Veckoöversikten i Timeplan

Veckoöversikten är den del i Timeplan som är bäst lämpad att arbeta i när det gäller tillfälliga förändringar.  Du hittar veckoöversikten under Planering – Veckoöversikt.

Innan din veckoöversikt öppnas måste du välja vilket datum du vill ha som startdatum, hur många veckor som ska visas samt vilka arbetsuppgifter du vill se.

Under Inställningar kan man göra mer utförliga justeringar och anpassa veckoöversikten så att den visar det man är intresserad av att se.

Man kan välja att visa dagar, datum, veckonummer, osv.

En bra funktion för att få kontroll över timmar och arbetad tid är att välja tre konton man vill visa till vänster i veckoöversikten. Det gör man under Informationskolumn längst ner på sidan.

Om man har extrapersonal eller personal som är frånvarande eller om man har en preferens för vilken ordning man vill se sin personal kan man klicka på Egen Sortering. Då får man upp en vy där man kan dra namnen på personalen till en specifik ordning som sen reflekteras i veckoöversikten. När man är nöjd klickar man på OK och sen OK igen för att komma tillbaka till vyn ovan. Här är det viktigt att man väljer Sortering och sen Egen Sortering för att den ska slå igenom på veckoöversikten. När man är nöjd med sina inställningar klickar man på Visa.

Veckoöversikten visar mycket information:

1. Den anställdes för- och efternamn. Raden som går vågrätt ut från namnet är informationen som rör den anställde.
   
   
2. Passet som den anställde ska arbeta måndagen den 3 juli, vecka 27. Översta raden i rutan är passets förkortning som bestämdes när det skapades. För mer information om hur man skapar arbetspass se här! Den nedre raden visar arbetspassets tider.
   
   
3. Symbolen till höger om siffran visar att personen har ett grundschema påkopplat och att det rullar under perioden. För att få mer information om hur man skapar ett grundschema se här! 
   
   
4. Den gröna symbolen bredvid siffran visar att alla arbetstidslagar och dygnsvilan uppfylls i schemat. Timeplan kommer aldrig hindra er från att frångå lagarna men vi rekommenderar att följa dem i största möjliga utsträckning. 
   
   
5. Tillvalen under "informationskolumn" som du kan göra under inställningar syns här. Vilket konto som siffrorna avser kan man se om man låter muspekaren vila över siffrorna.
   
   
6. Här syns den totala arbetstiden under den valda perioden, i det här fallet en vecka. Hade du visat en månad hade summan avsett en månads arbetstid.
   
   
7. Dom röda siffrorna till höger, under den totala arbetstiden, är frånvarotiden med heldagsfrånvaro under den valda perioden. Här kan också finnas en blå siffra och denna skulle då indikera frånvarotid del av dag som kan vara inlagt i schemat under perioden.
8. Här ser du att medarbetaren är frånvarande med koden "sjuk". 
   
   

Om man vill granska en dag eller ett pass i detalj kan man dubbelklicka på passet eller dagen så slussas man vidare till Stämplingar och saldon där mer specifika justeringar kan göras. Dessa justeringar kommer att slå igenom i Veckoöversikten direkt. 

Flytta pass i veckoöversikten
Veckoöversikten gör det enkelt att flytta pass mellan era anställda. Om en medarbetare vill byta bort ett pass, eller om du av någon annan anledning behöver flytta ett pass från en anställd till en annan, markerar du passet som ska flyttas. Alla anställda som kan arbeta på passet lyser upp och du kan klicka på den medarbetaren som ska arbeta istället så flyttar det sig till den raden och passet är bytt.

Denna symbol  visas på medarbetaren som passet flyttades från eftersom att grundschemat nu har frångåtts och den personen nu ligger efter med sin veckoarbetstid.

Lägga till pass i veckoöversikten
Vill man lägga till extrapass kan man enkelt göra det direkt i veckoöversikten.

Först bestämmer du vem det är som ska arbeta passet. Klicka sedan en gång på dagen på den anställdes rad som ska arbeta så får du upp en ruta med alla tillgängliga pass för den personen. Vilka pass som visas avgörs av vilka arbetsuppgifter en anställd tillhör och dennes kompetensgrad. Klicka sedan på det pass du vill lägga in och tryck sedan på OK.

Passet kommer komma upp på den valda dagen.

Lägga till obemannade arbetspass i veckoöversikten
Man kan lägga in obemannade arbetspass i veckoöversikten. Under speciellt personalintensiva perioder kan man behöva ta in extrapersonal men man vet inte vem som kan jobba, bara att det finns pass som behöver bemannas.

Klicka på [+]-symbolen enligt ovan på den dag där du vill lägga till obemannade pass. Då får man upp en box där man kan välja vilken typ och kvantitet av pass man vill lägga till. När du är nöjd med antal och typ av pass trycker du på OK.

Passen kommer då att trilla ner och lägga sig på raden för Obemannade Pass. Man kan se vilken typ av pass det är på beskrivningen och antal pass av samma typ på siffran inom parenteserna. I exemplet ovan är det ett Dag-pass, ett Eftermiddagspass, ett till Dag-pass fast från en annan arbetsuppgift. När du vill lägga ut passen på anställda klickar du på det passet du vill lägga ut. Alla som kan arbeta det passet lyser upp och du klickar på den personen du vill ge passet till.

Man kan även skicka ut passförfrågningar till sin personal via Timeplans app för medarbetare. För instruktioner om hur man gör hänvisar vi er till manualen som heter Webbapp, Användarmanual för Administratörer samt Webbapp, Användarmanual för Användare .

Om du behöver ta bort ett obemannat pass trycker du på det och väljer Ta Bort i menyn som visas.

Ta bort pass i veckoöversikten
Om det har blivit fel när du har lagt upp pass i veckoöversikten kan du ta bort dem genom att trycka på passet som är fel. Det markeras då i en ljusare färg och du kan trycka DELETE på ditt tangentbord för att ta bort passet. Om det är ett grundschemapass du tar bort kommer -symbolen att visas och du kan behöva kompensera den anställde med ett annat pass för att tillgodose dennes anställningsgrad.

Vill du ta bort det obemannade arbetspasset från veckoöversikten klickar du på önskat arbetspass och välj "Ta bort".

Lägga in en frånvarokod i veckoöversikten
Om en anställd behöver vara frånvarande från ett eller flera pass kan du lägga in det direkt i veckoöversikten.

Dubbelklicka i den nedre rutan (markerat i rött på bilden ovanför) på en dag för att snabbt få upp frånvarohanteraren.

Du kan sen välja vilken typ av frånvaro det gäller från rullgardinsmenyn samt lägga in vilken period det gäller. Den är inställd på att bara gälla en dag men om en anställd kommer vara borta på semester kan du smidigt lägga in det här. Tryck sedan på OK så kommer frånvarokoden att rullas ut under de valda datumen.

Det är viktigt att inte ta bort arbetspassen för den anställde under frånvarotiden eftersom Timeplan måste ha ett pass inlagt att vara frånvarande från för att kunna räkna rätt. Om en anställd ska vara borta över dagar där denne inte har arbetspass låter man ändå frånvarokoden ligga kvar. Timeplan drar inte semesterdagar eller timmar från dagar där den anställde inte behöver vara ledig från något pass.

Vanliga frågor

• Hur beräknas förväntad arbetstid/avtalad tid på vald period i  veckoöversikten?
  Om ”Skapa arbetspass på helgdag” inte är ikryssad på avtalet ska helgdagar inte räknas med i summan och då man väljer att kolla på en månad ska de extra dagarna endast räknas med om det är måndag-fredag och veckoarbetstiden ska delas på 5. I annat fall delas veckoarbetstiden på 7 och samma dagsarbetstid används för alla veckodagar. 
  Om "Skapa arbetspass på helgdag” är ikryssad ska helgdagar räknas med i summan och då man väljer att kolla på en månad  veckoarbetstiden delas på 7 veckodagar och samma dagsarbetstid används för alla veckodagar.
  Till exempel: Medarbetare är anställd på 40h/veckan och under perioden december som innehåller 31 dagar beräknas det såhär: medarbetarens kontrakterade veckoarbetstid (40h) dividerat på 7 veckodagar =5:42h x31 dagar i månaden =177:09h