Anpassa arbetspasset till den tid medarbetaren ska arbeta och registrera resterande frånvaro med rätt kod och omfattning. Deltidsfrånvaron läggs till arbetspassets tid; den kortar inte passet åt dig. Om både heldags- och deltidsfrånvaro används samma dag behöver du kontrollera båda kodernas saldon, eftersom de beräknas var för sig och kan läggas ihop.
Ta reda på hur lång del av den ordinarie arbetsdagen medarbetaren ska vara frånvarande och vilken orsak som gäller. Kontrollera grundschema, anställningsavtal och vilka avvikelsekoder som kan användas för Frånvaro del av dag. Funktionen Frånvaro... och planeringen kräver Schemamodul Bas samt rätt behörighet.
Vid längre återkommande deltidsfrånvaro kan ett anpassat grundschema vara lämpligare än många separata dagsändringar. Om ni kombinerar flera frånvaroorsaker ska löneansvarig även kontrollera hur mottagande lönesystem hanterar dem. Två registreringar i Timeplan är inte i sig en garanti för rätt löneexport.
Anpassa passet innan du lägger till deltidsfrånvaro. Ett åttatimmarspass blir inte fyra timmar bara för att du registrerar fyra timmars frånvaro. Om du dessutom använder en heldagskod beräknas även den, utan en gemensam automatisk gräns för dagens totala frånvaro. Kontrollera därför omfattning och konton innan resultatet används för lön.
- Passet och deltidsfrånvaron ska tillsammans beskriva den dag som annars skulle ha arbetats. Om en åttatimmarsdag består av fyra timmars arbete och fyra timmars frånvaro behöver passet alltså beskriva de fyra arbetstimmarna.
- För en frånvarokod med tidskonto placeras den beräknade deltidsfrånvaron före dagens första pass. Ett pass 12.00–16.00 och fyra timmars deltidsfrånvaro ger därför ett beräknat frånvaroblock 08.00–12.00. Det är beräkningens placering, inte ett fritt val av frånvarons klockslag.
- Spara i dialogen lägger in ändringen på dagen som du arbetar med, men lagrar inte hela dagen ännu. Lämna inte sidan innan du också har valt sidans Spara efter frånvaroregistreringen.
- Om arbetspass saknas beror möjligheten att beräkna deltidsfrånvaro på rapporteringsmetod och avtalsinställningar. Använd inte ett passlöst upplägg som ersättning för att kontrollera arbetsdagen. Be löneansvarig bedöma hanteringen om frånvaro ska registreras utan något pass.
I arbetspassdialogen ändrar du den planerade arbetstiden innan du registrerar deltidsfrånvaron.
- När du bara ska ändra en dag ska både första och sista datumet vara den dagen. Ett längre intervall påverkar varje datum i perioden, även om du öppnade dialogen från en enskild dag. Intervallet behöver rymmas inom en sammanhängande anställning och utanför stängda löneperioder.
- Välj den kod som beskriver den verkliga frånvaron. Koden bestämmer bland annat konto, tecken på saldot och vilka andra beräkningar som påverkas. Byt inte mellan exempelvis sjukfrånvaro och vård av barn för att få ett visst saldo.
- En procentkod räknas om till tid utifrån anställningens veckoarbetstid och den inställda fördelningen. Procentsatsen är alltså inte alltid en procent av just det pass du ser på dagen. Jämför därför den beräknade frånvaron med den avsedda omfattningen.
- När du anger en tidslängd ska du läsa tillbaka värdet innan du fortsätter. För höga tim-, minut- eller sekundvärden begränsas av fältet; ett felaktigt inmatat värde behöver inte lämnas kvar precis som du skrev det.
- Om en kod kräver Barn måste barnet väljas även när bara en del av dagen gäller föräldraledighet. Det räcker inte att namnet finns i en anteckning.
- Valet Skapa ledigt pass vid frånvaro hel dag gäller heldagsfrånvaro. Det används inte för att automatiskt skapa ett ledigt pass för deltidsfrånvaron och stängs av när deltidsfrånvaro sparas. Bedöm bemanningen separat.
- OK stänger dialogen och för in valen på den aktuella sidan. De är ännu inte slutligt sparade. Vill du inte använda dialogens ändringar väljer du Avbryt i stället.
Exemplet visar tre timmars sjukfrånvaro. Kontrollera den omfattning som gäller för den dag du arbetar med.
Kontrollera vilka som använder schemat innan du ändrar och sparar det. Om bara en medarbetare ska få deltidsfrånvaro behöver upplägget skiljas från övrigas planering. En ny schemakoppling kan också ersätta delar av en befintlig schemaperiod, så kontrollera intervallet innan du bekräftar en överlappning.
- Arbetspasset ska motsvara den del som medarbetaren ska arbeta, precis som vid en enskild dagsändring. Lägg inte till frånvarotimmarna ovanpå ett oförändrat helt arbetspass om det bara är en del av dagen som ska arbetas.
- Om samma upplägg ska användas på flera dagar kan du markera den färdiga dagen och använda Ctrl-klick eller Alt-klick på måldagen. Hela dagens definition kopieras, inklusive frånvaroval. Kontrollera därför måldagen innan du använder funktionen vidare.
- Dialogens Spara ändrar dagen i den osparade schemamallen. Sidans Spara lagrar schemat. När du ändrar ett befintligt schema som redan används kan sparandet också påverka medarbetarnas kommande planering; kontrollera vilka som är kopplade till det innan du sparar.
- Ett nytt sparat schema har ännu ingen medarbetare kopplad till sig. Arbetstidskontrollen hjälper dig att granska upplägget, men är inte ett löfte om att ett olämpligt schema stoppas innan det börjar användas.
Dagdialogen visar passvalet och frånvarovalet tillsammans, så att du kan jämföra upplägget före sparandet.
- Startveckan anger var i schemats veckoföljd medarbetaren ska börja. Det är inte samma sak som kalenderns veckonummer. Kontrollera även startdatumet så att arbetstid och deltidsfrånvaro hamnar på rätt veckodagar.
- Medarbetarens avtal behöver medge alla arbetsuppgifter i schemat. Ett öppet slutdatum på schemakopplingen kräver ett öppet anställningsavtal; lämna inte slutdatumet tomt enbart för att slippa ange perioden.
- Om kopplingen överlappar ett annat grundschema får du ta ställning till att den tidigare schemaperioden ersätts. Läs intervallet noga och avbryt om du behöver kontrollera vad som redan gäller.
- Planeringen uppdateras genom en efterföljande utrullning. Kontrollera en representativ vecka samt periodens början och slut i kalendern. Tidigare manuella dagsändringar kan göra att resultatet inte blir likadant på alla dagar.
I första steget väljer du medarbetaren och ser den befintliga schemakopplingen.
I nästa steg anger du startveckan och de datum som kopplingen ska omfatta.
Jämför ordinarie planerad tid med arbetad tid och den beräknade deltidsfrånvaron på Stämplingar och saldon. Läs dagens beräkningsmeddelanden och kontrollera vilket konto frånvaron hamnade på. Om organisationen använder en bestämd rapport för avstämningen tar du fram just den rapporten med samma medarbetare och datum; välj inte godtyckligt mellan en frånvaro- och kontorapport eftersom de visar olika underlag.
Kontrollera arbetspassets tider, deltidskodens omfattning och om dagen också innehåller en heldagskod. Öppna dagen på nytt efter sparandet och läs saldon och beräkningsmeddelanden. Samma datum i två poster betyder inte automatiskt att omfattningen eller följdberäkningen är korrekt.