Här fördelar du dricks mellan medarbetarna, med arbetad tid eller egna andelar som grund. Granska beloppen och bokföringsdatumet innan du väljer Spara, eftersom fördelningen då skapar saldon för medarbetarna.
Bild 1. I detaljvyn samlas datum, dricksbelopp och arbetsuppgifter. Medarbetarnas andelar och beräknade belopp visas längre ned.
På sidan samlar du dricks för en period och bestämmer hur den ska delas mellan medarbetarna. Kortdricks och kontant dricks har varsin fördelning, så samma medarbetare behöver inte ha samma andel av båda beloppen.
Översikten visar tidigare fördelningar. Där kan du följa upp vilken period de avser, hur stora beloppen var och vilket bokföringsdatum som valdes. När en fördelning sparas skapas eller uppdateras medarbetarnas saldon i Timeplan.
- Beskrivning följer med fördelningen i historiken och används som kommentar på medarbetarnas saldon. Ange därför något som även är begripligt när ni följer upp beloppen senare. Beskrivningen är obligatorisk och får innehålla högst 50 tecken.
- Arbetsuppgifter avgränsar vilka medarbetare och vilken arbetad tid som kan ingå. Välj minst en arbetsuppgift. Du kan välja aktiva arbetsuppgifter i det aktuella företaget som du får administrera.
- Datum anger perioden som den arbetade tiden hämtas från. Kontrollera från- och tilldatum i den nya fördelningen och ange dem om fälten är tomma. Utgå inte från att datumen i översikten följer med automatiskt.
- Bokföringsdatum anger när dricksen ska bokföras. Kontrollera datumet och ange det om fältet är tomt. Dagen måste gå att ändra i en öppen löneperiod. För en medarbetare som saknar avtal just den dagen kan saldot hamna på ett annat datum enligt reglerna nedan.
Att fördela visar Dricks kreditkort minus Avdrag. Lämnar du avdraget tomt räknas det som noll. Värdet är alltså kortbeloppet efter avdrag, inte en rest som minskar efter hand som medarbetare får sina andelar.
Hur mycket som därefter fördelas beror på era dricksinställningar:
- Utan procentavdrag fördelas hela kortbeloppet efter avdrag. Hela beloppet för kontant dricks fördelas också när kontant dricks används.
- Med Använd procentavdrag vid fördelning av dricks fördelas den angivna procentandelen av respektive belopp. Trots inställningens namn anger procentsatsen den del som fördelas, inte den del som dras bort.
- Har du valt flera arbetsuppgifter används den lägsta procentsatsen bland dem, separat för kortdricks och kontant dricks. Ett ändrat arbetsuppgiftsurval räknar om dessa procentsatser.
- När en fördelning sparas sparas även dess procentsatser. Om arbetsuppgiftens procentsats senare ändras visas Procentsatsen har ändrats på arbetsuppgiften vid den berörda uppgiften. En äldre sparad fördelning ska därför inte läsas som om den hade skapats med dagens procentsats.
Om du sparar fördelningen på nytt hämtar den nuvarande versionen arbetsuppgifternas aktuella procentsatser igen. De tidigare sparade procentsatserna är alltså inte ett skydd mot att beloppen ändras vid en ny sparning. Kontrollera därför fördelningen mot originalet om en procentsats har ändrats, även när du bara tänkte rätta en annan uppgift.
När procentläget används kan sidan visa ett belopp för kortdricks eller kontant dricks trots att den effektiva procentsatsen för just den typen är 0 %. Vid Spara blir fördelningen för den typen ändå noll. Om medarbetaren redan har ett ändringsbart saldo för den drickstypen kan det tas bort. Kontrollera därför både procentsatserna och de sparade saldona; lita inte enbart på beloppen som visas före sparning.
Exempel: Kortdricksen är 1 000 kronor och avdraget är 100 kronor. Då visar Att fördela 900 kronor. Med en procentsats på 80 fördelas 720 kronor mellan medarbetarna.
Kontantfälten visas när Använd kontant dricks vid fördelning av dricks är valt på sidan Avtalsinställningar. Där väljs också de konton som tar emot saldona. Om kontant dricks är avstängd kan en tidigare sparad kontantprocentsats fortfarande ingå i kontrollen av om båda procentsatserna är noll, trots att kontantfältet är dolt. En positiv sparad kontantprocentsats kan därmed göra att en fördelning med 0 % för kortdricks får sparas när övriga villkor är uppfyllda. Även i det fallet behöver du kontrollera kortdricksens saldo efter sparning i stället för att förlita dig på det visade beloppet.
En andel är ett fördelningstal, inte ett belopp i kronor. Varje medarbetare får sin andel i förhållande till summan av alla andelar för samma typ av dricks.
- Har två medarbetare andelarna 1 och 2 får de en tredjedel respektive två tredjedelar av beloppet. I exemplet med 720 kronor blir det 240 och 480 kronor.
- Kortdricks och kontant dricks räknas var för sig. Kontrollera därför båda kolumnerna om ni använder båda typerna.
- Andelar får vara noll men inte negativa. Om alla andelar för en drickstyp är noll får alla medarbetare beloppet noll, även om det finns dricks registrerad.
- Varje medarbetares belopp avrundas för sig, exempelvis till hela ören när beloppen anges i kronor. Därför kan summan skilja sig något från totalbeloppet. En sådan avrundningsskillnad fördelas inte automatiskt ut på någon medarbetare.
Timeplan väljer i första hand medarbetarens anställningsavtal på Bokföringsdatum. Om ett sådant saknas letar Timeplan vidare i följande ordning:
- Finns ett tidigare avtal används det senast avslutade avtalet. Saldot bokförs då på avtalets slutdatum.
- Finns inget tidigare avtal används det första kommande avtalet. Saldot bokförs då på avtalets startdatum.
- Saknas avtal helt går fördelningen inte att spara för medarbetaren.
Det valda avtalet måste innehålla någon av fördelningens arbetsuppgifter. Om den primära arbetsuppgiften ingår används den; annars används en annan vald arbetsuppgift som finns i avtalet.
Tänk särskilt på medarbetare som har slutat. Om det valda avtalets slutdatum ligger i en stängd löneperiod får medarbetaren inte ha en andel som skiljer sig från noll. Ett redan bokfört saldo i en stängd period får inte ändras eller tas bort genom att fördelningen sparas på nytt. Att ange andelen noll upphäver inte det skyddet och är därför inte ett sätt att komma förbi en spärr för ett äldre saldo.
Utfällningarna förklarar hur du hämtar medarbetare, ändrar fördelningen och hanterar sparad historik.
När du sparar en ändrad fördelning uppdateras även de saldon som hör till den. Tar du bort en medarbetare ur listan tas medarbetarens ändringsbara saldon bort vid sparandet. Kontrollera därför hela fördelningen innan du väljer Spara, inte bara raden som du nyss ändrade.
Kontrollera att en fördelning verkligen ska tas bort innan du använder Ta bort. Handlingen tar också bort medarbetarkopplingarna och de saldon som får ändras. Den döljer alltså inte bara fördelningen i översikten.
Kontrollera rättelsen mot originalet innan du sparar. Den nuvarande versionen lämnar Avdrag oförändrat, kan tappa decimaler när belopp har decimaltecknet komma och använder de aktuella procentsatserna vid sparandet. Därför kan beloppen per medarbetare bli andra än originalets belopp med omvänt tecken. Om du inte kan få en rättelse som stämmer ska du avstå från att spara och kontakta Timeplans support.
Ladda ersätter listan med medarbetare som har godkänd arbetad tid i de valda arbetsuppgifterna och under den valda perioden.
- Kontrollera Arbetsuppgifter och Datum.
- Välj Ladda. Om du redan har ändrat andelarna får du bekräfta att de får ersättas.
- Granska vilka medarbetare som kom med och hur deras andelar har blivit.
Ändrar du från- eller tilldatum när listan innehåller medarbetare får du en bekräftelse om att listan töms. Välj Avbryt om du vill behålla det tidigare datumet och listan. Fortsätter du behöver du hämta underlaget igen.
Likställ fördelningen sätter varje medarbetares andel till 1,00 för den drickstyp där du använder funktionen. Då delas den drickstypens belopp lika mellan medarbetarna.
Har du ändrat andelarna får du först bekräfta att de ska ersättas. Kontrollera efteråt att du använde funktionen för rätt drickstyp; kortdricksens och kontantdricksens andelar hanteras separat.
Uppdatera fördelningen ersätter andelarna med den godkända arbetade tiden för valt datumintervall och valda arbetsuppgifter. En medarbetare utan sådan tid får andelen noll.
Funktionen används separat för kortdricks och kontant dricks. Om du har justerat andelarna manuellt får du bekräfta att de får ersättas. Granska sedan resultatet, särskilt för medarbetare som du har lagt till själv.
Använd dialogen när en medarbetare behöver tas med utöver dem som hämtades genom den arbetade tiden.
- Välj Lägg till medarbetare....
- Välj medarbetaren under Medarbetare i dialogen Lägg till medarbetare.
- Välj Lägg till och kontrollera andelen i listan. En ny tillagd medarbetare börjar med andelen 1,00.
Listan visar bara medarbetare som ännu inte finns i fördelningen och som har ett avtal som överlappar perioden i en vald, tillgänglig arbetsuppgift. Att en medarbetare går att välja är inte i sig en garanti för att saldot kan bokföras på det önskade datumet; avtals- och periodkontrollen görs också när du sparar.
När du väljer Spara skapas eller uppdateras ett saldo per medarbetare och drickstyp med ett belopp som skiljer sig från noll. Saldot behöver inte attesteras och får fördelningens beskrivning som kommentar.
- Ett belopp som ändras till noll tar bort det ändringsbara saldot för den drickstypen.
- Om både belopp och andelar är noll för båda drickstyperna tas även medarbetaren bort från fördelningens kopplingar.
- Om du ändrar bokföringsdatumet räknas berörda gamla och nya saldodatum om. En medarbetares saldo kan dock ligga på avtalets start- eller slutdatum enligt reglerna ovan.
- Om något befintligt saldo ligger i en stängd period går det inte att ändra eller ta bort det genom sparandet.
Kontrollera både fördelningens belopp och medarbetarnas saldon efter sparandet. Att fördelningen finns i översikten ersätter inte den kontrollen.
Kopiera skapar en osparad kopia med samma arbetsuppgifter, medarbetare och andelar. Kopiering går även att använda när originalets bokföringsdatum är låst.
- Beskrivningen får tillägget _copy. Ändra den så att den nya fördelningen går att skilja från originalet.
- Om originalets bokföringsdatum fortfarande är öppet behålls det. Annars används originalets slutdatum om det är öppet, och i sista hand den första öppna dagen.
- Kontrollera datum, belopp och andelar innan du väljer Spara. Originalet ändras inte av att kopian skapas.
När originalets bokföringsdatum ligger i en stängd period finns Kreditera för att skapa ett nytt rättelseutkast. Originalet lämnas kvar.
Efter bekräftelsen skapas ett osparat utkast där Timeplan försöker vända tecknet på kreditkortsbeloppet och kontantbeloppet. Beskrivningen får tillägget _Redraw, och bokföringsdatumet flyttas fram till en dag som går att ändra. Det är först när utkastet sparas som rättelsens saldon skapas.
Den nuvarande versionen har begränsningar som gör att du behöver granska mer än beloppens tecken:
- Avdrag behåller sitt värde. Om kortdricksen exempelvis var 1 000 kronor och avdraget 100 kronor var nettot 900 kronor. Med kortdricksen −1 000 och ett oförändrat avdrag på 100 blir nettot i rättelsen −1 100, inte −900 kronor.
- Belopp med decimaltecknet komma kan förlora decimaldelen när tecknet vänds. Exempelvis kan 1 000,50 bli −1 000 i utkastet. Kontrollera därför örena också, inte bara hela kronor.
- Vid Spara hämtas arbetsuppgifternas aktuella procentsatser. Om de har ändrats sedan originalet sparades kan medarbetarnas rättelsebelopp bli annorlunda trots att andelarna är desamma.
Jämför därför varje medarbetares beräknade rättelse med originalets belopp. Spara inte om resultatet inte motsvarar den rättelse ni avser att göra; ta då hjälp av Timeplans support.
Ta bort tar även bort medarbetarkopplingarna och de ändringsbara saldon som hör till fördelningen. Om originalets bokföringsdatum eller ett kopplat saldo ligger i en stängd period går fördelningen inte att ta bort.
Kontrollera därför vilka saldon som hör till fördelningen innan du fortsätter. Att en medarbetare tas bort från en osparad lista är en annan handling: den ändringen påverkar saldona först när fördelningen sparas.
- På sidan Arbetsuppgift hanteras de procentsatser som fördelningen använder när procentavdrag är valt.
- Sidan Anställningsavtal avgör både vilka arbetsuppgifter medarbetaren hör till och vilket avtal som används när dricksen bokförs.
- På sidan Avtalsinställningar väljs om kontant dricks och procentavdrag ska användas samt vilka konton som tar emot beloppen. Byter ni drickskonto används det nya kontot även för befintliga saldon nästa gång deras fördelning sparas.
- Sidan Löneperioder avgör vilka datum som är öppna för ändringar. Kontrollera även medarbetarnas faktiska saldodatum när en fördelning inte går att ändra.
- Under Kontorapporter finns rapporten Fördelning av dricks, där du kan följa upp den dricks som har tilldelats medarbetarna. Rapporten visar det sparade resultatet och ändrar inte fördelningen.
Börja med felmeddelandet och kontrollera sedan det berörda underlaget:
- Minst en arbetsuppgift behöver vara vald. Om procentavdrag används och båda dricksprocentsatserna blir noll behöver arbetsuppgifternas inställningar ses över.
- Ett giltigt konto för kortdricks måste vara valt. Använder ni kontant dricks behövs även ett giltigt konto för den.
- Varje medarbetare som får dricks behöver ett användbart avtal med någon av de valda arbetsuppgifterna. Saldodatumet får inte hamna i en stängd period.
- Befintliga saldon i stängda perioder får inte ändras eller tas bort. Ett öppet Bokföringsdatum på själva fördelningen räcker därför inte alltid.
- Kontrollera att slutdatumet inte ligger före startdatumet, att beloppen är giltiga tal och att inga andelar är negativa.
Medarbetaren visas inte om personen redan finns i listan eller saknar ett överlappande avtal i någon vald arbetsuppgift som du får administrera. Kontrollera därför både period, arbetsuppgiftsurval och anställningsavtal innan du försöker lägga till medarbetaren igen.
Kontrollera först datumfiltret i översikten. En fördelning visas när den överlappar den valda perioden.
Du behöver också ha tillgång till samtliga arbetsuppgifter som fördelningen hör till. Det räcker inte att bara en av dem är tillgänglig för dig. Fördelningar utan arbetsuppgiftskoppling eller sådana som har tagits bort visas inte.
Kontantfälten visas bara när kontant dricks är valt i Avtalsinställningar.
Om fördelningens bokföringsdatum ligger i en stängd löneperiod är Spara och Ta bort inte tillgängliga. Då används Kreditera för ett rättelseutkast. Kopiera finns fortfarande för en sparad fördelning, men skapar en ny fördelning i stället för att ändra originalet.