Årsavstämningsrapport

För att kunna beräkna utfallet vid avstämningsperiodens slut så rekommenderar vi dig att använda Årsavstämningsrapporten i Timeplan.

Det är alltid av vikt att ha kontroll på att en anställd är planerad och erbjuds arbete enligt dess avtalade veckoarbetstid. Detta kan vara svårt i branscher där de anställda arbetar oregelbundet och avstämningsperioden är längre än innevarande lönemånad. För sådana medarbetare kan det vara ett alternativ att arbeta med vår årsarbetstidsräknare som vi ofta kallar Avvikelsetid/Tidbank/Timbank (namnet varierar från kund till kund). För att kunna beräkna utfallet vid avstämningsperiodens slut så rekommenderar vi dig att använda Årsavstämningsrapporten i Timeplan.

Årsavstämningsrapporten är en planeringsrapport som tar hänsyn till vad en anställd ska arbeta enligt sitt avtal och jämför sedan detta mått med arbetad tid, frånvarotid och planerad tid under avstämningsperioden. Rapporten kan tas ut för valfri avstämningsperiod och vanligt är att våra kunder arbetar med helår, halvår, kvartal eller 16 veckors schema. Under avstämningsperioden är det lämpligt att ta ut rapporten löpande så du hela tiden kan stämma av eventuella förändringar i planeringen eller den tid som passerat.

Genom att löpande kontrollera rapporten kan du se till att den anställde hamnar på +-0 timmar i slutet av perioden vilket innebär att du då varken behöver skriva av outnyttjade arbetstimmar eller behöver betala mertid och övertidsersättning.

Årsavstämningsrapporten beräknar förväntad arbetstid genom att ta avtalad veckoarbetstid genom fem dagar och multiplicera den med antal vardagar i avstämningsperioden (VA/5*antal vardagar i perioden).

1. Säkerställ att den anställde är knuten till ett anställningsavtal i Timeplan som är kopplad till Timbank, årsarbetstidsräknare eller årsavstämningsrapporten. Detta hittar du under Personal - [Den anställde] - Anställningsavtal. Kontrollera med den som är arbetsgivarens ansvarig för Timeplan eller ring Timeplans supportavdelning om du är osäker.
2. Gå till Rapporter – Planering – Typ av rapport: Årsavstämningsrapport för att hitta denna rapport:
   
   
   
   
3. Välj sedan för vilka Arbetsuppgifter du vill se, samt datum efter din avstämningsperiod. Klicka på Visa rapport. Därefter kommer rapporten upp. 
   
   

I detta exempel har vi valt att stämma av årsvis. I den visas alla anställda knutna till den arbetsuppgift vi valt. Rapporten läses så här:

• Kolumn 1: Namnet på den anställda
• Kolumn 2: Arbetad tid enligt anställningsavtalet det vill säga den förväntade arbetstiden under avstämningsperioden VA/5*antal vardagar i perioden.
• Kolumn 3: Arbetad tid + frånvaro – här inkluderas all faktiskt arbetad tid och all frånvaro som markerats med frånvarokod i frånvarohanteraren och all stämplad frånvaro.
• Kolumn 4: Schemalagd tid framåt i tiden. Här finns alla arbetspass av typen normaltid som den anställde är planerad på från innevarande dag (om den inte är sammanräknad) och framåt.
• Kolumn 5: Arbetad tid + frånvaro + Schemalagd tid, här summeras allt i kolumn 3 och 4.
• Kolumn 6: Arbetad tid + frånvaro + Schemalagd tid – Arbetstid i avtalet, är avstämningskolumnen där du kan se om du planerat dina anställda enligt deras avtalade veckoarbetstid under perioden.

Om den anställde ligger på plustid här har du överplanerat denne och du behöver minska den planerade tiden framåt lite för att matcha den avtalade veckoarbetstiden. Om detta inte är möjligt kan du behöva betala ut den extra tiden enligt aktuellt kollektivavtal.

Om den anställde hamnar på minustid innebär det att du behöver planera in den anställde på fler arbetstimmar under resterande tid inom avstämningsperioden. Om detta inte går kan du behöva göra ett löneavdrag för den anställde, kvitta mot annan ledighet eller skriva av de obrukade timmarna.

Om arbetstiden överstiger eller understiger den förväntade arbetstiden när perioden är avslutad ska timmarna betalas ut och detta görs via sidan Personal – [Den anställde] - Periodavstämning. När du går in på sidan så ser du dels vilket saldo som den anställde har slutdatumet och du ser också vilket konto som rapporten är kopplad till.

Vanliga frågor: 

1. Hur räknar Timeplan ut förväntad årsarbetstid 1/4-2022-31/3-2023?

Svar: Om avtalet som medarbetaren är knuten till är inställt på att arbetspass ska rullas ut även på helgdagar och heltidsmåttet är 40h/vecka så beräknar Timeplan årsarbetstiden enligt följande: 

Timeplan räknar på antalet arbetsdagar som infaller måndag till fredag VA/5 på 365 dagar. 

Timeplan räknar på antalet dagar under perioden 365 dagar VA/7.

2. Hur gör vi en avstämning med utbetalning/avskrivning eller flyttar saldot till nästa period? 

Enklast gör du en periodavstämning och mer information om detta verktyg finner du här: https://support.timeplan.se/sv/periodavst%C3%A4mning

3. Tar rapporterna Årsavstämningsrapport och Veckoavtämningsrapporten hänsyn ill manuella saldon? 

Nej, välj istället att arbeta med Periodavstämning. Mer information om Periodavstämning finner ni här Periodavstämning

4. Hur får jag med ingående Timbankssaldo/årsarbetstidssaldo i Årsavstämningsrapporten/Veckoavstämningsrapporten?

Gör en Periodavstämning och välj att flytta saldo till nästa period för att medarbetaren ska få med sig det som ingående värde. Mer information om Periodavstämning finner ni här Periodavstämning