Hoppa till innehåll
Svenska
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Närvarolista — vilka är på plats just nu

Kort svar

Närvarolistan visar i realtid vilka medarbetare som är schemalagda just nu, vilka som har stämplat in och vilka som har frånvaro. Den ligger under fliken Status och finns även i mobilappen. Färgerna på arbetspassen visar status. Listan kan skrivas ut och uppfyller Skatteverkets krav på personalliggare (gröna boken, HRF). Funktionen ingår i Timeplan Bas och är tillgänglig för alla kunder, oavsett licens.

I den här artikeln:

Tillgänglighet — modul och behörighet

Närvarolistan ingår i Timeplan Bas, vilket betyder att den är tillgänglig för alla kunder oavsett licens. Du behöver alltså ingen tillvalsmodul för att komma åt den.

För att se sidan behöver du vara administratör med rätt behörighet på din administratörsprofil. Exakt rollnamn varierar mellan kunder och bör verifieras med er systemansvarige.

Om du har administratörsbehörighet men ändå inte ser sidan: det är ovanligt eftersom Timeplan Bas alltid är aktiverat. Då handlar det troligen om ett tekniskt problem och du bör kontakta supporten.

Vad är närvarolistan?

Närvarolistan är en realtidsvy över alla medarbetare som är schemalagda att arbeta i bolaget idag. Även medarbetare utan schemalagt pass syns i listan om de har stämplat in.

Den är byggd för två huvudsituationer: daglig översikt för chefer och schemaläggare, och kontrollbesök från Skatteverket. Listan ersätter den fysiska personalliggaren som krävs i vissa branscher (HRF).

Så fungerar det

Närvarolistan ligger under fliken Status i Timeplan. Sidan finns både i Timeplan Admin (webben) och i mobilappen. Layouten skiljer sig något mellan dem.

Varje medarbetare visas med:

  • Foto eller initialer
  • Namn och befattning
  • Färgmarkerat arbetspass för dagen
  • De två senaste stämplingarna (datum, tid och vilken terminal)
  • En OK-ikon när avtalstypen är Pass och stämpling och medarbetaren har stämplat in

Medarbetarna grupperas per avdelning. Har någon pass på flera avdelningar visas hen under avdelningen för första passet. Saknar någon pass idag men har stämplat in, visas hen under sin huvudavdelning.

image-png-Jul-29-2024-07-53-45-5163-AM

Vad färgerna betyder

Passet bredvid varje medarbetare är färgmarkerat efter aktuell status:

  • Grön: Medarbetaren arbetar som väntat. Hen har antingen stämplat in eller är i ett aktivt pass enligt avtalsregler.
  • Grå: Medarbetaren har pass någon gång under dagen men inte just nu, eller har stämplat ut under dagen.
  • Röd: Medarbetaren har ett aktivt pass men har inte stämplat in.
  • Orange: Medarbetaren har heldagsfrånvaro, har stämplat ut idag, eller är instämplad med en avvikelsekod.

Färgerna styrs delvis av medarbetarens avtalstyp. Se nästa sektion.

Notera: Färgvalen kan skilja sig mellan UI-versioner. Vissa äldre versioner av Timeplan visar gult istället för orange för frånvaro. Funktionen är densamma.

Hur avtalstypen påverkar färgerna

Färgreglerna beror på vilken avtalstyp medarbetaren har. Det finns tre relevanta typer:

Pass och stämpling
Grön när medarbetaren har stämplat in inom 24 timmar före passstart och fram till passets slut. Röd om passet är aktivt men ingen stämpling finns.

Pass utan stämplingskrav
Passet är grönt så länge det är aktivt, oavsett om stämpling finns eller inte.

Stämpling utan pass-krav
Passet blir grönt när medarbetaren stämplat in. Grått efter utstämpling samma dag.

Vid avvikelse-rapportering via appen visas grön när medarbetaren har pass idag och avvikelser rapporteras direkt i appen.

Tooltip på arbetspasset

Håller du muspekaren över ett arbetspass visas en tooltip med text som förklarar statusen. Texten skiljer sig beroende på avtalstyp och vad som faktiskt händer.

Exempel:

  • "Arbetspass idag, men inte just nu" — pass finns idag men är inte aktivt nu
  • "Har arbetspass nu och har stämplat in" — aktivt pass, instämplad
  • "Har arbetspass nu, men har inte stämplat in" — aktivt pass, ej instämplad
  • "Är inom gränsen för instämplingsflexen" — ej instämplad men inom det flexintervall som tillåts utan att räknas som sen
  • "Har avvikelsekod '[kodnamn]'" — frånvaro registrerad

Skriv ut närvaro och närvarorapport

Det finns två utskriftsknappar på sidan:

Skriv ut närvaro
Skriver ut det som visas på sidan just nu. Använd för en enkel ögonblicksbild.

Skriv ut närvarorapport
Öppnar en dialog där du väljer datum. Detta är rapporten som uppfyller Skatteverkets krav på personalliggare. Vid kontrollbesök är det den här rapporten du visar Skatteverket.

Varning: Om någon är på plats utan att ha stämplat in syns hen inte i rapporten. Då räcker inte rapporten som personalliggare vid en kontroll. Säkerställ att alla stämplar in.

Filtrera och visa

Fullskärmsläge
Klicka på Fullskärmsläge för att maximera sidan, till exempel på en monitor i lunchrummet.

Tips: Fullskärmsläget är användbart för en monitor i lunchrum eller kontor där laget snabbt vill se vem som är på plats. Sidan uppdateras automatiskt.

Visa arbetspassens beskrivning
En toggle som byter ut avdelningsnamnet mot passets beskrivning. Användbart när du har pass med specifika roller, t.ex. Disken kväll istället för bara Servering.

Visa vilka arbetsuppgifter
Denna styrs av systeminställningen Vilka arbetsuppgifter som ska visas på statussidan. Två alternativ:

  • Visa alla arbetsuppgifter — alla medarbetare i bolaget syns, oavsett vilken arbetsuppgift de tillhör
  • Visa endast arbetsuppgifter som admin har rätt till — bara medarbetare på de arbetsuppgifter du själv är behörig för

Inställningen sätts i Administration → Systeminställningar och påverkar alla administratörer.

Närvarolistan i mobilappen

Funktionen finns även i mobilappen. Skillnader mot webben:

  • Pass-boxar med färg ersätts av start- och sluttid för passet
  • Färgen visas på texten istället för bakgrunden
  • Avdelningsnamn och pass-beskrivning visas inte
  • Foto och status fungerar likadant

Vanliga missförstånd

Närvarolista och Närvarorapport, är det samma sak?
Nej. Närvarolistan är vyn i Timeplan som visar status just nu. Närvarorapporten är den utskrift du genererar via knappen Skriv ut närvarorapport och som du visar Skatteverket vid kontroll.

Räcker närvarolistan för att uppfylla HRF-kraven?
Den ersätter den fysiska personalliggaren, men det förutsätter att alla som är på plats faktiskt har stämplat in. Är någon på plats utan att ha stämplat in syns hen inte i listan.

Varför syns inte mina kollegor i listan?
Två möjliga orsaker. Antingen styr systeminställningen att du bara ser arbetsuppgifter du själv är behörig för, eller så har medarbetarna inte pass idag och har inte heller stämplat in. Stäm av med systemansvarig.

Behöver jag en tilläggsmodul för att använda närvarolistan?
Nej. Närvarolistan ingår i Timeplan Bas, alltså i alla licenser oavsett tillvalsmoduler. Tilläggsmodulen Självregistrering i Timeclock är en separat funktion som tillåter medarbetare att registrera sig direkt i stämpelterminalen utan att först läggas upp i Timeplan.

Jag är administratör men ser inte närvarolistan, vad är fel?
Närvarolistan ingår i Timeplan Bas och ska alltid vara tillgänglig. Två saker styr om du ser en sida i Timeplan: rätt modul ska vara aktiv (alltid sant för Timeplan Bas) och din administratörsprofil ska ha behörighet. Om båda är OK och sidan ändå inte syns, kontakta supporten.

Relaterade artiklar