Kontrollera löneunderlaget och skapa lönefil
Kontrollera först att periodens tid, frånvaro och saldon stämmer. Öppna sedan sidan Löneperioder, kör kontrollen för rätt företag och utred kvarvarande anmärkningar. När Lås period finns för den aktuella perioden låser du företaget innan du skapar den ordinarie lönefilen. För en framtida period med SD Worx eller Hogia Lön Plus finns i stället ett val för en preliminär fil.
Bestäm vilken löneperiod och vilka företag filen ska omfatta. Ha tillgång till de rapporter som ni använder för avstämning och kontrollera vem som ska importera filen i lönesystemet. Skapa inte en ny period om rätt datum redan finns; utgå från periodens faktiska Från och T o m.
Guiden gäller lönesystem som tar emot filer. Har ni en direkt API-koppling ska ni använda den särskilda överföringsvägen för den kopplingen, inte försöka skapa en fil som mottagaren inte använder.
Timeplan kan visa en kontrollstatus med fel även när det går att fortsätta. En skapad fil är därför inte ett kvitto på att alla lönesummor är riktiga. Gå igenom händelser och rapporter och avgör vad som måste rättas före export. Om du får en bekräftelse om rader i serverkön före Lås period, vänta med låsningen tills beräkningarna har hunnit klart och kontrollera saldona igen. Fortsätter du medan rader väntar kan löneunderlaget innehålla saldon som ännu inte har beräknats korrekt.
Om en rättelse gäller en period före 1 april 2026 där medarbetare omfattas av periodavstämning med referensperiod kan upplåsning och nya beräkningar påverka ackumulerade saldon. Ta fram Summeringsrapport på sidan Kontorapporter före upplåsningen och stäm av med löneansvarig hur rättelsen ska göras och jämföras efteråt. I den nuvarande versionen kan den särskilda varningen visas först efter att perioden redan har låsts upp och kontrollerats igen. Den går då inte att använda för att avbryta upplåsningen, så gör avstämningen innan du väljer Lås upp period.
- Börja med medarbetare och dagar där arbetad tid, frånvaro, avvikelsekod eller saldo ser annorlunda ut än väntat. En tid- och kontorapport gör det lättare att se mönstret, men rättelsen ska göras där grunduppgiften finns och sedan kontrolleras i rapporten igen.
- Gå även igenom Åtgärdslistan och rapporter som väntar på attest. En kvarvarande åtgärd kan betyda att någon ännu inte har avgjort vilken tid eller ersättning som ska ligga till grund för lön.
- Rapporter och lönefiler använder inte nödvändigtvis samma urval. Kontrollera rapporttyp, kontomall, attesturval och arbetsuppgifter när ni jämför dem. Ett saldo som syns i en rapport kan ligga utanför exportprofilens urval eller sakna den kod som mottagaren behöver.
- Rapporten Preliminär lönerapport (timmar) på sidan Kontorapporter hjälper dig att granska löneunderlaget. Den är inte Felrapport som öppnas från löneperiodens ofullständiga status. Valet för endast överförda medarbetare gäller avtalets inställning för löneexport och är ingen kvittens på en tidigare import i lönesystemet. Den aktuella preliminära rapportvägen använder inte ett valbart kontomallurval; välj en kontorapport med mall när ett bestämt kontourval behövs.
- Om en medarbetare har bytt avtal eller arbetsuppgift under perioden bör du kontrollera att båda delarna av perioden har hamnat rätt. En rimlig totalsumma kan dölja att tid har fördelats på fel konto eller löneart.
- Om en medarbetare saknas i exporten behöver du även granska Exportera till lön på sidan Avtal och de avtal som uppgifterna använder. Valet gäller inte medarbetaren som helhet. Vilket avtal som behöver tillåta exporten beror på om profilen behandlar anställningsuppgifter, saldon eller arbetspass.
- Efter varje rättelse tar du fram samma rapporturval på nytt och jämför resultatet. Då vet du att kontrollen bygger på den sparade och omräknade dagen, inte på ett tidigare rapportuttag.
- Periodnamnet är en hjälp för att hitta rätt rad, men det är datumen Från och T o m som bestämmer vilket underlag som omfattas. Kontrollera särskilt brutna löneperioder eller perioder som har skapats manuellt.
- När du skapar en period föreslår Timeplan datum utifrån den senaste periodens slut. Kontrollera att förslaget motsvarar den lönekörning ni ska göra innan du sparar; datumintervallet får inte överlappa en annan löneperiod. Om det inte finns någon tidigare period föreslås dagens datum som start.
- Företag i samma löneperiod kan ha olika status. En rad kan vara Inte kontrollerad medan en annan redan är låst. Välj bara de företag som faktiskt ska kontrolleras och exporteras i den här körningen.
- Om ett företag inte är tillgängligt för perioden bör du kontrollera periodkedjan och företagets tidigare slutdatum. Välj inte ett annat företag som genväg; då riskerar filen att avse fel löneunderlag.
- Kontrollera också att du har behörighet till rätt företag. En tom eller begränsad lista kan bero på din åtkomst och betyder inte automatiskt att löneperioden eller företaget saknas.
- Kontrollerad visar att kontrollen har körts utan kvarstående fel i statusen. Kontrollerad, innehåller fel betyder att anmärkningar återstår. Öppna statusens felrapportslänk och läs vad som behöver utredas; det är inte tillräckligt att bara läsa statusordet. Händelser är kolumnen med åtgärder och ska inte förväxlas med en länk till felrapporten.
- Felrapporten hjälper dig att hitta exempelvis saknade person- eller avtalsuppgifter, en tidrapport som inte har godkänts eller en periodavstämning som behöver hanteras. Rätta avtalsuppgifter på sidan Anställningsavtal, registreringar på sidan Stämplingar och saldon och attestfrågor i Attestering tidrapporter. Följ felmeddelandets hänvisning om det gäller något annat och kör sedan kontrollen på nytt. Periodkontrollen utför inte dessa beslut åt dig.
- Bekräftelsen om serverkön visas inte vid varje låsning. Den visas bara när en varningströskel för serverkön är inställd över noll och antalet väntande rader för de markerade företagen når tröskeln. Om den visas kan du avstå från låsningen och låta beräkningarna bli klara. Att ingen sådan bekräftelse visas är däremot inte en egen avstämning av saldona; jämför alltid periodens underlag innan du låser.
- Dokumentera varför en varning kan lämnas kvar om ni efter kontroll beslutar att fortsätta. Nästa person ska kunna skilja en känd och bedömd avvikelse från ett fel som aldrig har utretts.
- Lås äldre perioder före senare för samma företag. Om företaget får statusen Låst, innehåller fel behöver du fortfarande veta vilka anmärkningar som kvarstår och varför ni väljer att gå vidare eller rätta dem.
- För SD Worx och Hogia Lön Plus kan den preliminära filen skapas när periodens T o m ligger efter dagens datum och företagets status är Inte kontrollerad, Kontrollerad eller Kontrollerad, innehåller fel. Välj då det filval som hör till ert lönesystem; behandla inte filen som bevis för att perioden har låsts eller att det slutliga löneunderlaget är klart.
- För Svensk Lön frågar Timeplan efter Lönekod?, för Visma HRM efter Löneperiodkod? och för Personec S efter Löneperiod? innan exporten begärs. Ange den identifierare som har avtalats med mottagaren. Om du väljer Avbryt eller lämnar svaret tomt begär Timeplan ingen export.
- När exportresultatet består av en fil hämtas den direkt. När flera filer skapas samlas de i en zip-fil. En profil kan ge flera filer även för ett enda företag. Kontrollera filnamn och antal innan materialet lämnas till den som importerar det i lönesystemet.
- Om värden saknas eller redovisas med fel löneart bör du följa upp kopplingen enligt Konfigurera och felsök lönekopplingen. Kontots lönearts-id, frånvarons kod och arbetsuppgiftens kostnadsställe fyller olika funktioner. Ändra inte ett saldo för att kompensera för en felaktig kod hos mottagaren.
- Företaget behöver ha ett lönesystem och giltiga exportinställningar. Om ingen fil skapas, kontrollera företagets status och inställningar. Själva importen och ordningen mellan olika filer bestäms av det externa lönesystemet.
- När en ny fil skapas efter en rättelse ska den märkas och hanteras så att den äldre filen inte importeras av misstag. Kontrollera därför period, företag, filnamn och skapandetid tillsammans med den som tar emot filen.
- Filskapandet ändrar inte attesteringar, räknar inte om saldon och ger ingen kvittens från lönesystemet. En lyckad nedladdning visar att underlaget har skapats, inte att mottagaren har behandlat det korrekt.
- Om perioden redan har importerats behöver mottagarens rättelseväg vara bestämd före nästa import. En ny export innehåller hela det valda underlaget, inte bara ändringarna. Ett nytt filnamn skyddar därför inte mot dubbla löneposter.
För en ordinarie lönefil kontrollerar du att rätt företag står som låst i rätt period och att den hämtade filen eller zip-filen innehåller de förväntade delarna. För en preliminär schema- eller persondatafil kontrollerar du i stället rätt företag, period och filtyp utan att förutsätta låst status. Stäm av med löneansvarig att filen går att läsa in och att utfallet där motsvarar de uppgifter ni granskade i Timeplan.
Kontrollera först rätt företag och vilken filtyp ni försöker skapa. En ordinarie lönefil kräver att perioden är låst, medan SD Worx och Hogia Lön Plus erbjuder sina preliminära filval när periodens T o m ligger efter dagens datum. Om rätt val ändå saknas behöver företagets lönesystem, status och exportinställningar granskas. Läs kontrollresultatet och företagets felrapport när statusen visar kvarvarande fel.
Stäm av rättelsen med löneansvarig först. Om perioden behöver öppnas i Timeplan kan senare låsta perioder för samma företag behöva öppnas före den äldre. Rätta underlaget, kontrollera det igen och lås från äldre till senare perioder. Filen som redan har hämtats eller importerats ersätts inte automatiskt, så mottagaren behöver bekräfta hur den tidigare importen ska rättas.