Upprätta en lönekoppling i Timeplan

I nedan artikel finner du information om vad som sker vid upprättning av en lönekoppling i Timeplan. Det finns många anledningar till att man gör en lönekoppling bl.a för att underlätta arbetet kring lön för er som kund i systemet.

Vi på Timeplan vill informera och förbereda er som kund att det kommer att krävas en del från er sida innan alla justeringar är klara för att det ska passa med ert valda lönesystems uppsättning och inställningar då alla kunder har individuella inställningar i det program som man ar valt att använda sig utav.

Kontakta Timeplan support för att höra mer om hur en lönekoppling går till samt vilka lönesystem som vi stödjer. 

Här följer en checklista på vad som behöver göras: 

  • Du som kund behöver göra de inställningar som krävs för att löneprogrammet ska kunna ta emot en import av lönefil från försystem. Är du osäker på vad som behöver göras i ditt löneprogram så rekommenderar vi att du kontaktar deras support för att höra vad du/ ni behöver göra.
  • Vem är ansvarig från kundens sida? Timeplan behöver kontaktuppgifter såsom mailadress och telefonnummer.
  • Kunden informerar Timeplan om vilket lönesystem dom har
  • Kunden informerar Timeplan om tidsplan för lönekoppling, datum för testfil samt datum för skarp lön. Vi rekommenderar att man avsätter en månad för lönekoppling för att man ska hinna ta ut testfiler etc.
  • Kommer det att vara en konsult inblandad från det nya lönesystemet? 
  • Hur många dagar har vi på oss att köra testfiler och när kommer detta ske?
  • När beräknar ni som kund att köra skarp lön första gången i det nya systemet? 
  • Timeplan skickar över en lönematris för kunden att fylla i med de nya lönearterna samt avvikelsearterna.
  • Under den här tiden förväntar vi oss att ha tät kontakt med både kund och eventuell lönekonsult 
  • När kopplingen är klar räknas samtliga avtal om och därmed kommer sannolikt kunden att behöva hantera avvikelser i åtgärdslistan
  • Kunden kan också behöva stämpla om medarbetare som har angivit en gammal avvikelsekod
  • När alla fel är åtgärdade tar kunden ut en testfil som importeras i lönesystemet 
  • Kunden skickar en tydlig och klar rapport om vilka fel som har upptäckts och hur dessa ska åtgärdas (tex. en ny löneart eller avvikelsekod) 
  • Timeplan korrigerar de eventuella felen och meddelar kunden 
  • Upprepa ovanstående tills alla fel är åtgärdade 

    Innan ni som kund tar ut en lönefil från TImeplan är det viktigt att ni gör följande steg

    Gå igenom åtgärder i Åtgärdslistan

    I åtgärdslistan hamnar alla dagar som saknar stämplingar, frånvarokod samt den tid som måste attesteras. I de flesta fall så förs all tid som kostar företaget extra pengar över till åtgärdslistan för attest. Åtgärdslistan behöver tömmas med regelbundenhet av flera skäl så som att arbetet flyter på lättare när det finns få åtgärder, när du har bra överblick över vad som hänt i verksamheten (det kan vara svårt att komma ihåg 30 dagar efter tillfället en medarbetare arbetade över om hens arbete var nödvändigt eller inte) samt att systemet kan verka trögt om alla ansvariga ska attestera och justera tider för alla sina medarbetare exakt vid samma tillfälle i månaden.

    Kontrollera utfall i Rapporter

    Med rapporter stämmer du av hur månaden som gått (OBS! detta gör ni varje månad för att kontrollera utfall på samtliga medarbetare för vald period) har gått och du får en slutlig överblick över varje medarbetares tider. Rapporterna motsvarar det löneunderlag som kommer att importeras in i Lönesystemet via vår lönefil. Vi rekommenderar att alla med personalansvar tar ut en Tid- och kontorapport för att stämma av månaden innan löneperioden stängs. I och med det har du möjlighet att göra justeringar direkt i Timeplan och risken för att löneansvarig behöver göra ändringar i själva löneprogrammet minskar.

    Skapa lönefil

    När månaden passerat och åtgärdslistan är klar, rapporterna avstämda är det dags att skapa upp en löneperiod som stängs av den som har huvudansvaret för personalen eller lönefrågorna. När perioden stängs kan inga ändringar göras i den i efterhand. Detta för att uppgifterna i Timeplan ska stämma med uppgifterna som finns i löneprogrammet. Därefter kan en fil innehållande löneunderlaget skapas upp och importeras in i löneprogrammet.

    Här kan ni läsa mer om hur man tar ut en lönefil från Timeplan Generera lönefil 

Krav från Timeplan för att processen ska fungera så smidigt som möjligt

  • Beräknad tidsåtgång efter att Timeplan har erhållit korrekt uppgifter är ca en månad.  
  • Detta förutsätter att kunden ger Timeplan all information som behövs 

Under en lönekoppling kan man stöta på många oklarheter och frågetecken och därför förväntar vi oss att kunden finns tillgänglig och svarar på frågor. Om kunden inte finns tillgänglig under kopplings-tiden kan Timeplan inte garantera att tidsramen hålls och att vi blir klara i tid.