Planera flera pass, mertid och övertid

Planering · Steg-för-steg-guide

Modul: Timeplan Bas

Tillvalsmodul: Schemamodul Bas för att lägga till arbetspass

För schemaläggare och attestansvariga

Uppdaterad 2026-11-12 10:50

Kort svar

Kontrollera först medarbetarens ordinarie planering och vilket extra arbete som har beslutats. Lägg planerat extra arbete som ett separat pass med rätt Typ på sidan Stämplingar och saldon. Spara både passet och dagen. När arbetet har utförts kontrollerar du den registrerade tiden, väljer eventuell ersättningsform i Åtgärdslistan och följer upp saldona.

Förberedelse

Innan du börjar

Ta reda på om du ska planera ett fristående extrapass, lägga extra tid före eller efter ett ordinarie pass eller granska arbete som uppstod utan förhandsplanering. Flera pass samma dag innebär inte i sig att tiden är mertid eller övertid.

Kontrollera medarbetarens Anställningsavtal och Grundschema och perioder. Den avtalade veckoarbetstiden och den ordinarie planeringen behövs när extra tid ska bedömas.
För att lägga till arbetspass via Stämplingar och saldon behöver er miljö ha Schemamodul Bas. Dagen ska omfattas av ett anställningsavtal och ligga utanför avslutade löneperioder.
Kontrollera med den avtalsansvarige vilken passtyp ni använder för det aktuella extraarbetet. Namnet på en passtyp eller avvikelsekod är inte ensamt en beskrivning av hur ersättningen räknas.

Byt inte passtyp eller avtal för att få ett visst löneutfall

Börja med vad som faktiskt har planerats och arbetats. Ett annat val kan ändra konton, avrundning och ersättning utan att rätta det ursprungliga problemet.

Steg för steg

Planera extra arbete

Kontrollera den ordinarie dagenÖppna medarbetarens sida Stämplingar och saldon och välj datumet. Jämför dagens arbetspass med den ordinarie planeringen och avgör vilken tid du ska lägga till.

Använd Veckoöversikten eller Kalender när du behöver se arbetet i ett större sammanhang. Kontrollera även passen före och efter den aktuella dagen, särskilt vid nattarbete.
På sidan Grundschema och perioder jämför du grundschemat med den avtalade arbetstiden. Om en varning visar att tiderna inte stämmer behöver skillnaden utredas innan du använder planeringen som underlag för extra arbete.
Behåll skillnaden mellan ordinarie och extra tid. Om det extra arbetet ligger direkt efter ett ordinarie pass ska du inte bara förlänga det ordinarie passet och förutsätta att den nya delen får en annan ersättning.
Kontrollera att den nya tiden inte redan finns i ett annat pass. Ett dubbelt eller överlappande pass är inte ett sätt att markera att samma arbetstid ska ge mer ersättning.

Lägg till extrapassetVälj Lägg till arbetspass. I dialogen Arbetspass väljer du Företag, Arbetsuppgift, Tid och den Typ som gäller för det extra arbetet.

Företagsvalet styr vilka arbetsuppgifter och kollektivavtal som visas i dialogen. Om rätt arbetsuppgift saknas behöver du kontrollera valet och medarbetarens organisationstillhörighet. Välj inte en annan arbetsuppgift enbart för att komma vidare, eftersom arbetet då kopplas till fel del av verksamheten.
Lägg ett extra pass före eller efter det ordinarie passet när bara en del av dagen ska ha den särskilda passtypen. För ett fristående extrapass anger du hela det extra arbetets start- och sluttid.
Om sluttiden är tidigare än starttiden tolkas den som nästa dygn. Kontrollera därför datumet tillsammans med tiderna, så att du inte råkar skapa ett nattpass.
Typ avgör vilken av era Passtyper som används på passet. För en egendefinierad passtyp hämtas reglerna för det planerade arbetet från avtalet. Välj typen på själva passet; det räcker inte att det finns en avvikelsekod med ett liknande namn.
En inaktiv passtyp kan finnas kvar på ett äldre pass även om den inte går att välja för ett nytt. Be den avtalsansvarige kontrollera vilken aktuell typ som ska användas i stället för att försöka återskapa ett gammalt val.

Kontrollera rast och särskilda valKontrollera Rast, eventuellt Kostavdrag och Kollektivavtal innan du väljer Spara i dialogen Arbetspass. > [!WARNING] > Var extra försiktig om samma dag innehåller flera kollektivavtal > När mertiden räknas använder Timeplan avtalet på dagens första delpass för heltidsmått och mertidskonto. Ett särskilt kollektivavtal på ett senare pass garanterar därför inte att mertiden får det avtalets värden. Stäm av ett sådant upplägg med löneansvarig innan du använder resultatet.

Valet - under Rast betyder att du inte anger en särskild rastlängd för passet. Det är inte samma sak som Ingen rast, som uttryckligen anger noll rast. En vald rastlängd används som ett manuellt rastval i förhållande till avtalets rastregel.
Kontrollera Kostavdrag när valet finns. Om passet har kopierats eller utgår från tidigare planering behöver du kontrollera att de särskilda valen fortfarande passar den nya arbetsdagen.
Ändra Kollektivavtal endast när ett särskilt avtal verkligen ska gälla för passet. Det kräver behörigheten Byta kollektivavtal på ett arbetspass. Valet - betyder att inget särskilt avtal anges på passet; den annars tillämpliga avtalskopplingen används.
Använd passets kommentar för att förklara ett relevant undantag, exempelvis varför arbetet har lagts som ett separat extrapass. En tydlig förklaring hjälper den som senare granskar dagen att skilja ett avsiktligt upplägg från ett fel.

Spara och kontrollera planeringenNär dialogen har stängts väljer du Spara på sidan Stämplingar och saldon. Öppna därefter passet igen och kontrollera tiderna, arbetsuppgiften och passtypen.

Spara i dialogen lägger bara in passet på dagen. Sidans Spara behövs för att registreringen ska sparas. Om du lägger flera pass på samma dag behöver du kontrollera dem tillsammans innan du sparar dagen.
Kursiv passtext är inte ett säkert tecken på övertid. Den kan också bero på exempelvis en kommentar, en särskild rast, ett annat kollektivavtal eller en arbetsuppgift i ett annat företag. Läs passets informationsruta eller öppna dialogen för att se vilket val som faktiskt gäller.
Om sparningen ger ett fel ska du läsa tillbaka dagen och kontrollera vad som finns registrerat innan du försöker igen. Utgå inte från att alla delar har återställts automatiskt.
Kontrollera arbetstidsvarningar innan planeringen lämnas vidare. Kontrollen av Arbetstid per 24-timmarsperiod behöver vara aktiverad och passtypen inkluderad i ATL-kontrollen för att tiden ska räknas med. Rasttid räknas inte med i arbetstiden för den kontrollen.
En 24-timmarsperiod behöver inte börja vid midnatt. Jämför därför även närliggande pass, inte bara summan i en kalenderdag. Vid upplägg med enbart nattpass finns en känd begränsning i hur dygnsgränserna prövas; utebliven varning är inte i sig ett godkännande av upplägget.

Steg för steg

Granska arbetad tid och ersättning

Kontrollera de verkliga stämplingarnaNär arbetet har utförts öppnar du dagen på Stämplingar och saldon. Jämför stämplingarna och deras avvikelsekoder med arbetet som faktiskt utfördes.

Ett sparat pass är planering, inte en bekräftelse på att medarbetaren har arbetat. Kontrollera den verkliga tiden och dagens beräkningsmeddelanden innan du bedömer ersättningen.
Vid oplanerat extra arbete kan rätt avvikelsekod vara den avsedda vägen, utan att ett nytt pass läggs in i efterhand. Koden måste vara tillåten för situationen: Tidig instämpling, Sen utstämpling eller Inget arbetspass på sidan Avvikelsekoder.
En kod för en egendefinierad passtyp är kopplad till just den passtypen. Avtalets dagprofil har skilda regler för arbete utan pass, schemalagt arbete och arbete i anslutning till ett pass. Samma mängd extra tid kan därför få olika resultat i de tre situationerna.
Om tiden fortsätter efter midnatt används även nästa dags dagprofil för delen på det dygnet. Kontrollera detta när en vardagskväll fortsätter in på en helgdag och resultatet skiljer sig mellan delarna.
Saknas en stämpling behöver du först fastställa den verkliga tiden. Lägg inte till en uppskattad stämpling, ett extra pass eller ett manuellt saldo enbart för att få ett beräkningsmeddelande att försvinna.

Följ upp mertid och övertidKontrollera vilka saldon som har skapats och läs eventuella beräkningsmeddelanden. Jämför resultatet med anställningens veckoarbetstid och avtalets regler innan du attesterar.

Mertid beräknas för en anställning vars veckoarbetstid är lägre än avtalets heltidsmått. Inställningen Typ av mertid bestämmer vilken period som används. Vid veckoberäkning och rullande schemaperiod påverkar tidigare arbete i samma period hur mycket utrymme som finns kvar för mertid.
Vid månadsberäkning används skillnaden mellan avtalad tid och heltidsmått för månadens vardagar. Valet att skapa arbetspass från grundschema på helgdagar påverkar vilka vardagar som räknas. Bedöm därför inte månadens mertid genom att bara jämföra den aktuella dagen med ett heltidsmått.
En gräns för mertid per dag kan begränsa dagens mertid även om det finns utrymme kvar i perioden. Tid som återstår behandlas vidare som övertid. Läs mer om inställningarna i Kontoinställningar och Avtalsinställningar.
Med Ge alltid övertid vid schemalagd övertid (ej mertid för deltidsanställda) blir schemalagd övertid och övertid direkt i anslutning till det passet inte mertid. Inställningen är därför viktig när två annars liknande dagar har olika resultat.
Avrundningsregler kan göra att saldot skiljer sig från de råa stämplingstiderna. Med Avrunda mertid som övertid används övertidsregelns minimitid och tillgodoräknade tid även för mertiden. För övertid kan flera separata tidsdelar ingå i samma sammanlagda gräns- och avrundningsberäkning; räkna därför inte varje kort del som en helt fristående beräkning.
Om Beräkna först mertid är valt i passtypens inställningar och arbetet uppfyller villkoren för mertid, visar ett valt Summeringskonto samma tid som mertidsresultatet. Det gäller både schemalagt och registrerat extra arbete som uppfyller villkoren. Se summeringskontot som ett sätt att följa upp tiden: den räknas inte upp med övertidsregelns faktor och ger ingen ytterligare ersättning. Kontrollera det ordinarie mertidskontot för själva mertidsresultatet och använd summeringskontot för uppföljning om ni har valt ett sådant.
Även den del av arbetet som blir övertid visas på ett valt Summeringskonto, oavsett om Beräkna först mertid är valt. När övertiden ger ett giltigt resultat i tid, pengar eller frivillig tid visar summeringskontot den avrundade tiden, men utan övertidsregelns uppräkningsfaktor. Vanlig arbetstid före övertidsregelns första gräns ingår inte. Om inget summeringskonto är valt uteblir bara det parallella saldot; ett annars giltigt resultat för mertid eller övertid kan fortfarande skapas.
Om övertidsberäkningen ger ett fel behöver den avtalsansvarige också kontrollera vilka konton som används samtidigt för samma resultat. Samma konto får inte ta emot både det ordinarie övertidsresultatet och ett parallellt resultat, till exempel från Summeringskonto eller kontot för tid utan faktor. Då ger övertidsregeln ett fel i stället för att slå ihop saldona. Det är inte samma sak som att ett konto förekommer under två ersättningsalternativ där bara det ena används för resultatet. Be därför den avtalsansvarige kontrollera de konton som faktiskt används tillsammans, i stället för att byta ersättningsform bara för att komma förbi felet.
Om mertidskontot saknas kan hela dagens övertidsberäkning stoppas med ett fel. Om en regel eller avrundningsinställning saknas för passtypen behöver avtalet kompletteras. Kontakta den avtalsansvarige i stället för att byta till en annan kod som en tillfällig lösning.

Välj ersättningsformÖppna Åtgärdslistan, välj relevant arbetsuppgift och datumintervall och välj Visa. Granska den väntande händelsen och välj den ersättningsform som har beslutats. > [!WARNING] > Ett attestval kan ändra flera saldon > Valet gäller medarbetaren, datumet och arbetsuppgiften. Det kan ändra flera saldon som behöver attest, även sådana som inte visas för tillfället. Kontrollera därför Visa alla saldon innan du sparar ett beslut med ett bredare innehåll än den rad du först tittade på.

Börja med Attestering – Att åtgärda för att hitta väntande ärenden. Om händelsen saknas behöver du kontrollera datum, arbetsuppgiftsurval och vilka ärenden du får attestera. Ett ärende som inte syns är inte nödvändigtvis färdigbehandlat.
Godkännande som tid erbjuds när en kopplad övertidsregel har ett konto för tid. Godkännande som pengar erbjuds när ett konto för pengar finns. Läs vad alternativen betyder i er miljö; de synliga texterna kan vara anpassade och behöver inte heta exakt samma sak överallt.
Frivillig övertid är ett särskilt alternativ för övertid när både funktionen och ett konto för frivillig tid finns. Det erbjuds inte som ett nytt val för mertid. Ett äldre sparat val kan ändå visas efter att inställningarna ändrats, så dra inte slutsatsen att alla visade värden går att välja på nytt.
Ett byte till tid eller pengar kan flytta resultatet mellan konton och påverka uppräkningen av tiden. Att ett saldo redan finns på dagen betyder inte att det är godkänt; kontrollera även attesteringen.
Använd Lägg till kommentar när beslutet behöver förklaras. Kommentaren hör till medarbetarens attest för datumet och arbetsuppgiften, och hjälper löneansvarig att förstå varför den valda ersättningsformen användes.

Spara beslutet och kontrollera resultatetVälj Spara i Åtgärdslistan. När beräkningen är klar öppnar du medarbetarens dag igen och kontrollerar att rätt tid, konto och attestresultat visas.

Att bara välja en ersättningsform eller skriva en kommentar sparar inte beslutet. Sidans Spara behövs. Ett ändrat attestbeslut som påverkar saldon begär en ny beräkning; enbart en kommentar gör det inte.
Om raden visar Beräkning pågår, vänligen vänta. behöver du invänta det nya resultatet innan du bedömer utfallet. Läs meddelandena igen om saldot fortfarande inte motsvarar det beslutade arbetet.
Kontrollera resultatet tillsammans med löneansvarig före löneöverföring, särskilt om dagen innehåller flera avtal eller olika ersättningsformer. Att ärendet försvinner ur urvalet Att åtgärda bevisar inte ensamt att rätt konto används.

Hjälp

Vanliga frågor

Blir alla extra pass övertid?

Nej. Antalet pass avgör inte ersättningen. Passtypen, avvikelsekoden, anställningens veckoarbetstid, avtalets period och regler samt attestbeslutet behöver stämma med det arbete som har utförts.

Varför blev inte varje kort extrapass en egen avrundning?

Flera separata tidsdelar av samma passtyp och regelvariant kan ingå i samma gräns- och avrundningsberäkning. Kontrollera hela dagens resultat tillsammans med avtalets regler, i stället för att avrunda varje liten del för sig.

Behöver en ändrad planering också publiceras?

Att spara ett pass och att publicera planeringen är olika steg. Följ er rutin och guiden Publicera arbetspass när medarbetarna ska få tillgång till en ändrad planering.