Administratörsprofilen styr vad en administratör får se och göra. Utgå från arbetsuppgifterna personen ska utföra och ge inte bredare behörighet än vad som behövs.
Bild 1. Exemplet visar profilens grundinställningar och hur åtkomsten till olika sidor styrs i rättighetsträdet.
Listan visar de profiler som finns i Timeplan. När du öppnar en profil ser du dess behörighetsnivå, åtkomst till löneuppgifter och rättigheter på respektive sida. Sidan ingår i tillvalsmodulen Personal & Administration.
En profil styr vilka funktioner administratören får använda. Vilka företag, arbetsuppgifter och medarbetare administratören får arbeta med väljs i stället på sidan Administratörer. Båda delarna behöver därför kontrolleras när en användare saknar åtkomst.
- Namn är obligatoriskt, får innehålla högst 50 tecken och måste vara unikt bland administratörsprofilerna. Använd gärna ett namn som beskriver uppdraget, till exempel Löneansvarig.
- Behörighetsnivå anger profilens övergripande nivå: Timeplans supportavdelning, Superadministratör, Administratör eller Övriga. Bara en administratör med nivån Timeplans supportavdelning får ge en profil samma nivå. Nivån påverkar också vem som får ändra profilen. Administratörer med nivåerna Administratör och Övriga kan läsa sidan men inte ändra profiler. En profil med högre nivå än din egen visas också utan möjlighet att ändra.
- Fullständiga rättigheter till alla sidor och rapporter ger åtkomst till alla sidor och särskilda funktioner som är tillgängliga med de moduler och inställningar som är aktiva i er Timeplan-miljö. Då visas inte de enskilda valen i rättighetsträdet. Valet ändrar inte inställningen Visa löneuppgifter.
När du väljer Ny föreslår Timeplan Övriga som behörighetsnivå och Nej för löneuppgifter. Fullständig behörighet är inte vald. Du behöver därför välja minst en sida i rättighetsträdet innan den nya profilen kan sparas.
Visa löneuppgifter bestämmer om en administratör med profilen får se löner och lönerelaterade belopp.
- Nej döljer löneuppgifterna och är standardvalet för en ny profil.
- Alla löner undantaget befattning avdelningschef skyddar avdelningschefers löner men visar övriga löner.
- Alla löner visar löneuppgifterna inom administratörens övriga åtkomst.
När fullständig behörighet inte är vald visar rättighetsträdet de sidor och särskilda funktioner som stöds av de moduler och inställningar som är aktiva i er Timeplan-miljö. Därför ser inte alla samma val. Minst en sida måste väljas innan profilen sparas.
- Markera de sidor som profilen behöver använda.
- Välj Läsrättigheter för den som bara ska kunna se uppgifterna eller Läs- & skrivrättigheter för den som även ska ändra dem. Alla sidor erbjuder inte båda nivåerna.
- Ge Ta bort endast där arbetsuppgiften kräver det. Det är ett separat val på de sidor som stöder borttagning; valet ändrar inte sidans övriga åtkomstnivå.
- Begränsad läs & skriv för Personuppgifter innebär att administratören inte kan ändra anställningsnummer.
- Begränsad läs & skriv för Anställningsavtal låter administratören ändra arbetsuppgifter och byta primär arbetsuppgift utan att skapa ett nytt avtal. Valet Admin på sidan Anställningsavtal ger dessutom rätt att flytta det första avtalets startdatum bakåt i tiden, men inte framåt. Det är en särskild sidrättighet och ska inte blandas ihop med den övergripande behörighetsnivån Administratör.
- När du ger åtkomst till sidan Löneperioder lägger Timeplan också till läsrättigheter till menyn Rapporter och sidan Avvikelserapporter, samt den funktion som behövs för att bearbeta löneperioder.
När du väljer en sida markeras de överordnade sidor som behövs för att nå den. Om du tar bort den sista valda undersidan avmarkeras också dess överordnade sida. Särskilda funktioner går bara att välja när sidan som hör till dem finns tillgänglig i trädet.
I en miljö med den förenklade organisationsstrukturen visas sidan Organisation i trädet. I en miljö med den äldre strukturen visas i stället sidorna Företag och Avdelning. Timeplan håller åtkomsten mellan dessa alternativ synkroniserad, så att rättigheten fortsätter att gälla om organisationsstrukturen ändras.
Här förklaras de knappar, dialogrutor och meddelanden på sidan som har villkor eller följder som inte framgår direkt av gränssnittet.
Använd Kopiera när en ny profil ska likna en befintlig. Knappen är tillgänglig när den valda profilen går att ändra.
- Öppna profilen som ska vara utgångspunkt.
- Välj Kopiera.
- Timeplan sparar genast en ny profil med ett föreslaget namn och väljer kopian. Originalet ändras inte.
- Kontrollera kopians namn innan du går vidare. Namnet måste vara unikt och får innehålla högst 50 tecken.
- Granska behörighetsnivå, löneuppgifter, sidrättigheter, rätt att ta bort och särskilda funktioner. Ändra rättigheterna där det behövs innan profilen kopplas till en administratör.
Rensa alla avmarkerar sidor och särskilda funktioner i rättighetsträdet. Använd funktionen när profilen ska byggas om. Du måste välja minst en sida för att kunna spara en profil utan fullständiga rättigheter.
En profil som används av en administratör går inte att ta bort. Byt först profil på de berörda administratörerna. När profilen inte längre används kan den tas bort. Både profilen, sidrättigheterna och de särskilda funktionerna försvinner då permanent, så kontrollera att rätt profil är vald innan du bekräftar borttagningen.
- Administratörer kopplar profilen till en person och begränsar åtkomsten till företag och arbetsuppgifter.
- Menyer och sidor som profilen inte ger åtkomst till visas inte för administratören.
- De licensierade modulerna och de gemensamma inställningarna i er Timeplan-miljö avgör vilka rättigheter som visas i trädet.
Kontrollera både profilen och installationens moduler. Sidan visas endast när den finns i installationen och profilen ger rätt åtkomst. För personalsidor behöver administratören dessutom åtkomst till rätt företag och arbetsuppgift.
Profilen används av minst en administratör. Öppna Administratörer, byt profil på de berörda personerna och försök sedan igen.
Fullständiga rättigheter omfattar alla sidor och särskilda funktioner som stöds av modulerna och inställningarna i er Timeplan-miljö. Utan det valet är det de markerade sidorna, åtkomstnivåerna och funktionerna i trädet som bestämmer åtkomsten. Visa löneuppgifter väljs separat i båda fallen.