måtten behöver du välja en befintlig mall utan konton. En mall som heter - fungerar så bara om den faktiskt är tom; namnet tar inte bort några konton och ersätter inte ett mallval.
• Budgeten hämtas för varje dags veckodag från arbetsuppgiftens budgetperiod. Om flera perioder överlappar används den kortaste, och vid lika längd används den som slutar senast. Saknas en budgetperiod för dagen bidrar den dagen med noll. Kontrollera därför även periodernas datum när en veckas budget inte blir den du förväntar dig.
• Med Visa arbetad tid får du den godkända tiden på konton i systemkontogruppen Arbetad tid, för den arbetsuppgift som står på saldoposten. Rapporten använder tiden bakom saldot, inte ett eventuellt belopp i pengar eller antal. Vilka konton som räknas som arbetad tid framgår av Systemkontogrupper.
• Visa planerad tid (inkl. bemannade och obemannade pass, exkl. frånvaro) tar med bemannade och obemannade pass vars passtyp räknas till ordinarie eller utökad planerad tid. Rasterna dras av. Heldagsfrånvaro gör att dagens pass utelämnas, utom när avvikelsekoden genererar arbetstid under frånvaro eller dess konto ingår i Arbetad tid. Om ett anställningsavtal är kopplat till passet behöver det dessutom gälla på passets datum.
• Om Beräkna planerad schemalagdtid för deltidsfrånvaro är aktiverad under Avvikelse på sidan Avtalsinställningar läggs även den angivna deldagstiden till. När både frånvarons omfattning och avtalets veckoarbetstid är större än noll tillkommer omfattningens andel av veckoarbetstiden, delad med fem. Tiden räknas på avtalets primära arbetsuppgift och följer samma villkor för heldagsfrånvaro och avtalsurval som övrig planerad tid. Det är alltså ytterligare underlag till planerad tid, inte ett avdrag som du själv ska göra från rapportens summa.
• Visa planerad kostnad och Visa faktisk kostnad summerar redan lagrade saldobelopp från respektive systemkontogrupp. Faktisk kostnad kräver godkända saldon, medan planerad kostnad inte använder det godkännandefiltret. Att ta fram rapporten räknar inte fram framtida kostnader som ännu saknar saldon.
• Kostnadsvalen visas bara om du har rätt att se löneuppgifter för åtminstone några medarbetare. Om din rätt är begränsad till vissa anställningsavtal behöver ett avtal som tillåter lönevisning gälla på saldots datum för att beloppet ska ingå. Samma begränsning gäller rapportmallens konton i pengar, men inte dess tids- eller antalskonton. Ett lägre kostnadsbelopp kan därför bero på vilken information du får se.
• Visa arbetad tid och planerad tid (inkl. bemannade och obemannade pass, exkl. frånvaro) använder arbetad tid till och med i går och planerad tid från och med i dag. Visa planerad kostnad och faktisk kostnad växlar på motsvarande sätt från faktisk till planerad kostnad. Gränsen är dagen då rapporten tas fram, inte periodens slutdatum. Även dagens redan utförda arbete ligger alltså på den planerade sidan i dessa kombinerade mått.
• Visa sjukfrånvaro och Visa övertid summerar godkända, lagrade saldobelopp från respektive systemkontogrupp under hela perioden. De växlar inte till en separat beräkning av schemalagd sjukfrånvaro eller övertid från och med i dag. Om du saknar framtida värden behöver du kontrollera om saldon finns; rapportvalet skapar dem inte.
• Med Visa differens mellan arbetad/planerad tid och budget jämförs en tidsbudget med det kombinerade tidsmåttet: budgettid minus arbetad/planerad tid. Exempel: En budget på 40 timmar och 45 arbetade/planerade timmar ger −5 timmar. Använd inte denna beräkning när budgeten är i pengar; begränsningen beskrivs i varningen ovan.
• Markera kryssrutan Endast summering när du vill se ett samlat resultat för arbetsuppgifterna. Låt den vara omarkerad när du behöver kunna följa en avvikelse till en viss arbetsuppgift. Utan tidigare sparade val är den omarkerad och måttens kryssrutor markerade. Kontrollera ändå dina val varje gång, eftersom sparade inställningar ersätter dessa startvärden.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

Bilden visar Budgetrapportens urval före Visa rapport, med avtal, mått, rapportmall och format. Den visar inte ett rapportresultat.

• Timmar visas i decimalform i budgetrapporten. Det innebär exempelvis att en och en halv timme är 1,5 timmar, inte 1 timme och 50 minuter. Kontrollera enheterna innan du använder värdena i en egen Excel-beräkning.
• En negativ avvikelse visas i rött för att uppmärksamma skillnaden. Färgen betyder inte i sig att något är felregistrerat. Läs vilket mått som jämförs med budgeten och följ upp de dagar som bidrar till avvikelsen.
• Jämför samma period och urval när du går mellan PDF, Excel och en annan sida i Timeplan. Om en rapport innehåller kombinerat arbetat och planerat värde medan den andra bara visar arbetad tid finns det en naturlig anledning till att de skiljer sig.
• Om budgeten verkar fel, kontrollera underlaget för arbetsuppgiften på sidorna Årsbudget och Budgetperioder. Om planeringen verkar fel, jämför passen och rasterna i Veckoöversikt. En ändring av rapportens visning rättar varken budgeten eller planeringen.