På sidan Timbanksaldon kan du jämföra medarbetarnas saldon och se vilka över- eller underskott som behöver följas upp. Begränsa listan till de arbetsuppgifter du ansvarar för och följ upp medarbetarens underlag under Personal när du behöver undersöka resultatet närmare.
Använd sidan när du vill jämföra timbankssaldon för flera medarbetare utan att öppna en tidrapport i taget. Listan hjälper dig att upptäcka stora över- eller underskott som behöver följas upp före en periodavstämning. Resultatet läses in direkt när sidan öppnas.
Bilden visar den övre delen av resultatlistan i en demomiljö. Positiva värden, negativa värden och noll visas som timmar och minuter.
Alla tillgängliga arbetsuppgifter är valda från början. Markera ett mindre urval när du vill följa upp en del av verksamheten i taget och välj sedan Visa för att hämta resultatet. Om du avmarkerar samtliga arbetsuppgifter behandlar Timeplan urvalet som att alla ska ingå, inte som en tom sökning.
Valet gäller resultatet du hämtar just nu och sparas inte som en personlig inställning till nästa gång sidan öppnas.
Arbetsuppgifterna skapas och ändras på sidorna Organisation och Arbetsuppgift. Urvalet innehåller de aktiva arbetsuppgifter i det aktuella företaget som du har åtkomst till. En medarbetare visas när det finns ett gällande anställningsavtal i en vald arbetsuppgift och ett gällande timbanksavtal.
Timeplan visar en rad per medarbetare, även om flera anställningsavtal uppfyller villkoren. Urvalet utgår från de avtal som gäller i dag. Ett avtal räknas som ett timbanksavtal när minst en av följande förutsättningar är uppfylld:
- I avtalets avtalsinställningar är Avstämningstyp inställd på Veckoavstämningsrapport utan avstämning, Avstämning och veckoavstämningsrapport eller Avstämning av timbank.
- Avtalet har ett avstämningskonto. Det kan alltså räcka för att medarbetaren ska omfattas av listan, även när en annan avstämningstyp används.
- Avtalet har en avvikelsekod av typen Timbank. Den kopplingen gör också att avtalet räknas som ett timbanksavtal på den här sidan.
Antal träffar visar hur många medarbetare som ingår efter att urvalet har hämtats. Jämför antalet med den grupp du förväntar dig när någon saknas i listan.
Listan är sorterad efter efternamn och förnamn när sidan öppnas. Välj en medarbetarrad för att gå vidare till Personal. Om personallistan visas i stället för medarbetarens uppgifter behöver du söka upp och öppna rätt medarbetare där innan du undersöker underlaget.
Om flera medarbetare har samma namn ska du inte använda deras inbördes ordning som ett sätt att skilja dem åt. Kontrollera att du har öppnat rätt medarbetare innan du går vidare.
Startdatum visar dagen efter slutdatumet för medarbetarens senast stängda timbanksperiod. Om ingen timbanksperiod har stängts visar Timeplan i stället startdatumet för den sammanhängande följd av anställningsavtal som leder fram till medarbetarens senaste avtal.
Välj Startdatum för att sortera medarbetarna efter periodstart. Ett oväntat datum är en signal om att kontrollera tidigare periodavstämningar och avtalens datum.
Timbanken samlar insättningar, uttag och de skillnader som räknas fram enligt avtalets timbanksinställningar. På den här sidan visas bara godkända kontosaldon på konton som hör till en avvikelsekod av typen Timbank som inte har tagits bort. Ett saldo som fortfarande väntar på attest ingår alltså inte ännu.
Saldoposterna behöver dessutom ligga inom den period som sidan sammanställer:
- Endast datum till och med i dag räknas med. Sidan använder dagens lokala datum, inte ett fritt valt rapportdatum.
- Om en timbanksperiod har stängts räknas bara poster efter den periodens slutdatum med.
- Poster före medarbetarens timbanksstart räknas inte med. När ingen period har stängts är det därför den sammanhängande avtalsföljden som avgränsar början.
Värdet visas som totalt antal timmar och minuter, även när saldot överstiger 24 timmar. Ett minustecken betyder underskott, ett värde utan minustecken betyder överskott och noll visas som 00:00. Om beräkningen innehåller sekunder avrundas 30 sekunder eller mer upp till nästa hela minut.
Välj Saldo för att hitta de största över- eller underskotten först.
Ett saldo på 00:00 betyder att summan av de godkända poster som räknas med är noll. Det betyder inte att hela tidrapporten är färdig eller att alla dagar är attesterade. Kontrollera därför även det som väntar på attest innan du drar slutsatsen att inget återstår att hantera.
Sidan har inget separat verktygsfält. Visa hör till sidans urval och hämtar resultatet på nytt.
- Markera de Arbetsuppgifter som ska ingå.
- Välj Visa.
- Kontrollera Antal träffar.
- Sortera vid behov efter Namn, Startdatum eller Saldo.
Sidan ingår i Timbanksmodulen och visas först när modulen är aktiv. Om menyalternativet saknas trots att ni arbetar med timbank behöver ni kontrollera både modulens tillgänglighet och administratörens behörighet. Ta hjälp av Timeplans support om licensinställningen behöver ändras.
Medarbetarens Anställningsavtal anger bland annat veckoarbetstid och vilket avtal som används i beräkningen. Avtalets avstämningstyp, avstämningskonto och timbankskod avgör om medarbetaren ingår i listan.
Även om ni arbetar med fasta beräkningsperioder visar Timbanksaldon inte en valfri rapportperiod. Här gäller listans egna datumgränser: till och med i dag och efter den senast stängda timbanksperioden, men inte före timbankens startdatum. Jämför därför periodgränserna innan du jämför saldot med en rapport för ett visst datumintervall.
Arbetspass, stämplingar, frånvaro och manuella saldon under Stämplingar och saldon ligger till grund för den tid som räknas. Granska den sidan när ett saldo inte stämmer med det du förväntar dig.
I Periodavstämning hanterar ni saldot när perioden avslutas. För timbanksavstämning kan ett positivt saldo fördelas mellan utbetalning och nästa period, medan ett negativt saldo hanteras med avskrivning och eventuell överföring. Vilka konton och val som används beror på avtalets inställningar. Att bara välja Visa i Timbanksaldon utför ingen avstämning och avslutar inte perioden.
Utgå från den medarbetare du saknar och kontrollera följande i ordning:
- Kontrollera att medarbetaren är kopplad till en arbetsuppgift som ingår i urvalet.
- Kontrollera att din administratörsprofil ger åtkomst till arbetsuppgiften.
- Kontrollera att medarbetaren har ett anställningsavtal som gäller i dag i den valda arbetsuppgiften.
- Kontrollera att avtalet uppfyller minst ett av villkoren för timbanksavtal som beskrivs under Vilka medarbetare som visas.
Börja med att skilja på en oväntad period och ett oväntat resultat inom rätt period:
- Jämför Startdatum med den senaste stängda timbanksperioden. Om ingen period har stängts behöver du i stället följa medarbetarens sammanhängande anställningsavtal.
- Kontrollera veckoarbetstiden och avtalskopplingen på sidan Anställningsavtal. Ett annat avtal eller en annan veckoarbetstid kan ändra underlaget för beräkningen.
- Gå igenom saknade arbetspass, stämplingar och poster som väntar på attest på sidan Stämplingar och saldon. Listan över timbankssaldon visar bara de godkända poster som omfattas av dess datumgränser.
- Kontrollera manuellt tillagda saldon och tidigare periodavstämningar. En överföring från föregående period behöver följas upp tillsammans med periodens övriga poster, inte som en separat ny beräkning.
Startdatumet följer respektive medarbetares pågående timbanksperiod:
- Efter en stängd period visas dagen efter periodens slutdatum.
- Om ingen period har stängts visas startdatumet för den sammanhängande avtalsföljd som leder fram till medarbetarens senaste avtal.
Därför visas olika startdatum i samma lista när medarbetarnas avtal eller senaste stängda perioder börjar och slutar vid olika tidpunkter.