Årsarbetstid i Timeplan

I nedan artikel går vi igenom hur ni som kund i Timeplan kan arbeta med Årsarbetstid

För att kunna arbeta med timbank/årsarbetstid i Timeplan behöver ni först fundera över vilken typ som passar er bäst nedan följer en förklaring på timbank/5 och timbank/7.

Årsarbetstidsräknare även kallat Timbank med vardagar/5

Är vanligast för medarbetare som arbetar måndag-fredag.

Finns det en timbank/årsarbetstids räknare kopplad som är Avvikelsetid kollektiv/5

Exempel nedan för heltidsanställd som arbetar 40 timmar per vecka.

Veckoarbetstiden (VA): 40 timmar/5 dagar = 08:00 (tt:min)

En skuld på 8 timmar per dag rullas ut måndag-fredag.

Timeplan utgår från att alla arbetar måndag-fredag och rullar ut veckoskulden så, oavsett om medarbetaren arbetar helger eller inte.

Den beräknade arbetstiden för en månad blir:

* Antal vardagar i månaden*(veckoarbetstiden/5)

Vilket exempelvis för mars blir: 21 dagar x 8 timmar = 168 arbetstimmar

Årsarbetstidsräknare även kallat Timbank med veckodagar/7

Timeplan beräknar den avtalade tiden för medarbetaren på /7 veckodagar (mån-sön)

Dvs 40h/7=5,71 (5:43h) *31 dagar = 177,14 (177:09h)

Timeplan beräknar att hen ska arbeta i snitt 5,71/dag oavsett om det är vardag/helg eller röda dagar dvs oavsett typ på dag.
Är vanligast för medarbetare som arbetar oregelbundet, helger samt röda dagar/helgdagar

Rapport "Årsarbetstid med timbank"

Rapporten används för avstämning av arbetad tid och schemalagd tid jämfört med veckoarbetstiden i anställningsavtalet i kombination med årsarbetstidsräknaren Timbank/5 samt Timbank/7. Endast arbetspass av typen Normaltid tas med i rapporten.

Vid beräkning av avtalad tid dras helgdagar från veckoarbetstiden om så är inställt i kollektivavtalet. Förväntad avtalad tid beräknas utifrån antalet vardagar i perioden dividerat med 5 och multiplicerat med veckoarbetstiden.
Information om hur årsarbetstidsräknaren Avvikelsetid kollektiv beräknar avtalad tid.

Genom att löpande kontrollera rapporten kan du se till att den anställde hamnar på +-0 timmar i slutet av perioden vilket innebär att du då varken behöver skriva av outnyttjade arbetstimmar eller behöver betala mertid och övertidsersättning.

Börja med att säkerställ att den anställde är knuten till ett avtal i Timeplan som är kopplad till Timbank/årsarbetstidsräknare. Detta hittar du under Personal - [Den anställde] - Anställningsavtal. Kontrollera med den som är arbetsgivarens ansvarig för Timeplan eller ring Timeplans supportavdelning om du är osäker.
Gå till Rapporter – Planering – Typ av rapport: Årsarbetstid med Timbank för att hitta rapporten
Välj sedan för vilka Arbetsuppgifter du vill se, samt datum efter din avstämningsperiod. Klicka på Visa rapport. Därefter kommer rapporten upp.

I detta exempel har vi valt att stämma av månadsvis och rapporten tas ut den 2024-03-25 och den visar alla anställda knutna till den arbetsuppgift vi valt. Rapporten läses så här:

Kolumn 1: Namn på medarbetarna
Kolumn 2: Avtalad tid vald period det vill säga den förväntade arbetstiden under avstämningsperioden VA/5*antal vardagar i perioden.
Kolumn 3: Schemalagd tid vald period – här inkluderas all schemalagd tid av typen normaltid
Kolumn 4: Avtalad tid vald period det vill säga den förväntade arbetstiden under avstämningsperioden VA/5*antal vardagar i perioden.
Kolumn 5: Schemalagd tid framåt här inkluderas all schemalagd tid av typen normaltid
Kolumn 6: Timbank 2024-03-24 -här visas medarbetarens aktuella saldo i Timbanken per gårdagen förutsatt att eventuella stämplingar ska vara godkända i åtgärdslistan (rapporten tas ut 2024-03-25)
Kolumn 7: Differens framåt -här visas planerad frånvaro eller extra arbetspass av typen normaltid som påverkar Timbanken/årsarbetstidsräknaren
Kolumn 8: Prognos Timbank Om den anställde ligger på plustid här har du överplanerat denne och du behöver minska den planerade tiden framåt lite för att matcha den avtalade veckoarbetstiden. Om detta inte är möjligt kan du behöva betala ut den extra tiden enligt aktuellt kollektivavtal.
Om den anställde hamnar på minustid innebär det att du behöver planera in den anställde på fler arbetstimmar under resterande tid inom avstämningsperioden. Om detta inte går kan du göra ett löneavdrag(används oftast vid olovlig frånvaro) för den anställde eller skriva av de obrukade timmarna och detta görs via sidan Personal – [Den anställde] - Periodavstämning. När du går in på sidan så ser du dels vilket saldo som den anställde har slutdatumet och du ser också vilket konto som rapporten är kopplad till.

Vanliga frågor:

1. Hur gör jag en avstämning på plustimmar och betalar ut?

Svar: Det finns möjlighet att stämma av timmarna för anställda genom funktionen Periodavstämning i Timeplan och mer information om det finner ni här Periodavstämning

2 Hur gör jag en avstämning på minustimmarna och skriver av?

Svar: Det vanligaste är att göra en avskrivning på timmarna med en periodavstämning och mer information om det finner ni här Periodavstämning

3. Tar rapporten hänsyn till manuella saldon plus/minus?

Svar: Ja, rapporten tar hänsyn till det manuella saldot som läggs på kontot som är kopplat till avvikelsekoden av typen "timbank" som är kopplad till avtalet som medarbetaren är knuten till.

Beräkningsperioder på schemat

Med beräkningsperioder på schemat kan du ange medarbetarens aktuella beräkningsperiod. Beräkningsperioden kommer också att visas på rapporten veckoschema som finns i administratörsgränssnittet och i appen

Beräkningsperioder är tänkt att hjälpa dig som schemaläggare så att du på ett enkelt sätt kan se information om veckovila och dygnsvila med respektive startdag/starttid samt beräkningsperiodens datumintervall visas. Om det inte finns någon beräkningsperiod så kommer det alltså inte att visas någon text med beräkningsperioder.

De flesta utav våra kunder har valt att ha samma beräkningsperiod på samtliga medarbetare eller ialla fall samma på på de olika avdelningarna/arbetsuppgifterna i organisationen, vanligt förekommande är 26 eller 52 veckor.
Vid nyanställning kan medarbetaren "hoppa" in i en befintlig period, du behöver alltså inte skapa en individuell vid nyanställning.

Är du osäker på hur er organisation arbetar med beräkningsperioder så kan det vara bra att stämma av med personalavdelningen/HR/lönekontoret för att få information om datumperioder.

Skapa beräkningsperiod/er

Steg 1: Börja med att lägga upp beräkningsperiod genom att gå till -avtal -beräkningsperioder -klicka på +Ny.
Ange namn på din beräkningsperiod samt from och tom datum, när du är nöjd med dina val sparar du.
Har ni redan beräkningsperioder upplagt kan du gå vidare till Steg 2
Vid nyanställning kan medarbetaren "hoppa" in i en befintlig period, du behöver alltså inte skapa en individuell vid nyanställning, gå vidare till Steg 2

Steg 2: Koppla medarbetaren till beräkningsperioden
Gå till -Personal -välj aktuell medarbetare -grundschema och perioder. Klicka på +Ny vid beräkningsperioder. Välj aktuell beräkningsperiod, välj startdatum genom att ange from datum
Till höger ser du sedan de beräkningsperioder som finns kopplade till medarbetaren.
Timeplan kontrollerar att ATL lagarna uppfylls under din beräkningsperiod och då utförs kontrollen på arbetspass från grundschema + manuella arbetspass. Skulle schemaläggningen inte uppfylla kontrollen av ATL lagarna så kommer det att visas ett rött kryss istället för grön bock.

Steg 3: Ta ut rapporten veckoschema för att se se hens beräkningsperiod. Datum intervallet visar beräkningsperiod.

Rapporten veckoschema finner du under -Rapporter -Planering -välj rapporten veckoschema -välj att visa rapporten per anställd -välj medarbetare, startdatum och antal veckor som du vill visa.

Kan jag som chef se medarbetarens beräkningsperiod i veckoöversikten?

Ja, de summeringar som visas till höger om medarbetarens namn är kopplade till beräkningsperioden.

Summeringarna är alltså inte det datumintervall som du valt att visa i veckoöversikten - i nedan bild har jag valt perioden 29/4-12/5 och summeringarna som är inringade med rött är summeringar av hens beräkningsperiod.